Microsoft Office Access

UVOD

Microsoft Office Access je sistem za upravljanje bazama podataka.
Koristi se za skladištenje i učitavanje podataka, njihovo prikazivanje i automatizaciju
poslova koji se ponavljaju (na primer, generisanje periodičnih izveštaja).
Baza je u stvari, jedinstven skup podataka koje unosimo u zavisnosti od posla kojim
se bavimo. Kasnije, te podatke možemo pretraživati po bilo kojem kriterijumu. Vrlo je
korisno upotrebiti baze za izradu telefonskih imenika, podsetnika, agende itd. U ovom radu biće obrađen korisnički deo Access-a. To su tabele, forme, upiti i izveštaji.
Kreiranjem sopstvenih baza dobijamo mogućnost da u praksi prevaziđemo bilo koji problem, jer se naizgled slične baze podataka ipak razlikuju od posla do posla.
Faze izrade baze podataka koje prikazujemo u ovom radu su:
– Izrada tabela
– Izrada upita
– Izrada formi
– Izrada izveštaja.

1. Kreiranje tabela
Tabele su osnovni elementi svih programa za upravljanje bazama podataka. Koristimo ih za ubacivanje i memorisanje tih podataka. Svaka tabela sastoji se iz kolona i redova.
Red predstavlja skup informacija o jednom pojmu i naziva se slog – Record. Na primer, skup informacija o polazniku nekog kursa (njegovo ime, njegovo prezime, njegova adresa, njegov telefon itd.) naziva se slog.
Kolona predstavlja skup podataka istog tipa. Na primer, svi datumi rođenja polaznika
nekog kursa smeštaju se u jednu kolonu. Presek reda i kolone naziva se polje – Field. Polja imaju svoje naslove, koje definišemo pre konačnog unosa podataka u
njih. To znači da prvo treba da definišemo naslove polja tabele jedne baze podataka.

Kada kreirate bazu podataka, podatke skladištite u tabele – liste sa redovima i kolonama zasnovane na temama. Na primer, možda ćete kreirati tabelu „Kontakti“ za skladištenje liste imena, adresa i brojeva telefona ili tabelu „Proizvodi“ za skladištenje informacija o proizvodima. Dizajniranje baze podataka bi uvek trebalo da počnete tako što ćete prvo kreirati tabele – čak i pre kreiranja drugih objekata baze podataka.
Pre kreiranja tabela, trebalo bi oprezno da razmotrite svoje zahteve i isplanirate bazu podataka kako biste otkrili koje su vam tabele potrebne.
2. Kreiranje upita
Upit predstavlja pitanje postavljeno bazi podataka, koje se odnosi na podatke
smeštene u njenim tabelama. Koristeći određena polja tabela možemo sastaviti upit
prema svojim potrebama.
Opcija Queries kao i opcija Find daju zadatak Access-u da pronađe i prikaže određene podatke iz baze po određenom osnovu. Razlika je u tome što upite možemo snimiti kao poseban objekat baze podataka i kao takve ih možemo ponovo koristiti. Da bismo postavljali uslove nad podacima koji se nalaze u upitu treba da pređemo u prikaz za dizajniranje upita (Design View). Upit za kreiranje tabele se koristi kada je potrebno da kopirate podatke u tabeli ili da ih arhivirate.
Upit za ažuriranje možete da koristite ako je potrebno da promenite ili ažurirate deo podataka u postojećem skupu zapisa, poput jednog ili više polja. Ako je potrebno da postojećoj tabeli dodate zapise (redove), koristite upit za dodavanje.
3. Kreiranje formi

Forme predstavljaju obrasce preko kojih je moguće upravljati bazom podataka. Forme kreiramo iz tabela ili upita, radi jednostavnijeg unosa, brisanja i pregledanja podataka koji se nalaze u njima. Znači, svi podaci koje unesemo ili obrišemo u formi, biće uneseni ili obrisani i u tabeli ili upitu iz kojeg je forma nastala. Sem standardnog dizajna forme kojim su prikazani postojeći podaci, one mogu da sadrže slike, podobrasce, komandne tastere i druge objekte preko kojih manipulišemo podacima.