Sistem kontrole

UVOD
Sam naziv potice od francuske reci “controle”, a ova od latinske reci “contra rotula”, kojom se u 18.veku oznacavao kontrolni prepis neke isprave,ugovora,sudske odluke i sl.
Iz francuskog jezika rec kontrola je usla u nas jezik,kao i u mnoge jezike sveta.Tom prilikom ta rec poprima razlicito znacenje koja se sve vise priblizava danasnjem znacenju.U zavisnosti od aspekta sa kog je tumacena -pravni,finansijski,politicki,socioloski,organizacioni i dr., rec kontrola daje razlicit smisao,sadrzaj i znacaj.Sa stanovnistva karaktera nase analize posebno je interesantna definicija koju daje poznati strucnjak za organizaciju rada Fajol.
Po njemu kontrola znaci “Proveravanje da li se poslovi izvrsavaju u saglasnosti sa usvojenim planom,izdatim naredjenjem i uspostavljenim principima”.Zbog toga “kontrolisati znacI ustanoviti da li se radne operacije u svako doba odvijaju prema prihvacenom planu,izdatim nalozima I postavljenim nacelima”.
Tako shvacena kontrola je u funkciji ostvarivalja normalnog funkcionisanja organizacije.Ona treba da omoguci i unapredi sistem planiranja,organizacije sistema upravljanja i rukovodjenja i nesmetani tok procesa rada.Cilj svake kontrole je maksimalno eliminisanje greske u radnim procesima.Kao najcesci uzrok pojave greske je ljudski factor.Savremeni trendovi nalazu da se procesom automatizacije ljudski factor svede na sto manju meru.Medjutim,namece se jedno logicko pitanje:Gde nas vodi besomucna automatizacija? Nije li to pocetak nepovratne zavisnosti od masina i stavljanja ljuid u zavistan polozaj od strane sopstvenog orudja tj. masine.Hajde da pokusamo da primenimo malo samodiscipline i odgovornosti malo KONTROLE LJUDSKIH RESURSA !

1.POJAM,SUSTINA I VRSTE KONTROLE

Kontrola je redovna aktivnost koja prati poslovanje svake organizacije.njome se utvrdjuje stepen odstupanja od stvarnog ponasanja organizacije od planiranog,odnosno zeljenog.
Ona se ostvaruje preko tri grupe aktivnosti:
utvrdjivanje standarda.Utvrdjivanje odstupanja na bazi komparacije ostvarenog stanja sa planiranim, zeljenim
preduzimanje mera i akcije za odklanjanje ili bar ublazavanje nastalih gresaka,odstupanja. Kontrola se uvek zasniva na odredjenim standardima.Oni po sebi predstavljaju zeljene karakteristike izlaznih rezultata organizacije.Standardi se izrazavaju u obliku kvaliteta,kvantiteta,ekonomskih rezultata,troskova i vremena.Standardi mogu biti objektivni(relativno lako merljivi) kao sto je obim proizvodnje,produktivnosti,dobiti i sl., a mogu biti subjektivni(relativno tesko merljivi) kao sto je ugled firme,odnos prema poslovnim partnerima i td.Kada se utvrde standardi onda se pristupa stvaranju mehanizama za njihovu komparaciju.Komparacija ostvarenih rezultata moze se vrsiti sa planiranim rezultatima,sa rezultatima iz proslosti ili sa rezultatima drugih-srodnih organizacija.Ukoliko su utvdjena odstupanja u granicama dozvoljenog onda se ne preduzimaju nikakve korektne akcije.Ukoliko pak njihovo odstupanje izlazi iz okvira dozvoljenog onda se preduzimaju odredjene mere i akcije za njihovo odklanjanje ili bar ublazavanje.Vremenski period u kome ce se vrsiti kontrola zavisi od prirode posla i karaktera kontrole.Nekad je dovoljno da se ta kontrola obavi jednom mesecno,nekad jednom nedeljno,a nekada svakodnevno,stalna kontrola.To se radi u slucajevima kada postoji opasnost da nastanu velike stete.Za efikasnu kontrolu veoma je vazan i dobar sitem informisanja.Ukoliko je kontrolom uoceno znacajno
odstupanje treba sto pre obavestiti nadleznog rukovodioca.Tada se jos nesto moze uciniti da bi se izbegle katastrofalne posledice.Ukoliko se nadlezno lice kasno obavesti o nastaloj situaciji,sanse da se posledice izbegnu su veoma male ili nikakave.Kontrola se razlicito deli.Tako npr. S obzirom na subjekte kontrole deli se na unutrasnju i spoljnu.Dok unutrasnju kontrolu,unutar radnih organizacija vrse zaposleni neposredno ili posredno preko odgovarajucih izabranih organa,spoljnu kontrolu vrse odredjeni drzavni organi,u skladu sa vazecim propisima.Ako se podje od predmeta kontrole onda se ona deli na kontrolu nad propisima i nad radom.S obzirom na sankcije kontrola se delina pravnu(koju sprovode pravni organi I koja primenjuja pravne.sankcije prema vazecim propisima) i vanpravnu(koju sprovode odredjeni drustveni organi,a sankcije su uglavnom moralnog i drustvenog karaktera).Ukoliko se pak podje od vremena u kome se vrsI,kontrola se deli na predhodnu ili preventivnu, mekucu i naknadnu.Predhodna kontrola podrazumeva preduzimanje akcija u cilju sprecavanja nezeljenih devijacija odnosno odstupanja od plana.Ta kontrola je najsmislenija.Treba preduzeti mere pre nego sto dodje do devijacija,steta.Zato svaka savremeno organizovana organizacija radije vrsi predhodnu,nego naknadnu kontrolu.Tekuca kontrola se odnosi na kontrolu aktivnosti kao i na preduzimanje korektivnih mera i akcija u cilju sprecavanja da greske,devijacije ne poprime siroke razmere.Naknadna kontrola se odnosi na utvrdjivanje nastalih gresaka,propusta,devijacija kao i na preduzimanje potrebnih mera za njihovo otklanjanje ili bar ublazavanje.Predmet kontrole su uglavnom:ulaganja,rezultati,odnos rezultata prema ulaganjima,poslovne funkcije i neposredni izvrsioci.
Kontrolom ulaganja prati se:kvalitet i troskovi ulaznih elemenata organizacije(rad,sredstva,predmeti rada i energija).
Kontrola rezultata odnosi se na kvalitet,kvantite i vrednost izlaznih rezultata pojedinih procesa organizacije(proizvoda,usluga,odluka).Kontrola ulaganja u odnosu na rezultate odnosi se na utvrdjivanje sposobnosti organizacije da ostvari naturalne i vrednostne rezultate u odnosu na jedinicu odredjenih ulaganja.Za utvrdjivanje tog odnosa najcesce se koriste osnovni ekonomski principi:produktivnost,ekonomicnost,rentabilnost.
Kontrola poslovnih funkcija predstavlja poseban oblik kontrole razlicitih aktivnosti,koja se realizuje u okviru pojedinih poslovnih funkcija organizacije.Ta kontrola se moze organizovati u obliku:tehnicke kontrole,finansijsko-materijalne kontrole,kontrole osnovnih sredstava i dr.Kao poseban oblik kontrole ostvarenih rezultata organizuje se kontrola kvaliteta proizvoda.Kontrola neposrednih izvrsilaca obezbedjuje pracenje pojedinih izvrsenja operativnih zadataka organizacije.Rukovodioci kao izvrsni organi dobijaju odredjene zadatke,rasporedjuju ih na pojedine izvrsioce,koji su im podredjeni i kontrolisu njihovo izvrsenje.Preko funkcije rukovodjenja kontrola se ostvaruje na tri nivoa:najnizi(operativni),srednji(finkcionalni) i najvisi(upravljacki).Operativni rukovodioci(menaxeri) kontrolisu rezultate i troskove organizacionih celina-nabavka,marketing,finansije,kadrovi i proizvodnja i njihov doprinos ostvarenju operativnih
i strateskih ciljeva.NajvisI rukovodioci(top menaxeri) kontrolisu profitabilnost,rentabilnost i likvidnost organizacije i ostvarenje njenih srateskih ciljeva.