Upravljanje projektima

UVOD

Upravljanje projektima je naučna disciplina koja je tokom vremena evoluirala od skupa procesa smatranih kao poželjnim u organizaciji, pa sve do struktuirane metodologije koja se danas smatra neophodnom za opstanak svake kompanije. Organizacije su danas svesne da njihovo kompletno poslovanje, uključujući i najveći broj rutinskih aktivnosti, može biti posmatrano kao serija projekata. Jednostavno rečeno, upravljanje organizacija-ma se sve više svodi na upravljanje projektima.
Sa boljim razumevanjem procesa upravljanja projektima, njegova veća primena došla je više kao rezultat potrebe, nego želje samih korisnika. Nešto sporiji rast se uglavnom može pripisati otežanom prihvatanju novih tehnika neophodnih za uspešnu implementaciju procesa od strane menadžmenta. Strah od novog i promene javljao se kako kod rukovodilaca, tako i kod izvršilaca.
Prilikom planiranja metodologije upravljanja projektom, moraju se uzeti u obzir sve specifičnosti i osobine samog projekta. Ovde se kreće od analize svih činilaca: zahtevnih rezultata, raspoloživih fondova i budžeta, planiranje resursa, itd. Sve ovo je upkvireno metodologijom i naučnim pristupom na polju upravljanja projektima, a to znači da su definisane i opšte prihvaćene tehnike, alati i sredstva koji se planiraju i sistematski koriste. U narednim poglavljima prikazaćemo koji su to savremeni pristupi koji se koriste zaupravljanje projektima. Na osnovu toga, definisane su i tehnike koje su standardizovane. Definicije svih alata i metoda će biti pojašnjene na osnovu praktičnih primera u praksi. Najvažnija teorema ovog rada se zasniva na ideji da se svi procesi u upravljanju mogu definisati kao projekti. Počevši od najjednostavnijih pa do kompleksnih ciljeva i organizacija, procesni projekti će biti uspešni ukoliko imaju zdrave i jasne osnove (temelje). Do ovog cilja se dolazi na osnovu planski defnisane organizacje upravljanja, a ključ svega toga se nalazi u poznavanju najboljih odgovarajućih tehnika za svaki projekat. Upravo znanje metaoda upravljanja projektima će omogućiti menadžeru da bude inventivan i da improvizuje i razvija iznova metodologiju, za svaki novi projekat, ukoliko se opredelio za ad hoc upravljnje projektima. Savremena teorija menadžmenta je prihvatila postulate i principe projektnih organizacija, pa je na osnovu toga nastala i forma projektne organizacje kao opozit, odnosno, varijanta funkcionalnoj organizaciji.
Jedna od osnovnih karakteristika projektne organizacije je da projektni tim, formiran za upravljanje realizacijom projekta, može da bude stalnog ili privremenog karaktera. Ranije se pojam projektnog tima ili tima uopšte, kao organizacione jedinice, najčešće vezivao za privremenu organizacionu formu koja institucionalno traje za vreme dok se ne završi zadatak za koji je formirana. Međutim, razvojem teorije organizacije i posebno užih i specijalizovanih organizaciono – upravljačkih disciplina kao što je upravljanje projektom, projektni tim je, u organizacionom smislu, dobio znatno širi dijapazon mogućnosti. Nasuprot privremenoj organizaciji projektnog tima, koje prestaje da živi završetkom projekta, u zadnje vreme se sve više, naročito kod velikih organizacija, predlaže organizovanje projektnog tima stalnog karaktera, koji ima manje organizacione jedinice – sektore, službe, odeljenja, zadužene za obavljanje određenih specijalizovanih vrsta poslova na upravljanju realizacijom projekta. U oba slučaja na čelu projektnog tima je rukovodilac, čija pozicija obično predodređuje modalitet projektnog tima koji radi na upravljanju projketom. Projektni tim stalnog karaktera predstavlja, u stvari, stalnu organizacionu jedinici u organizaciji, čiji je osnovni zadatak rad na realizaciji projekta. Projektni tim može da radi na jednom ili više projekata. Kada završe realizaciju jednog projekta preuzimaju odmah drugi i tako kontinualno obavljaju svoj zadatak. Ovaj organizacioni oblik se obično javlja kod većih organizacija koje se bave izvođenjem velikih i dugotrajnih projekata.
Klasičan pristup organizaciji za upravljanje projektom predlaže za korišćenje matričnu organizaciju koja predstavlja kombinaciju čiste funkcionalne i projektne organizacije. Savremeni trendovi su okrenuti matričnim formama projekta i organizacija. Ta matrična organizaciona forma je sa idejom da se smanje nedostaci, a iskoriste prednosti funkcionalne i projektne organizacije. Kod matrične organizacije koriste se postojeće funkcionalne jedinice i takođe formiraju projektni timovi u skladu sa potrebama realizacije određenih projekata.
U narednim poglavljivama ovog rada obradićemo savremene metodologije i alate za upravljanje projektima a u drugom delu ovog rada biće prikazan praktičan primer izrade jednog projekta.