ZNAČAJ I ULOGA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
U skladu sa clanom 2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa drz.uprave,
kancelarijsko poslovanje obuhvata:
primanje, pregledanje, rasporedjivanje,
evidentiranje, dostavljanje u rad I otpremanje poste, administrativno-tehnicko
obradjivanje akata, arhiviranje I cuvanje arhivskih predmeta, izlucivanje
bezvrednog registarskog materijala I predaja arhivske gradje nadleznom arhivu,
pracenje preduzeca I drugih organizacija koja vode upravni postupak resavajuci o
pravima, obavezama I pravnim interesima gradjana I drugih stranaka.
Kancelarijsko poslovanje organa drzavne uprave uredjuje Vlada Republike Srbije.
PROPISI KOJIMA JE REGULISANO KANCELARIJSKO POSLOVANJE
ORGANA UPRAVE
Zakon o drzavnoj upravi
, koji je Narodna skupstina RS donela 1992g. I
Uredba o
kancelarijskom poslovanju organa drz.uprave
preciziraju poslove I pravila
kancelarijskog poslovanja.
Drugi propisi su:
Zakon o pecatu drz.i drugih organa, Zakon o evidentiranju potpisa,
rukopisa I propisa, Zakon o republickim administrativnim taksama, Uredba o
kategorijama registraturskog materijala o rokovima cuvanja
itd.
OSNOVNI POJMOVI KANCELARIJSKOG POSLOVANJA
Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa drz.uprave propisana su sledeca znacenja
odredjenih pojmova.
Podnesak
je svaki zahtev, obrazac koji se koristi za automatsku obradu
podataka,predlog,prijava,molba,zalaba,priovor idr. Saopstenje kojim se gradjani,pravna
lica i druge stranke obracaju organima drzavne uprave.
Akt
je svaki pisani sastav koji se pokrece,dopnjava,menja,prekida ili zavrsava neka
sluzbena radnja organa Drzavne Uprave.
Prilog
je pisani sastav (dokument,tabela,grafikon) koji se prilaze uz akt radi
dopunjavanja,objasnjenja ili dokazivanja sadrzine akta.
Predmet
je skup svih podnesaka,akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i
kao takvi cine jedinstvenu celinu.
Dosije
je skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili
fizickolice.
Fascikla
je skup vise predmeta ili dosijea koje se posle zavrsenog postupka cuvaju
sredjeni u istom omotu.
Rokovnik
je mesto u pisarnici gde se drze predmeti u kojima postupak nije okoncan i to
za vreme kad se na njima nista ne radi.
Postioje jos i:
Registraturski materijal, Arhivska gradja, Prijemna kancelarija, Pisarnica,
Arhiva i Arhivski depo
PRIMANJE POŠTE
Posta
(akta, paketi, telegrami..) se primaju u prijemnoj kancelariji ili pisarnici, odnosno
na drugom mestu koje odredi funkcioner u organu drz.uprave u kome se predmet resava.
Ako akt prilikom neposredne predaje sadrzi koji formalni nedostatak (nije potpisan,
pecatiran itd) radnik odredjen za prijem poste ce ukazati stranci na nedostatke da bi ih
ispravila a ukoliko stranka odbije da ih ispravi, radnik ce sastaviti zabelesku o
upozorenju.
Potvrda o prijemu podneska sadrzi sledece podatke: datum prijema podneska, rok u kome
je nadlezni organ duzan da donese odluku, pravnu pouku, odnosno pravno sredstvo koje
stranka moze upotrebiti ako joj se u propisanom roku ne dostavi odluka, naziv organa
kome se dostavlja zalba ili drugo pravno sredstvo I visina takse I naziv organa kojem se
izjavljuje pravno sredstvo.
Prijem poste od drugog organa drz.uprave, koji se dostavlja preko dostavljaca (kurira)
potvrdjuje se stavljanjem datuma I citkog potpisa ovlascenog lica u dostavnoj knjizi, na
dostavnici, povratniciili kopiji akta ciji se original prima. Pored datuma I potpisa, stavlja
se I pecat organa drz.uprave koji prima postu. Pecatom se potvrdjuje autenticnost javne
isprave I drugog akta.
Prispele posiljke koje su adresirane na druge organe, organizacije ili lica, pisarnica ne
otvara vec ih na najpogodniji nacin salje na adresu ili vraca postu.
Obicnu ili preporucenu postu, primljenu u zatvorenim kovertama otvara ovlasceni radnik
pisarnice. Novcana pisma I druge vrednosne posiljke otvara ovlasceni radnik odgovoran
za materijlano-finansijsko poslovanje ili ovlasceni radnik pisarnice.
Ako su koverte preporuka ili omoti paketa ili drugih posiljki primljeni osteceni, a postoji
sumnja o neovlascenom otvaranju, pre otvaranja treba o tome u prisustvu jos dva radnika
saciniti zapisnik.
Posiljke primljene u vezi sa licitiacijom, konkursom, tenderom I drugo ne otvaraju se, vec
se samo na kovertu stavlja datum, cas I minut prijema. Njih otvara odredjena komisija.
Ako se u koverti nadje akt adresiran na neki drugi organ drz.uprave, ili lice, na njemu ce
se upisati zabeleska “pogresno dostavljen”, a zatim ce pisarnica na najpogodniji nacin akt
proslediti onome kome je upucen.
Prilikom otvaranja poste moze se utvrditi da je uz akt prilozen novac ili neka druga
vrednost, na primljenom aktu treba kratkom zabeleskom konstatovati primljeni novcani
iznos, odn.drugu vrednost. Novac se istog dana uplacuje na odgovarajuci racun prihoda
od administrativnih taksi ili drugi odgovarajuci racun, I priznanicu o uplati treba priloziti
ostalim aktima.
Predmeti se u kancelarijskom poslovanju dele na upravne I ostale. Upravni predmeti su
oni u kojima se vodi upravni postupak u kom se resava pravima, obavezama I pravnim
interesima gradjana, pravnih lica I dr. stranaka.
EVIDENTIRANJE AKATA, ODNOSNO PREDMETA PUTEM AUTOMATSKE
OBRADE PODATAKA
Za ovu vrstu obrade podataka u kancelarijskom poslovanju glavni meni informativnog
podsistema sadrzi sledece opcije: formiranje I odrzavanje datoteka, rad sa strankama,
izrada dnevnih izvestaja, izrada periodicnih izvestaja, dinamika primljenih I arhiviranih
predmeta, statisticka obrada podataka.
U okviru formiranja I odrzavanja datoteka, postoje pomocne datoteke inform.podsistema:
organi, klase, predmeti, istorijat I zalbe.
Rad sa strankama podrazumeva da se datoteka pretrazuje na terminalu prema
prezimenima I imenima stranaka, odnosno prema klasifikacionim znacima pod kojima se
predmet vodi.
Izrada dnevnih izvestaja znaci da na kraju radnog dana treba odstampati sadrzinu svih
evidentiranih predmeta za taj dan I odloziti u poseban dosije. Kao dnevni izvestaji
izradjuje se Izvestaj o kretanju predmeta upravnog postupka pojedinog organa
drz.uprave, odnosno organizacione jedinice.
U okviru Statisticke obrade podataka izradjuju se godinsji izvestaji o radu na resavanju
upravnih predmeta po odredjenim upravim oblastima u skladu sa propisima iz ove
oblasti.
”.
OTPREMANJE POSTE
Otpremanje poste vrsi se preko postanske sluzbe ili preko dostavljaca (kurira). Svi
predmeti preuzeti u toku radnog dana do 12 casova moraju se otpremiti istog dana.
Predmeti primljeni posle zakljucivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni otpremice se
narednog radnog dana.
Predmeti I akti koji se istog dana upucuju na istu adresu stavljaju se obavezno u isti
koverat. Ako se jedan od tih predmeta salje preporuceno, u zajednicki koverat treba
staviti I ostale predmete, koji be se inace otpremili kao obicne posiljke. Ako se na istu
adresu istovremeno otpremi vise akata ili neki drugi materijal koji ne moze da stane u
koverat, treba ih upakovati I otpremiti po vezecim postanskim propisima. Koverat u kom
se otpremaju akti treba da sadrzi u gornjem levom uglu prve strane tacan naziv I blizu
adresu posiljaoca I oznaku svih akata koji se nalaze u koverti. Naziv primaoca posiljke
ispisuje se krupnim I citkim rukopisom, odnosno pisacom masinom. Adresa primaoca
ispisuje se na nacin odredjen postanskim propisima.
