KANCELARIJSKO POSLOVANJE

U V O D

Sistem kancelarijskog poslovanja uspostavljen relevantnom uredbom i uputstvom primjenjuje
se u kantonalnim organima uprave i kantonalnim upravnim organizacijama, jedinicama
kantonalnih organa uprave koje se nalaze izvan sjedišta kantonalnog organa uprave i u
općinskim, odnosno gradskim službama za upravu.

Kancelarijsko poslovanje obuhvata: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,
odnosno akata, zavođenje akata, združivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s
aktima, razvođenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje pošte i stavljanje
predmeta i akata u arhiv (arhiviranje) i njihovo čuvanje. Kancelarijsko poslovanje obuhvata i
administrativnu taksu, izradu, čuvanje i upotrebu pečata, ovjeru potpisa, prijepisa i rukopisa, a
u širem smislu obuhvata cjelokupni kancelarijsko-tehnički rad u organima i organizacijama
koji sadrži poslove planiranja, organiziranja, analiziranja, komunikacija, kao i druge
mnogobrojne poslove postupanja s aktima od njihovog nastanka ili prijema pa do otpremanja
odnosno arhiviranja (formatiranje i kucanje akata, potpisivanje, umnožavanje, ovjeravanje,
birotehnička sredstva za rad).

1. Šta se podrazumijeva pod aktom u sistemu kancelarijskog poslovanja?

Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja
organa   uprave   ili   službe   za   upravu,   a   u   užem   smislu,   akt   je   podnesak,   službeni   dopis   i
rješenje.   On   predstavlja   osnovni   pojam   u   kancelarijskom   poslovanju,   njime   se   djelatnost
organa   uprave   i   organizacije   pokreće   i   na   njemu   se   zasniva.   Pod   podnescima
podrazumijevamo   zahtjeve,   obrasce   koji   se   koriste   za   automatsku   obradu   podataka,
prijedloge, molbe, žalbe, prigovore, prijave i druga saopćenja kojima se fizičke ili pravne
osobe obradaju upravnim organima ili organizacijama. Bitni elementi podneska su: - naziv
upravnog organa ili organizacije kojoj se upuduje, - predmet na koji se podnesak odnosi, - ime
i prezime, odnosno naziv, te adresa podnosioca i - ime, prezime i adresa punomodnika ili
zastupnika, ako ga ima.

Kako organizirati kancelarijsko poslovanje u općini u kojoj nije uspostavljena
pisarnica?

Organizacija kancelarijskog poslovanja u svakom organu uprave ili službi uprave je vrlo
značajna   aktivnost   od   čijeg   pravilnog   uspostavljanja   zavisi   efikasnost   kancelarijskog
poslovanja i upravnog rada u cjelini. Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti općine vrši se u
pisarnici   kao   organizacionoj   jedinici   ili   radnom   mjestu   uprave.   U   općini   se   pisarnica
organizira za sve ili pojedine općinske službe za upravu. Nezavisno od veličine općine i
obima poslova u oblasti kancelarijskog poslovanja, organizira se pisarnica, koja se može
formirati kao organizaciona jedinica u sastavu općinske službe za opću upravu ili kao posebno
radno   mjesto.   Odluku   o   organiziranju   zajedničke   pisarnice   donosi   općinski   načelnik   na
osnovu člana 9. stav 2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu

u   FBiH.   Ovom   odlukom   određuje   se   koje   službe   za   upravu   organiziraju   kancelarijsko
poslovanje   preko   vlastite   pisarnice,   kao   i   odnosi   zajedničke   pisarnice   i   organizacionih
dijelova   ili   radnih   mjesta   koja   vode   kancelarijsko   poslovanje   putem   vlastite   pisarnice   ili
pomoću popisa akata ili skraćenog djelovodnika.

Koji je optimalan broj zaposlenih u zajedničkoj pisarnici?

Organizaciju općinske službe za upravu uspostavlja odlukom općinsko vijeće, na prijedlog
općinskog načelnika, a pravilnik o organizaciji općinske službe za upravu, kojim se utvrđuju
radna mjesta, broj izvršilaca, uvjeti za raspoređivanje zaposlenih na utvrđena radna mjesta i
druga pitanja od značaja za organizaciju i rad općinske službe za upravu, donosi općinski
načelnik u skladu s odlukom o organizaciji općinske službe za upravu. Broj radnih mjesta i
broj izvršilaca na sistematiziranim radnim mjestima utvrđuje se na osnovu realnih potreba
općinske službe za upravu, obima poslova, mogućnosti korištenja savremenih informacionih
tehnologija i drugih faktora od značaja za organizaciju i funkcioniranje općinske službe za
upravu. U pogledu broja zaposlenih u zajedničkoj pisarnici, u zavisnosti od broja podnesenih
podnesaka u prethodnom periodu i drugih aktivnosti iz oblasti kancelarijskog poslovanja, taj
broj može biti jedan zaposlen na jednom radnom mjestu (u manjim općiniama) do potrebnog
broja radnih mjesta i broja zaposlenih na tim radnim mjestima, koji varira od općine do
općine. U utvrđivanju broja zaposlenih i organizacije zajedničke pisarnice bitno je da se ova
aktivnost zasniva na realnim podacima o obimu kancelarijskog poslovanja i da se ima u vidu
postizanje efikasnosti, tačnosti, racionalnosti, ekonomičnosti i drugih principa savremenog
kancelarijskog poslovanja. Analitička procjena radnih mjesta organa uprave i službi za upravu
najefikasnija je metodologija za utvrđivanje potrebnog broja izvršilaca na sistematiziranim
radnim mjestima u općinskim službama za upravu. U pogledu utvrđivanja organizacije
centralne pisarnice treba posebno imati u vidu da se zakonskim propisima ne može jedinici
lokalne samouprave određivati organizacija i funkcioniranje njenih organa (zahtjev iz
Evropske povelje o lokalnoj samoupravi), pa time i određivati organizacija i rad zajedničke
pisarnice, odnosno organizacija i provođenje kancelarijskog poslovanja.

Koji su sastavni dijelovi službenog akta?

Svaki službeni akt organa uprave, odnosno službe za upravu, kojim se vrši službena prepiska
s   drugim   organima,   organizacijama,   fizičkim   ili   pravnim   osobama   (službeni   dopis)   mora
sadržavati sljedeće osnovne dijelove: - zaglavlje, - naziv i adresu primaoca, - kratak sadržaj
predmeta,   -   sadržaj   akta,   -   otisak   službenog   pečata   i   -   potpis   ovlaštene   osobe.   Pomoćni
dijelovi   službenog   akta   su:   -   oznaka   primljenog   akta   na   koji   se   odgovara   ili   ranije
otpremljenog akta, - oznaka priloga, - način dostavljanja akta (običnom poštom, dostavljačem,
preporučeno, avionom i sl.) - oznaka „dostavljeno” – nazivi organa ili organizacija, odnosno
imena i prezimena fizičkih osoba kojima akt treba dostaviti.

Koje se knjige evidencije vode iz oblasti kancelarijskog poslovanja?

Centralna pisarnica je obavezna voditi osnovne i pomoćne knjige evidencija o predmetima i
aktima iz svoje nadležnosti. Osnovne knjige evidencija su: - upisnik prvostepenih predmeta
upravnog postupka – vodi se za prvostepene predmete upravnog postupka (odlučivanje o

Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u FBiH, a naročito
Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu
u FBiH, dosta detaljno uređuje oblast kancelarijskog poslovanja, ali postoji potreba da se
organizacija   i   funkcioniranje   kancelarijskog   poslovanja   u   svakoj   općini   prilagodi   realnim
potrebama   i   mogućnostima   općinske   službe   za   upravu.   Zbog   toga   je   potrebno   posebnim
općim aktom urediti pitanja u oblasti kancelarijskog poslovanja koja su specifična za pojedinu
općinu.   Propisi   o   kancelarijskom   i   arhivskom   poslovanju   FBiH   ne   zahtijevaju,   ali   i   ne
zabranjuju   donošenje  pravilnika  o   kancelarijskom   poslovanju.   Posebno   je   značajno   da   se
uredi   odgovornost   za   efikasno   provođenje   kancelarijskog   i   arhivskog   poslovanja,   odnosi
između zajedničke pisarnice i pojedinih službi za upravu u ovoj oblasti i druga pitanja od
značaja za organizaciju i rukovođenje poslovima u ovoj oblasti. Sastavni dio pravilnika o
kancelarijskom poslovanju može biti i lista kategorija registraturskog materijala, ali navedena
lista može biti donesena kao poseban opći akt, odnosno da nije sadržana u pravilniku o
kancelarijskom poslovanju. Pravilnik o kancelarijskom poslovanju donosi općinski načelnik, a
ako   isti   sadrži   i   listu   kategorija   registraturskog   materijala,   za   ovaj   pravilnik   potrebno   je
zatražiti i dobiti saglasnost nadležnog arhiva, prije njegovog stupanja na snagu.

8. Šta treba sadržavati pravilnik o kancelarijskom poslovanju i ko ga donosi?

Pitanja organizacije i vođenja kancelarijskog poslovanja, a naročito provođenje propisa o
arhivskom poslovanju, potrebno je urediti jednim općim aktom, a najpodesnije je da se to
uredi pravilnikom o kancelarijskom poslovanju. Donošenje navedenog pravilnika zasniva se
na propisima o arhivskom poslovanju. Njime se može formirati zajednička pisarnica i
precizirati odgovornost za primjenu kancelarijskog poslovanja. Pravilnik o kancelarijskom
poslovanju je opći akt kojim se uređuje sistem kancelarijskog poslovanja imaoca arhivske
građe i registraturskog materijala, a sadrži naročito: - način vođenja kancelarijskog poslovanja
i odlaganja svršenih akata, - odgovornost i ovlaštenja osobe odgovorne za kancelarijsko
poslovanje, - način i rokove predaje akata i predmeta nadležnom arhivu, - internu dostavu
predmeta i akata, - rokove u kojima će se vršiti izdvajanje registraturskog materijala kojem su
istekli rokovi čuvanja i - predaju arhivske građe nadležnom arhivu. Sastavni dio pravilnika o
kancelarijskom poslovanju je lista kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja za
koju saglasnost daje nadležni arhiv. Pravilnik o kancelarijskom poslovanju donosi općinski
načelnik, a priprema i predlaže pomoćnik općinskog načelnika za opću upravu.

9. Ko imenuje osobu odgovornu za kancelarijsko poslovanje?

Službena   osoba   ovlaštena   za   vršenje   kancelarijskog   poslovanja   organizira   tokom   radnog
vremena vršenje poslova na način da se službeni predmeti, akti i drugi materijali, pečati,
žigovi, štambilji i druga sredstva moraju čuvati u zaključanim ormarima, kasama, stolovima
ili zaključani u radnoj prostoriji u kojoj se obezbjeđuje njihova sigurnost. Način čuvanja
određuje   rukovodilac   službe   za   upravu.   Na   osnovu   člana   14.   Uredbe   o   kancelarijskom
poslovanju organa uprave i službi za upravu u FBiH, rukovodilac službe za upravu obavezan
je   rješenjem   odrediti   službenu   osobu   koja   će   neposredno   biti   odgovorna   za   vođenje
kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti službe za upravu i utvrditi ovlaštenja te osobe u
skladu   s   organizacijom   zajedničke   pisarnice   formirane   aktom   općinskog   načelnika.

Rukovodilac službe za upravu obavezan je, po isteku kalendarske godine, formirati komisiju
koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti službe za
upravu u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju.

10. Kako organizirati obavljanje kancelarijskog poslovanja?

Organizacija obavljanja kancelarijskog poslovanja treba izražavati realne i specifične potrebe
svakog upravnog organa ili službe za upravu da zakonito, efikasno, racionalno i ekonomično
odlučuje u upravnom postupku i izvršava druge poslove i dužnosti u svom djelokrugu. Pravilo
je   da   službe   za   upravu   kancelarijsko   poslovanje   obavljaju   u   zajedničkoj   pisarnici,   kao
organizacionoj   jedinici   u   sastavu   opće   uprave,   u   kojoj   se   obavljaju   poslovi   primanja,
otvaranja, pregledanja i raspoređivanja pošte, odnosno akata, zavođenje akata u osnovne i
pomodne   evićencije,   združivanje   predmeta   u   rad,   razvođenje   predmeta   i   akata,   rokovnik
predmeta, otpremanje pošte i arhiviranje predmeta i njihovo čuvanje do predaje centralnom
arhivu. O formiranju zajedničke pisarnice odlučuje općinski načelnik, odnosno gradonačelnik
posebnim aktom. Zajednička pisarnica, po pravilu, obavlja kancelarijsko poslovanje za sve
organe općine (općinsko vijeće i općinskog načelnika) kao i za sve općinske službe za upravu.
Aktom o formiranju zajedničke pisarnice može se odrediti da pojedine službe za upravu ili
njihovi organizacioni dijelovi, u prvom redu zbog dislociranosti mjesta obavljanja poslova ili
zbog   specifičnosti   pojedinih   poslova   (kao   što   su   poslovi   katastra),   organiziraju   posebnu
pisarnicu.   U   pogledu   broja   radnih   mjesta   i   broja   zaposlenih   koji   obavljaju   kancelarijsko
poslovanje u zajedničkoj pisarnici, donosilac akta o unutrašnjoj organizaciji službe za upravu
(općinski   načelnik)   treba   imati   u   vidu   potrebu   da   se   poslovi   obavljaju   uredno,   stručno,
efikasno i ekonomično, i da o efikasnosti rada zajedničke pisarnice i pravilnog provođenja
kancelarijskog poslovanja u cjelini zavisi efikasnost i zakonitost izvršavanja osnovne funkcije
službi za upravu – vođenje upravnog postupka i izvršavanja drugih obaveza službe za upravu.
Rješenju ovog pitanja najbolje je da prethodi analitička procjena radnih mjesta, popis poslova
koji se obavljaju u zajedničkoj pisarnici ili certifikacija službe za upravu. Posebno je značajno
da se posveti pažnja obučenosti zaposlenih koji su raspoređeni na radna mjesta u zajedničkoj
pisarnici, jer od njihovog poznavanja djelokruga rada službi za upravu i drugih informacija
koje su potrebne podnosiocima podnesaka zavisi pravilno podnošenje tih podnesaka. Time će
se u velikoj mjeri izbjeći nesporazumi ili pogrešni „koraci” u kretanju podnesaka, što može
neposredno utjecati na efikasnost rada službe za upravu koja odlučuje o određenom podnesku.
Rukovodilac organa uprave i službi za upravu dužan je rješenjem odrediti službenu osobu
koja je neposredno odgovorna za vođenje kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti općinske
službe za upravu i utvrditi ovlaštenja te osobe, imajudi u vidu organizaciju kancelarijskog
poslovanja, a naročito organizaciju centralne pisarnice. Smatram da je rukovodilac centralne
pisarnice najbolji izbor za navedenu poziciju, naročito zbog potrebe da se razrješavaju pitanja
koja su od značaja i za centralnu pisarnicu i za službe uprave u provođenju kancelarijskog
poslovanja.   Službena   osoba   ovlaštena   za   vođenje   kancelarijskog   poslovanja   obavezna   je
tokom radnog vremena organizirati obavljanje kancelarijskog poslovanja na način da službeni
predmeti, akti i drugi materijali, pečati i drugi predmeti stalno budu pod njenim nadzorom i da
ne   smiju   doći   na   raspolaganje   neovlaštenim   osobama.   Izvan   radnog   vremena   službeni
predmeti, akti i drugi službeni materijali, pečati i drugi predmeti moraju se čuvati na način da
se obezbjeđuje njihova sigurnost (u zaključanim ormarima, kasama, stolovima ili zaključani u

Obrasci koji se koriste za podnošenje podnesaka (zahtjeva) su vrlo značajni za pravilnost
provođenja kancelarijskog poslovanja i efikasnost upravnog rada, odnosno njima se pomaže
strankama da kompletiraju svoj zahtjev u skladu s propisima na osnovu kojih se oni rješavaju,
a službi za upravu  omogućava da  ne gubi  vrijeme  za  rješavanje  zahtjeva na  traženje  od
stranke da svoj zahtjev kompletira odgovarajućim dokazima, odnosno prilozima koji čine
zahtjev   urednim   i   o   kojem   se   može   odlučivati.   Kreiranje,   odnosno   određivanje   sadržaja
obrasca   za   podnošenje   zahtjeva   je   u   djelokrugu   službe   za   upravu   u   čijoj   je   nadležnosti
rješavanje zahtjeva koji se podnosi uz korištenje određenih obrazaca. Kreiranje navedenih
obrazaca služba za upravu  vrši  u  saradnji sa zajedničkom pisarnicom,  na način  propisan
pravilnikom   o   kancelarijskom   poslovanju,   aktom   o   organiziranju   zajedničke   pisarnice   ili
drugim aktima kojima se uređuje kancelarijsko poslovanje.

14. Šta je nebitna pošta?

Nebitna (nevažna) pošta je ona čiji sadržaj nije od značaja za rad službe za upravu, odnosno
pismena koja nemaju karakter akta kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava
neka službena radnja službe za upravu. Podnesak koji nije potpisao podnosilac (anonimna
predstavka)  nije  nebitan  samo  zbog  toga  što  nije  potpisan,  jer  može  sadržavati određene
informacije od značaja za rad inspektora ili drugih ovlaštenih osoba za nadzor nad primjenom
propisa.   Nevažna   se   pošta   ne   označava   prijemnim   štambiljom   i   ne   zavodi   u   osnovnu   ili
pomoćnuevidenciju   predmeta.   Pravilnikom   o   kancelarijskom   poslovanju   ili   aktom
rukovodioca službe za upravu trebalo bi odrediti vrste dokumenata koji se smatraju nevažnom
poštom i način postupanja s njom.

15. Da li je potrebno kod podnošenja zahtjeva utvrditi identitet stranke koja podnosi

zahtjev i da li je dozvoljeno primiti zahtjev od osobe koja podnosi podnesak za
nekog drugog?

Propisi o kancelarijskom poslovanju ne propisuju obavezu utvrđivanja identiteta stranke koja
podnosi zahtjev (podnesak) u zajedničkoj pisarnici, što znači da nije obaveza službenika koji
prima podnesak da utvrđuje identitet stranke. To istovremeno podrazumijeva da određena
osoba može za drugu osobu predati podnesak u pisarnici. Druga osoba ne može potpisati
podnesak za stranku, jer podnesak se podnosi voljom njegovog podnosioca koju on izražava
potpisivanjem podneska. Kada se o zahtjevu odlučuje prilikom njegovog podnošenja (u
mjesnim kancelarijama prilikom izdavanja izvoda i uvjerenja na osnovu službene evidencije
ili u drugim organizacionim dijelovima službe za upravu u kojima se neposredno izdaju
strankama drugi dokumenti na osnovu službene evidencije), zahtjev može podnijeti stranka ili
druga osoba za određenu stranku, ali koja predoči punomoć koju je na njeno ime izdala
stranka.

16. Kada se izdaje potvrda o prijemu podneska?

Potvrda o prijemu izdaje se na zahtjev stranke koja neposredno predaje podnesak. Potvrda se
obavezno izdaje ako se radi o prijemu podneska po kojem se rješava u upravnom postupku i
donosi i dostavlja upravni akt (rješenje ili zaključak). Potvrdu potpisuje službenik koji je