Administrativno poslovanje
•
organi uprave
•
ustanove
•
preduzeca
Kancelarisko poslovanje
•
u užem smislu
•
u širem smislu
Administrativno poslovanje
Administrativno poslovanje je upravljanje i planiranje kancelariskih poslova organa upravljanja,
ustanova i preduzeća.
Da bi se poslovai obavljali brže uz jednostavnu komunikaciju zaposlenih vrši se podela na
odeljenja i odseke.
•
Organi uprave cine: ministarstva, službe; narodne skupštine, služba predsednika
republike, vlade, organi opština, gradova, organi autonomnih pokrajna koja vrše poslove državne
uprave.
•
Ustanove: insitucije i organizacije u oblasti obrazovanja, kulture, sporta, vojne ustanove.
•
Preduzeca cine proizvodne i neproizvodne organizacije sa društvenim, mesovitim,
privatnim oblicima svojine i kapitala.
Kancelarisko poslovanje
Kancelarisko poslovanje predstavlja deo administrativnog posloanja ono se deli na : kancelarisko
poslovanje u širem i užem smislu.
•
Kancelarisko poslovanje u užem smislu obuhvata administrativno-tehnicke poslove
prijema evidentiranja i rasporedjivanja pošte i akata njihovo otpremanje, arhiviranje, cuvanje.
•
Kancelarisko poslovanje u širem smislu obuhvata administrativne poslove planiranja i
organizovanja administracije.
Uredbom o kancelariskom poslovanju odredjuje se nacin rada organa državne uprave.
Nacela kancelariskog poslovanja
1.
nacelo budnosti i poverljivosti
2.
nacelo tacnosti
3.
nacelo ekspeditivnosti i efikasosti
4.
necelo jednobraznosti
5.
nacelo ekonomicnosti i racionalnosti
6.
nacelo jednostavnosti i preglednosti
Kancelariska terminologija
•
akt
•
prilog
•
predmet
•
podensak
•
omot spisa
•
dosije
•
pisarnica
•
arhiva
•
arhivski depo
•
stranka
•
arhivska gradja
•
kancelariski postupak
•
faza
•
operacija
•
pokret
Nacelo budnosti i poverljivosti
Ovo nacelo nalaže da se važni dokumenti službena prepiska , evidencija, pecati i drugo moraju
zaštititi, kao ne bi pali u ruke neovlašcenog lica.
Nacelo tacnosti
Ceo kancelariski postupak zaposleni moraju da obave besprekorno tacno poluzdano, provereno, i
zasnovano na stvarnim (istinitim) cinjenicama, važecim propisima.
Nacelo ekspeditivnosti i efikasnoti
Odgovorni radnik pisarnice mora brzo i efikano da obavi kancelariske poslove koji su vezani za
rok.
Nacelo jednoobraznosti
To znaci da se isti predmeti rešavaju na istovetan nacin i ovo nacelo smanjuje mogucnosti
grešaka u iznošenju cinjenica.
Nacelo ekonomicnosti i racionalnosti
Ovo nacelo ukazuje da poslove treba obavljati što jednostavnije uz mali utrošak energije,
materijala vremena itd. (cesto se dešava da se pojedine evidencije dupliraju pa dolazi da se
potroše kancelariski materijal, vreme idr.).
Nacelo jednostavnosti i preglednosti
Ovo nacelo se sprovodi primenom savremenih evidencionih sredstava ono omogucava da se u
planiranju poslvoanja predvide jasni pregledni i racionalni postupci rada.
Kancelariska terminologija
Akt
Akt je svaki pisani sastav kojim se pokrece, menja, nastavlja prekida neka delatnost organa
uprave, preduzeca ili institucije.
Prilog
Prilog je pisani sastav tj. predmet koji se prilaže uz akt sa ciljem da ga dopuni
Predmet
Predmet je skup akata i priloga koji cinje celinu.
Podnesak
Podnesak je pisani sastav: mobla, žalba, prijava, prigovor, kojim se stranke obracaju državnim
organima.
Omot spisa
Omot spisa je tabak formata A3 kojim se obavijaju akta jendonog predmeta.
Dosije
Dosije je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na isto lice bilo pravno ili fizicko lice.
Fizikalni uslovi
Prostor za rad u širem smislu je zgrada a u užem smislu je prostorija za rad. Poželjno je da je
zgrada podignuta u centalnom delu naseljenog mesta pored dobre saobracajne veze, koliko je
važna zgrada toliko je važan i raspored prostorija.
Prostorija treba da je unutar zgrade (udaljena od ulaza) zbog otklanjanja buke. Dalje prostorija
treba da je osvetljena zagrejana očišena itd. Svakom kancelariskom radniku mora se obezbediti
odgovarajuci prostor za rad. Za svakog radnika pojedinacno potrebno je prostor od 5m2
.
A radnik
koji kontaktira sa strankam površina prostora je veca. Obezbedjeni prostor sadrži sledeci
namestaj: radni sto, oraman, stolice i prostor za kretanje radnika. Radnici koji obavljaju srodne
ili iste poslove trebaju da su u blizini ili da su im prostorije jedna do druge kao (likvidator,
blagajnik). Radnici koji kontaktiraju sa stankama moraju da budu smešteni tj njihove prostorije
da budu smeštene bliže ulazu u zgradu.
Svetlost
Čulo vida umnogome ucestvuje u obavljanju poslova i zadataka kancelariskog radnika. Svetlost
može biti prirodna i veštacka, prirodno osvetljenje obezbedjuje se prodiranjem dnevne (sunceve)
svetlosti kroz prozorskih stakla.Jacina prirodne svetlosti zavisi od godišnjeg doba, strane sveta,
doba dana, vremenskih prilika, boja zidova, namštaja, zavesa itd. Intezitet svetlosti takodje zavisi
od odnosa izmedju površine prozorskog okna i površine prostorija. Potrebno je da bude odnos
prostorije i prozorskog okana 1:4 (30 m2 5 m2). Veštacka osvetljenost dobija se upotrebom
elektricnog osvetljena (sijalica, lampe). Veštacko osvetljenje koristi se u nedostatku prirodnog
osvetljena. Znamo da izvor veštackog osvetljenja cine lusteri, stone lampe, sijalice. Medjutim,
danas se sve više umesto klasicnih (volfarmskim) sijalica upotrebljavaju fluoroscentne svetiljke
i njime se daje 3, 4 puta jaca svetlost.
Vazduh
Prostoriju za rad treba cesto provetravati prirodnim ili veštackim putem. Prirodnim putem je
otvaranjem vrata ili prozora a veštacko, provetravanje cine ventilatori, klima uredjaji i drugo.
Temperatura
Zagrejanost vazduha u prostoriji treba da je konstantna. 18 - 22o (leti prostorija je zagrejan od 18
- 20o zimi do 22o). Amplituda dnevne temperature nesme da bude veca od 5o (spoljne i
unutrašnje).
Vlažnost vazduha u prostoriji treba da je od 50 do 60 neadekvatna kolicina vlage u vazduhu
dovodi do poremecaja zdravlja kancelariskog radnika (najcešce oboljevaju disajni putevi, glava i
dr.)
Otklanjanje buke
Savremena nauka narocito medicina rada utvrdila je da šumovi razne vrste negativno uticu na
covekovo zdravlje raspoloženje tj. radnu sposobnost. Buka oštecuje sluh, nervni sistem. Izvori
buke mogu biti spoljašnji i unutrašnji. Spoljašnja buka može se smanjiti zatvaranjem vrata i
prozora. Dok unutrašnja buka može da se povecava korišcenjem veceg broja pisacih mašina,
telefonskih razgovora, glasnih razgovora.Kucanje na pisacim mašinama stvara se buka ali može
se smanjiti tako što se ispod mašina stavlja akusticka izolatorska podloga, na podu odgovarajuci
zatiraci. Na noge stolova i stolica stavlja se guma. Danas je sve više u upotrebi tastatura racunara
koja je bešumna.
Kancelariski nameštaj
Kancelarija poslovni i radni prostor u kojoj se obavljaju administrativni kancelarijski poslovi.
Kancelariski poslovi obavljaju: korespodenti, referenti, daktilografi, arhivari.
Ako su uslovi rada u kancelariji dobri onda su i rezultati rada dobri, jedan od znacajnih delova
ovoga posla cine pisarnice. Zato su prostorije pisarnica u blizini ulaza u zgradu. Medjutim, ostale
prostorije moraju biti povezane. Jednino pod takvim uslovima saobracaj i komunikacija izmedju
kancelariskih službenika bice dobra tj. poslovi bice obavljeni u zakonskom roku.Izbor nameštaja
mora biti funkcionalan, svaka kancelarija je opremljena stolicama ili daktilostolicama tj
stolicama koje imaju anatomski naslon, foteljei poilufotelje, stolovi sa posebnim dodatkom za
racunare, obavezno je da stolovi imaju filke, ormari, police i drugo. Kancelarija mora da bude
uredna da iz nje zraci toplina, koja je jako važna za intelektualni rad. Samo tako u prijatnom
atmorsferi kancelriski radnik može da obavlja svoje poslove. Takodje je važan i izbor boja jer
samo odgovarajuce boje pospešuju radni elan, dok veci broj boja negativno uticu na rad, na
raspoloženje na zdravlje radnika (pr. crvena boja deluje razdražljivo dok tople boje kao
narandžasta (kajsija) deluju na intelektualni rad, hladne boje kao siva zamaraju, asociraju na
hladnocu) Zato je od velike važnosti i izbor boja, kako bi sve to motivisalo radnika na rad.
Birotehnicki uslovi
Karakteristika savremenog poslovanja je brzina razvoja tj. razmena velikog broja informacija u
kratkom vrenskom roku ili periodu. To se postiže samo ako su zaposleni osposobljeni za rad u
kancelarijama. I samo tada možemo govoriti o dobrim birotehnickim uslovima.
Humanizacija uslova rada
Dužnosti i obaveza sveke organizacije su da zaposlenima obezbedi uslove za rad koji su dostojni
svakog coveka. Humanizacija uslova rada postiže se: upotreba savremene kancelariske
mehanizacije i drugo. Primenom savremenih uslova rada i odgovarajucim radnim mestom.
Uslovi rada u kancelariji moraju biti savremeni, odgovarajuci. Da bi kancelariski radnik, ceo
radni vek proveo u prijatnoj atmosferi bez zamora.
Primena savremenih metoda i racionalizacija kancelariskih poslova
Latinska rec: ratio - razum, promišljenost
ergonomija - oznacava odnos izmedju mašina i psihovizickih sposobnosti radnika
kompatibilnosti - oznacava povezivanje više aparata
francuska rec: biro - ured, kancelarija
technika - orudje, rad
birotehnika - rad u kancelariji, uredu
daktilografija - opis prstiju koji kucaju
Grcka rec: daktil - trosložna metricka stopa
Dužnost kancelariskog radnika je da što racionalnije koristi kancelariski materijal prilikom
obavljanaj adminitrativnih poslova. Ta racionalnost poslova primenjuje se i pravilnim radom i
odgovarajucim uslovima rada. Takodje za racionalizaciju kancelariskih poslova potrebno je
koristiti i ergonomiju odnosno usaglašenost izmedju mašina i psihofizickih osobina zaposlenih
koji rade sa tim mašinama. Svrha savremene metode je da se zaposleni u kancelarijama ne
