ПОЈАМ И ЗНАЧАЈ КАНЦЕЛАРИЈСКОГ ПОСЛОВАЊА

ПОЈАМ

У вршењу канцеларијских послова полази се од искустава и заједничких правила
заснованих на истим начелима, та заједничка

правила и начела

називају се и

правила канцеларијског пословања. Канцеларијско пословање се може посматрати
у ужем и ширем смислу.
Канцеларијско пословање у

ужем смислу

обухвата само пословање са

актима

тј.

оне   послове   који   се   односе   на   примање,   прегледање   поште,   аката   и   предмета,
завођење   и   распоређивање   аката,   и   достављање   у   рад   аката   односно   предмета,
архивирање,   чување   аката   и   предмета,   излучивање   безвредног   регистратурског
материјала, и предају архивске грађе надлежном архиву.
Канцеларијско пословање у

ширем смислу

обухвата поред послова који спадају у

канц. пословање у ужем смислу и све административне, административно-техничке
и манипулативне послове који су у вези са њима, а имају за циљ да органима и
организацијама обезбеде експедитивност и законитост, уредност и правилност у
извршавању основне функције.
Задатак канцеларијског пословања јесте да обезбеди правилно кретање и
евидентирање аката и др. службене документације. Канцеларијско пословање мора
бити: тачно, уредно, једноставно, прегледно, економично, експедитивно и
рационално.

2.ЗНАЧАЈ

Значај канцеларијског пословања јесте у томе што обезбеђује ефикасно и уредно
пословање органа државне управе. Без обављања канцеларијских послова органи
држ. управе, територијалне аутономије, локалне самоуправе, јавна предузећа и др.
организације не би могле извршити своје основне задатке и послове због којих
постоје.

ПРОПИСИ КОЈИМА ЈЕ РЕГУЛИСАНО КАНЦЕЛАРИЈСКО

ПОСЛОВАЊЕ

Закон о државној управи

садржи одрербу којом дефинише појам канцеларијског

пословања. Истим законом прописано је да се канцеларијско пословање уређује

уредбом Владе

Закон о државној управи

садржи одредбу о означавању органа

државне управе, којом је прописано да се на зградамa у којима су смештени органи
истичу назив, грб, и застава Републике Србије, а на улазу у службену просторију
истичу се лична имена, функција или радно место лица која у њој раде. На
одговарајућим местима унутар зграде истиче се распоред просторија органа држ.
управе.

Упутством о канцеларијском пословању

ближе се утврђују правила

канцеларисјог пословања.

Уредбом о категоријама регистратурског материјала с роковима чувања-

утврђују се категорије материјала и рокови.

Закон о оверавању потписа, рукописа и преписа.
Упутство о облику и начину вођења уписника и о начину оверавања потписа,
рукописа и преписа.Закон о републичким административним таксама.

III

ОСНОВНИ ПОЈМОВИ О КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ

Поднесак

је сваки захтев, предлог, пријава, молба, жалба, приговор и друго

саопштење којима се грађани и друга правна лица обраћају органима државне
управе.

Акт

-сваки писани састав којим се покреће, допуњује, мења, прекида или завршава

нека службена радња органа држ. управе.

Прилог

је писани састав који се прилаже уз акт ради допуњавања, објашњења или

доказивања садржине акта.

Предмет

скуп свих поднесака, аката и прилога који се односе на исто питање и као

такви чине целину.

Досије

- скуп више предмета који се односе на исту материју.

Фасцикла

-скуп више предмета или досијеа који се после завршеног поступка

чувају сређени у истом омоту.

Роковник

је место у писарници где се држе предмети у којима поступак није

окончан.

Регистратурски материјал –

чине предмети и акти, електронски, фотографски и

фонографски снимци, списи, картотеке о евидентирању списа, микрофилмови и др.

Архивска грађа

- писани, цртани, штампани , фотографски, фонографски

материјал од посебног значаја за историју, кулутуру и др. потребе који је настао у
раду држ. управе.

Пријемна канцеларија-

је службена просторија у којој се обављају следећи

послови : информисање и пуржање стручне помоћи странкама за састављање
поднесака, пријем поднесака, решавање одређених предмета.

Писарница-

пријемна просторија у којој се врши пријем поднесака од странака,

отварање, прегледање и распоређивање поште, евидентирање предмета,
здруживање аката, отпремање поште...

Архива

је саставни део писарнице у којој се чувају завршени предмети до предаје

надлежном архиву или до његовог уништења.

Архивски депо –

службена просторија у којој се пребацују решени предмети по

истеку текуће календарске године.

У канцеларијском пословању предмети се деле на:

управне –

у којима се води управни поступак

вануправни

(остали) – у којима се не води управни поступак.

I V

ПРИМАЊЕ, ОТВАРАЊЕ И ПРЕГЛЕДАЊЕ ПОШТЕ

У органима држ. управе примање,отварање и прегледање поште врши се
непосредно примањем поднесака, примањем поште о д другог органа и примањем
преко поштанске службе. Пошта се прима у пријемној кацеларији, писарници или
на неком другом месту који одреди функционер. Пошта се прима у току трајања
радног времена.

Пошиљке примљене у вези са лицитацијом, конкурсом не отварају се већ се само
стављају датум, час и минут пријема. Ове пошиљке отвара одређена комисија.
Пошта за одређено лице се не отвара већ се уручује лицу преко књиге примљене
поште на личност.
Приликом   отварања   коверата   треба   водити   рачуна   да   се   не   оштети   њихова
садржина;уз   примљени   акт   обавезно   приложити   коверат;   ако   је   уз   коверат
приспело више аката, коверат  се прилаже уз један акт а на осталим ће се уписати
број под којим је евидентиран акт; ако су коверти примљени оштећени онда треба
саставити комисијски записник пре отварања поште, акоје приложен новац, на акту
белешком констатовати износ, врсту новчаница...

Отварање пошиљке која представља државну, војну или службену тајну

Пошиљке   која   представља   државну,   војну   или   службену   тајну   означавају   се
скраћеницом  “Државна   тајна”,  “Војна   тајна”,  “Службена   тајна”,  поред   ових
скраћеница имају још ознаку “Строго поверљиво”, “поверљиво”, или “интерно”.
Oве   пошиљке   отвара   функционер   који   руководи   органом   државне   управе   или
радник који је овлашћен за то.

Поступак са актима који подлежу таксирању

Радник који прима пошту непосредно, дужан је да води рачуна о томе који акти
подлежу таксирању , која је висина таксе предвиђа за одређене врсте аката и у
којим случајевима постоји законски основ за ослобађање од плаћање таксе. Ако је
поднесак ослобођен плаћања таксе, радник писарнице ће то констатовати кратком
забелешком.

Пријемни штамбиљ

  Писарница сваког органа државне управе има свој пријемни штамбиљ. Облик,
величина и рубрике утврђене су Упутством о канцеларијском пословању.
Радник   писарнице   који   прегледа   примљену   пошту   ставља   отисак   пријемног
штамбиља,   на   сваки   акт   који   ће   бити   уписан   у   основну   евиденцију.   Отисак
пријемног штамбиља ставња се у

горњи десни угао

прве стране акта. Ако нема

места у десном углу, онда се отисак ставља на празно место прве стране а ако нема
места онда на полеђини акт ау горљем левом углу или на друго место. А ако су
стране попуњене, отисак треба ставити на лист чисте хартије који се прилаже уз
акт. У пријемни штамбиљ уписују се подаци:

у рубрику

писарниц

а-назив органа управе у чијем се саставу писарница

налази

у рубрику

примљено

- датум

орган

организациона јединица-

ознака орг. јединице

број-

из бројчаног картона