KANCELARIJSKO POSLOVANJE
1. Pojam, sadržaj i značaj kancelarijskog poslovanja
Kancelarijsko poslovanje je pomoćna djelatnost organa uprave, upravnih organizacija i službi
(u daljnjem tekstu: organi uprave i službe) koja obuhvata niz radnji koje se moraju
preduzimati u
rukovanju aktima i drugom dokumentacijom
, određenim redom sve od
trenutka prijema podneska u tom organu i službi, pa do njihovog okončanja i odlaganja u
arhivu.
Posmatrano po sadržaju, razlikujemo kancelarijsko poslovanje u užem i u širem smislu.
Kancelarijsko poslovanje, u užem smislu, obuhvata poslovanje aktima
, i to: prijem,
otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, odnosno akata, zavođenje akata, njihovo
združivanje i dostavljanje u rad, administrativno-tehničko obrađivanje akata, otpremu pošte,
razvođenje akata, kao i njihovo stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje).
Kancelarijsko poslovanje u širem smislu obuhvata
, pored poslova koji spadaju u
kancelarijske poslove u užem smislu, sve administrativne i administrativno-tehničke poslove
koji su u neposrednoj vezi s njima, kao što su npr. organiziranje prijema stranaka, isticanje
na vidnim mjestima u prostorijama organa uprave raznih obavještenja i uputstava koja su u
vezi s ostvarivanjem određenih prava ili izvršavanjem određenih obaveza građana i pravnih
lica i slično.
2. Principi kancelarijskog poslovanja
Osnovni principi kancelarijskog poslovanja su: princip tačnosti, princip ekspeditivnosti, princip
jednostavnosti ili jednoobraznosti, princip ekonomičnosti i princip budnosti.
a) Princip tačnosti
Princip tačnosti nalaže obavezu da se svaki kancelarijski posao mora obavljati isključivo na
način i redoslijedom kako je propisano. Samo ako se radi na takav način, moguće je u
svakom trenutku znati gdje se akt nalazi, šta je urađeno i šta dalje treba raditi, a to i jest
osnovna funkcija kancelarijskog poslovanja. To podrazumijeva tačno unošenje i razvođenje
podataka i arhiviranje i čuvanje spisa predmeta, odgovarajuću stručnost i obučenost
zaposlenih, odnosno određeno iskustvo za rad na tim poslovima.
b) Princip ekspeditivnosti
Prema principu ekspeditivnosti, svaki posao u kancelarijskom poslovanju mora biti na vrijeme
započet i u određenom roku završen.
c) Princip jednostavnosti
Svaki posao u kancelarijskom poslovanju treba da se obavi što jednostavnije, ali pod
uslovima da se to ne odrazi nepovoljno na kvalitet i pravilnost obavljenog posla.
d) Princip jedinstvenosti ili jednoobraznosti
Radi osiguranja provođenja ovog principa za sve organe uprave kancelarijsko poslovanje
utvrđeno je propisima na jedinstven i jednoobrazan način.
e) Princip ekonomičnosti
Princip ekonomičnosti nalaže da se pri izvršenju svake vrste kancelarijskog posla i u svakoj
fazi njegovog obavljanja, a uz što manje ulaganje sredstava, psihofizičkog napora i za što
kraće vrijeme, postigne što bolji rezultat.
f) Princip budnosti
Kancelarijsko poslovanje organizujea se tako da se cjelokupna dokumentacija nalazi i čuva
na sigurnom mjestu i da ne dođe u posjed neovlaštenih lica. To se prvenstveno odnosi na
upotrebu i čuvanje službenih pečata, štambilja, strogo povjerljivih i povjerljivih akata i druge
dokumentacije, za vrijeme i poslije radnog vremena.
3. Značenje pojedinih termina u kancelarijskom poslovanju (akt, prilog, predmet,
dosije, fascikl, pisarnica, arhiva);
a) Akt
Akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka
službena radnja organa uprave Akti se dijele po različitim osnovama, a uobičajeno
razlikujemo: primljene i vlastite akte, obične akte i povjerljive, odnosno strogo povjerljive, kao
i upravne akte i akte poslovanja.
Pod
primljenim aktima
podrazumijevaju se akti koje organ uprave primi od drugih organa,
pravnih i fizičkih lica, a
vlastiti akti
su oni kojima organ uprave, po vlastitoj inicijativi, prvi put
pokreće jednu službenu radnju.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti
su akti koji sadrže određene tajne podatke različitih
stepena tajnosti.
Obični akti su primljeni i vlastiti akti
čiji sadržaj mogu znati svi zaposleni u organu uprave.
Upravni akti
su, kao što je već rečeno, oni akti kojima organ uprave rješava o nekoj
upravnoj stvari u upravnom postupku.
Akti poslovanja
predstavljaju akte kojima se ne rješava u upravnom postupku.
b) Prilog
Prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet, koji se prilaže
uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akata.
c) Predmet
Predmet je
skup svih akata i priloga
koji se odnose na isto pitanje ili zadatak i čine
posebnu i samostalnu cjelinu.
d) Dosje
Dosje predstavlja
skup više predmeta
koji se odnose na istu materiju ili na isto pravno ili
fizičko lice i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu. Prema tome, dosjei se mogu
formirati po «materiji» i «po pravnom ili fizičkom licu».
Dosje po materiji
postoji kada se na jednom mjestu drže predmeti svih lica koja su se
obraćala organu uprave po istom pitanju.
Dosje po pravnom, odnosno fizičkom licu
postoji kada se na jednom mjestu skupe svi
predmeti koji se odnose na isto pravno ili fizičko lice, bez obzira što se u tim predmetima
raspravljaju različita pitanja.
e) Fascikl
Fascikl je omot, kutija, sanduk, registrator, korice i slično, u kojima je složeno
više predmeta
ili više dosjea
koji se poslije završenog postupka čuvaju sređeni u tim fasciklima.
f) Arhivska građa
Arhivska građa je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, štampani, fotografirani, filmovani,
fonografirani ili na drugi način zabilježeni) dokumentacijski materijal značajan za historiju,
kulturu i ostale društvene potrebe, koji je nastao u radu organa uprave, bez obzira kada i
gdje je nastao.
g) Registraturski materijal
Registraturski materijal čine:
spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski snimci i na
drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i kartoteke o evidenciji tih
spisa,
zapisa i dokumenta, primljenih i nastalih u radu organa uprave, od značaja za njihov
tekući rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa koja će se
trajno čuvati.
h) Pisarnica
Pisarnica je organizaciona jedinica ili radno mjesto u organu uprave gdje se obavljaju
sljedeći poslovi: prijem, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte, evidentiranje i
združivanje akata, dostavljanje akata u rad, otprema pošte, razvođenje akata i njihovo
stavljanje u arhivu (arhiviranje i čuvanje).
i) Arhiva
Arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani) predmeti i akti, evidencije
o aktima i predmetima i ostali dokumentacijski materijal iz nadležnosti organa uprave, do
njihove predaje nadležnom arhivu ili do njihovog uništenja.
4. Osnovne knjige evidencije u uredskom poslovanju
Osnovne knjige evidencije u uredskom poslovanju vode se u formi upisnika, djelovodnika i
knjiga. Postoje sljedeće osnovne knjige evidencije:
a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka UP-1
Službena pošta u organu uprave
može biti primljena poštom ili neposredno od stranke ili
od dostavljača (kurira).
Zaposleni koji prima poštu
neposredno od stranke ne smije odbiti prijem
, osim ako je
podnesak bez takse, a podliježe plaćanju takse. U ovom slučaju službenik je obavezan
objasniti stranci
da je dužan platiti propisani iznos takse za podnesak i priloge podnesaka,
a ako stranka to odbije, to treba konstatovati u vidu kratke zabilješke
pored otiska
prijemnog štambilja na podnesku, a podnesak primiti.
Ako se prilikom neposredne predaje podneska utvrdi da nije potpisan ili nije ovjeren
pečatom, da nema priloga navedenih u podnesku, da nema adrese stranke ili sadrži neki
drugi
formalni nedostatak
i sl., zaposleni ovlašten za prijem pošte dužan je ukazati stranci
na te nedostatke i objasniti joj kako da ih otkloni. Ako stranka i pored toga zahtijeva da se
podnesak primi, zaposleni ga je dužan primiti, s tim što na podnesku ili posebnom papiru
treba sačiniti službenu
zabilješku o datom usmenom upozorenju
i priložiti je uz podnesak.
Prijem pošte od drugog organa uprave ili pravnog lica, koja se dostavlja putem
dostavljača
(kurira)
, zaposleni potvrđuje tako što upisuje datum i svoj čitak
potpis u dostavnoj knjizi,
na dostavnici, na povratnici ili na kopiji akta
čiji se original prima. Pored datuma i potpisa,
stavlja se još
i otisak pečata organa uprave koji prima poštu. Otisak pečata ne stavlja
se u dostavnoj knjizi
.
Prijem pošte koja se organu uprave dostavlja preko
poštanske službe
, kao i podizanje
pošte iz poštanskog pregratka vrše se po propisima kojima je uređen način rada u
poštanskom saobraćaju.
Prilikom prijema, odnosno
podizanja pošte iz poštanskog pregratka
, ovlašteni zaposleni u
pisarnici ne smije podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost ili je u pitanju preporučena
pošiljka ako utvrdi da je
pošiljka oštećena.
U tom slučaju on će zahtijevati od odgovornog
zaposlenog u pošti, odnosno od nadležne jedinice poštanske službe, da se obim i vrsta
oštećenja komisijski utvrde, o čemu treba sačiniti zapisnik
, pa tek tada preuzeti tu
pošiljku.
Pošiljke primljene
u vezi s nadmetanjem, konkursom i slično
, zaposleni u pisarnici ne
otvara nego je dužan na koverti
uz otisak prijemnog štambilja upisati datum i vrijeme
njihovog prijema
i odmah dostaviti državnom službeniku zaduženom za obavljanje daljnjih
poslova u vezi s tim.
Ako je uz
kovertu ili akt priložena dostavnica
, ovlašteni zaposleni u pisarnici dužan je na
dostavnici upisati slovima datum prijema, potpisati dostavnicu i staviti otisak pečata organa
uprave i odmah je vratiti pošiljaocu.
Ako stranka lično predaje podnesak i traži da joj se izda potvrda o prijemu podneska,
zaposleni koji prima podnesak
dužan je izdati potvrdu
, nakon što ju je potpisao i ovjerio
pečatom organa uprave. Ova
potvrda mora se izdati ako se po podnesku mora donijeti
rješenje ili zaključak u upravnom postupku.
U potvrdu se mora upisati zakonski rok u
kojem podnesak treba biti riješen. Potvrda se izdaje na propisanom obrascu.
b) Postupak s aktima na kojima je obavezna taksa i s aktima za čije rješavanje nije
nadležan organ uprave
Zaposleni koji prima poštu neposredno od stranke dužan je naročito voditi računa o tome koji
akti i isprave podliježu plaćanju takse, kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste
akata, isprava ili radnji u upravnom postupku i u kojim slučajevima postoji zakonska osnova
za oslobađanje od plaćanja takse.
U pogledu akata bez takse ili akata s nedovoljnom taksom ili neispravnosti u uplati takse,
treba postupiti prema važećim propisima o taksama. U ovim slučajevima zaposleni koji prima
poštu od stranke treba joj ukazati na te nedostatke i poučiti je kako da ih otkloni, a ako je
podnesak primljen preko poštanske službe, a nema taksu, ili je nedovoljna taksa treba to
konstatovati kratkom službenom zabilješkom na podnesku, koja se upisuje pored otiska
prijemnog štambilja.
Ako službenik koji prima poštu utvrdi da
organ uprave nije nadležan za prijem akata
(podnesaka), stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati nadležnom organu uprave.
Ako stranka zahtijeva da se njen podnesak primi, zaposleni je dužan podnesak primiti, s tim
što treba
sačiniti zabilješku na već navedeni način.
