www.evropskiuniverzitetkallos-tuzla.com

KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Prof.dr. KEMAL BRKIĆ

KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Uvod

Sistem kancelarijskog poslovanja uspostavljen relevantnom uredbom i uputstvom primjenjuje
se u kantonalnim organima uprave i kantonalnim upravnim organizacijama, jedinicama
kantonalnih organa uprave koje se nalaze izvan sjedišta kantonalnog organa uprave i u
općinskim, odnosno gradskim službama za upravu.

Kancelarijsko poslovanje obuhvata

: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,

odnosno akata, zavođenje akata, združivanje akata, dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s
aktima, razvođenje predmeta i akata, rokovnik predmeta, otpremanje pošte i stavljanje predmeta
i akata u arhiv (arhiviranje) i njihovo čuvanje.

Kancelarijsko poslovanje obuhvata

i administrativnu taksu, izradu, čuvanje i upotrebu

pečata, ovjeru potpisa, prijepisa i rukopisa, a u širem smislu obuhvata cjelokupni kancelarijsko-
tehnički rad u organima i organizacijama koji sadrži poslove planiranja, organiziranja,
analiziranja, komunikacija, kao i druge mnogobrojne poslove postupanja s aktima od njihovog
nastanka ili prijema pa do otpremanja odnosno arhiviranja (formatiranje i kucanje akata,
potpisivanje, umnožavanje, ovjeravanje, birotehnička sredstva za rad).

Pravni okvir kancelarijskog poslovanja

Kancelarijsko poslovanje je detaljnije uređeno UPUTSTVOM O NAČINU VRŠENJA
UREDSKOG POSLOVANJA U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE, UREDBOM
O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU U
FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE, UREDBOM O KANCELARIJSKOM
POSLOVANJU REPUBLIČKIH ORGANA UPRAVE.

Pojedina pitanja kancelarijskog poslovanja - upotrebe pečata, izlučivanja arhivske građe,
dostavljanja akata putem pošte, vođenja posebnih evidencija u sudovima, tužilaštvima,
organima za prekršaje i sl. uređena su i posebnim zakonima i drugim propisima.

Kancelarijsko poslovanje, shodno navedenim propisima, se vodi od strane:

 ministarstava;

 drugih organa uprave;

 upravnih organizacija;

 službi organa ;

 općinskih organa;

 organa gradova,

 kao i preduzeća i ustanova i drugih pravnih lica kad vrše javna ovlašćenja.

Osnovni instituti kancelarijskog poslovanja

Otvaranje i pregledanje pošte u vezi sa licitacijom - konkursom

Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, konkursom za radove i slično, ne otvaraju se, već se
samo na koverti stavlja datum, čas i minut prijema. Ove pošiljke otvara određena komisija, ako
nije drugačije propisano. Odgovorno lice organa državne uprave dužno je da prethodno upozori
pisarnicu na pošiljke koje se očekuju i koje se ne smiju otvarati. U tom smislu značajne su
odredbe Zakona o javnim nabavkama i Pravilnika o javnoj nabavci kojim se uređuje nadležnost
Komisije za otvaranje ponuda, odnosno komisije za otvaranje koverti za prijem i otvaranje
koverti.

Postupak sa aktima koji podliježu taksiranju

Službenik koji prima akte i pošiljke neposredno, odnosno pregleda akte dužan je da vodi računa
o tome: koji akti i radnje kod organa podliježu taksiranju, kolika je visina takse propisana za
pojedine vrste akata, isprave i sl. u kojim slučajevima postoji zakonski osnov za oslobađanje od
plaćanja takse itd. U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga, kao
i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde neispravnosti u
taksiranju, lijepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba postupati po važećim propisima o
administrativnim taksama.

Ako se prilikom pregledanja pošiljke primljene preko poštanske službe utvrdi da podnesak nije
taksiran ili je nedovoljno taksiran, službenik pisarnice će obavijestiti stranku da dostavi
odgovarajuću vrijednost takse, a akt, uz kratku zabilješku pored otiska prijemnog štambilja,
dostaviće u rad. Ako je podnesak oslobođen plaćanja takse službenik pisarnice će to
konstatovati kratkom zabilješkom, uz navođenje odgovarajućeg propisa o oslobađanju.

Postupak sa neriješenim predmetima

Svi neriješeni predmeti se istekom godine dostavljaju pisarnici radi evidentiranja u narednoj
godini. Službenik je dužan da uz neriješene predmete dostavi obrazloženje o razlozima koji su
doveli da pojedini predmeti ne budu riješeni u godini u kojoj su evidentirani. Opravdanost
razloga cijeni starješina organa državne uprave. Po završetku godine, tabaci djelovodnika,
odnosno upisnika, zajedno sa popisom akata, povezuju se u jednu ili više knjiga, s tim da jedna
knjiga, po pravilu, ima do 200 tabaka.

Na prednjoj strani prve korice upisuje se krupnim slovima naziv organa državne uprave, a ako
se u organu državne uprave vodi više djelovodnika ili upisnika, upisuje se i naziv organizacione
jedinice koja vodi djelovodnik ili upisnik.

Ispod naziva upisuje se godina u kojoj je vođen djelovodnik odnosno upisnik.

Interna dostava

Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige istog dana kada su akti
evidentirani, a izuzetno početkom radnog vremena sljedećeg radnog dana. Organizaciona
jedinica ima jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga.

Prije nego se dostave u rad organizacionim jedinicama predmeti se moraju staviti u

omot spisa

Akti primljeni poslije formiranja predmeta koji se već nalazi u organizacionoj jedinici,
dostavljaju se bez omota. Ove akte u omot stavlja službenik koji obrađuje predmet, odmah po
prijemu akta.

Vraćanje riješenih predmeta pisarnici

Riješeni predmeti koje treba otpremiti, arhivirati ili ustupiti drugoj organizacionoj jedinici
vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige. Privremeno ustupanje predmeta drugoj
organizacionoj jedinici, radi davanja mišljenja, podataka i slično, vrši se neposredno.

Službenik koji obrađuje predmet dužan je, prilikom vraćanja riješenog predmeta pisarnici, da
izdvoji dio predmeta koji se otprema od dijela koji ostaje u pisarnici za arhiviranje.

Na omotu spisa predmeta koji se vraća pisarnici službenik koji je obradio predmet upisuje
potrebna uputstva koja obuhvataju način otpreme akata (avionom, preporučeno, telefaksom,
obično i sl.), stavljanje u rokovnik, arhiviranje i sl. i popunjava odgovarajuće rubrike na omotu
spisa predmeta. Prilikom prijema riješenih predmeta službenik pisarnice dužan je da provjeri
formalnu ispravnost predmeta i da na eventualne nedostatke ukaže službeniku koji je obradio
predmet, odnosno da mu predmet vrati na dopunu.

Arhiviranje i čuvanje predmeta

Registraturski materijal, kao izvor za arhivsku građu, čini sav izvorni i reprodukovani (pisani,
crtani, štampani, fotografisani, filmovani, fonografisani) ili na drugi način zabilježeni
dokumentarni materijal, koji je nastao u radu organa, organizacija, ustanova, preduzeća,
društava, građansko-pravnih lica i istaknutih naučnih, kulturnih, javnih, političkih i drugih
ličnosti, prije nego što je iz njega odabrana arhivska građa.

Arhivsku građu

čini sav izvorni i reprodukovani (pisani, crtani, štampani, fotografisani,

filmovani, fonografisani, stenografisani) ili na drugi način zabilježeni dokumentarni materijal:
knjige, kartoteke i druge evidencije trajne vrijednosti od značaja za istoriju, nauku, kulturu i
druge društvene potrebe, nastao u radu organa, organizacija, ustanova, preduzeća, društava,
građansko-pravnih lica i istaknutih naučnih, kulturnih, javnih, političkih i drugih ličnosti bez
obzira na vrijeme i mjesto nastanka. Riješeni predmeti slažu se u arhivi pisarnice i čuvaju u njoj.

Organizacione jedinice koje vode posebne djelovodnike, odnosno upisnike mogu držati riješene
predmete najduže dvije godine, poslije kog roka su dužne ove predmete, zajedno sa
odgovarajućim djelovodnicima, upisnicima i drugim pomoćnim knjigama, predati na dalje
čuvanje arhivi pisarnice organa državne uprave. Za držanje duže od dvije godine riješenih
predmeta u posebnim pisarnicama organizacionih jedinica potrebno je odobrenje starješine
organa državne uprave. Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata, riješeni
predmeti snimaju se na mikrofilmu i čuvaju dislocirano od pisarnice, u drugoj zgradi. Na
čuvanje mikrofilmova primjenjuju se propisi o čuvanju arhivske građe.

Riješeni predmeti mogu se, izuzetno, zadržati u organu državne uprave izvan arhive pisarnice
na osnovu reversa, ali najduže do isteka naredne godine. Po isteku roka naredne godine, mogu

organizacijama. Bitni elementi podneska su: - naziv upravnog organa ili organizacije kojoj se
upuduje, - predmet na koji se podnesak odnosi, - ime i prezime, odnosno naziv, te adresa
podnosioca i - ime, prezime i adresa punomodnika ili zastupnika, ako ga ima.

Kako organizirati kancelarijsko poslovanje u općini u kojoj nije uspostavljena pisarnica?

Organizacija kancelarijskog poslovanja u svakom organu uprave ili službi uprave je vrlo
značajna   aktivnost   od   čijeg   pravilnog   uspostavljanja   zavisi   efikasnost   kancelarijskog
poslovanja i upravnog rada u cjelini. Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti općine vrši se u
pisarnici kao organizacionoj jedinici ili radnom mjestu uprave. U općini se pisarnica organizira
za sve ili pojedine općinske službe za upravu. Nezavisno od veličine općine i obima poslova u
oblasti   kancelarijskog   poslovanja,   organizira   se   pisarnica,   koja   se   može   formirati   kao
organizaciona jedinica u sastavu općinske službe za opću upravu ili kao posebno radno mjesto.
Odluku o organiziranju zajedničke pisarnice donosi općinski načelnik na osnovu člana 9. stav 2.
Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u FBiH. Ovom odlukom
određuje   se   koje   službe   za   upravu   organiziraju   kancelarijsko   poslovanje   preko   vlastite
pisarnice, kao i odnosi zajedničke pisarnice i organizacionih dijelova ili radnih mjesta koja vode
kancelarijsko   poslovanje   putem   vlastite   pisarnice   ili   pomoću   popisa   akata   ili   skraćenog
djelovodnika.

Koji je optimalan broj zaposlenih u zajedničkoj pisarnici?

Organizaciju općinske službe za upravu uspostavlja odlukom općinsko vijeće, na prijedlog
općinskog načelnika, a pravilnik o organizaciji općinske službe za upravu, kojim se utvrđuju
radna mjesta, broj izvršilaca, uvjeti za raspoređivanje zaposlenih na utvrđena radna mjesta i
druga pitanja od značaja za organizaciju i rad općinske službe za upravu, donosi općinski
načelnik u skladu s odlukom o organizaciji općinske službe za upravu. Broj radnih mjesta i broj
izvršilaca na sistematiziranim radnim mjestima utvrđuje se na osnovu realnih potreba općinske
službe za upravu, obima poslova, mogućnosti korištenja savremenih informacionih tehnologija
i drugih faktora od značaja za organizaciju i funkcioniranje općinske službe za upravu. U
pogledu broja zaposlenih u zajedničkoj pisarnici, u zavisnosti od broja podnesenih podnesaka u
prethodnom periodu i drugih aktivnosti iz oblasti kancelarijskog poslovanja, taj broj može biti
jedan zaposlen na jednom radnom mjestu (u manjim općiniama) do potrebnog broja radnih
mjesta i broja zaposlenih na tim radnim mjestima, koji varira od općine do općine. U
utvrđivanju broja zaposlenih i organizacije zajedničke pisarnice bitno je da se ova aktivnost
zasniva na realnim podacima o obimu kancelarijskog poslovanja i da se ima u vidu postizanje
efikasnosti, tačnosti, racionalnosti, ekonomičnosti i drugih principa savremenog kancelarijskog
poslovanja. Analitička procjena radnih mjesta organa uprave i službi za upravu najefikasnija je
metodologija za utvrđivanje potrebnog broja izvršilaca na sistematiziranim radnim mjestima u
općinskim službama za upravu. U pogledu utvrđivanja organizacije centralne pisarnice treba
posebno imati u vidu da se zakonskim propisima ne može jedinici lokalne samouprave
određivati organizacija i funkcioniranje njenih organa (zahtjev iz Evropske povelje o lokalnoj
samoupravi), pa time i određivati organizacija i rad zajedničke pisarnice, odnosno organizacija i
provođenje kancelarijskog poslovanja.