1. Uvod u kanc. Poslovanje
Kanc. Posovanje je najvažnija sporedna djelatnost državnih organa, javnih službi i dr. organizacija koje
primjenjuju uredbu o kanc. Poslovanju republ. Organa uprave. Kanc. Poslovanje podrazumjeva rad koji se
obavlja u organima i organizacijmama sa ciljem da se registruje i prati tok radnog procesa te obezbjeđuje
obavljanje osnovnih funkcija organa, odnosno organizacija. Ono obezbjeđuje da se poslovi na vrijeme otpočnu,
pravilno razumiju, planiraju i na kraju za vrijeme završe. Može se posmatrati u užem i širem smislu.
U širem obuhvata:
tehnički rad u organima i organizacijama koje sadrži poslove planiranja, organizovanja,
analiziranja, komunikacija kao i dr. poslove postupanja sa aktima od njihovog nastanka ili prijema pa do
otpremanja, odnosno ahiviranja.
U užem smislu:
obuhvata rad koji se odnosi na primanje, otvaranje,
pregeldanje i raspoređivanje akata, zavođenje akata, zaduživanje akata, dostavljanje akata u rad, rad sa aktima,
razvođenje akata, rokovnik predmata, otpremanje akata, arhiviranje akata i njihovo čuvanje.
2. Osnovni pojmovi u sistemu kanc. Poslovanja
U kanc. Posovanju najčešće se koriste sledeći pojmovi: akt, podnesak, pošta, prilog, predmet, dosije, fascikl, omot,
arhivski depo, registraturski materijal, arhivska građa, pisarnica, arhiva, klasifikacioni znak, djelovodni broj i
arhiv.
3. Akt
Akt
je osnovni pojam u kancelariskom poslovanju, njime se djelatnost organa i organizacije pokre’e i na njemu
zasniva.
Akt (spis) je
u širem smislu svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka
službena radnja.U užem smislu akt je podnesak,službeni dopis, rješenje.
Podjela akata:
1. primljeni i vlastiti
Primljeni akti su akti primljeni od drugih pravnih i fizičkih lica a vlastiti su oni kojima organ ili organizacija po
sopstvenoj inicijativi po prvi put pokreću službenu djelatnost.
2. u odnosu na redosljed rješavanja dijele se na hitne i redovne
Hitni su vezani za rok,određeni propisom ili ga je kao takvog označilo službeno lice.Ostali su redovni.
3. u odnosu na pristupačnost sadržaja akta dijele se na obične,povjerljive i strogo povjerljive
Obični su akti čiji sadržaj mogu znati svi zaposleni u organu ili organizacije.Povjerljivi su oni čiji sadržaj mogu
znati starješina organa i određeni broj zaposlenih.Sadržaj moraju čuvati kao službenu tajnu.Strogo pov. akti su
oni čiiji sadržaj može znati samo starješina organa i sl. lica koja on ovlasti.
4. Podnesak
Podnesak je svaki pisani sastav kojim se pokreće,dopunjava ili okončava neka službena radnja organa ili
organizacije. Pod podnescima podrazumjevamo zahtjeve, prijedloge, molbe, žalbe, prigovore,prijave i dr.
Saopštenja kojima se fizička ili pravna lica obraćaju organima ili organizacijama.
Elementi podneska:
-
naziv organa ili organizacije kojoj se podnesak upućuje
-
predmet na koji se podnesak odnosi
-
ime i prezime tj. naziv podnosioca i adresa
-
ime i prezime punomoćnika ili zastupnika
5. Pošta
Pojam pošta podrazumjeva sve akte, otvorene ili zatvorene omote, pakete, telegram, telekse, štampu i drugo što
je predmet prijema ili otpreme protokola.
6. Prilog
Prilog je pisani sastav ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja
njegovog sadržaja.
7. Predmet
Predmet u kancelariskom poslovanju je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje i čine posebnu
cjelinu.
8. Dosije
Je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu stranku, a kao cjelina se čuvaju na jednom
mjestu.
Dosije o materiji podrazumjeva predmete svih fizičkih ili pravnih lica koja se obraćaju organu ili organizaciji u
vezi sa određenim pitanjem.
1
Dosije o licu podrazumjeva sve predmete koji se odnose na isto lice, bez obzira što se u tim predmetima
raspravlja o različitim pitanjima.
9. Fascikl
Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i sl. u kojem je složeno više dosijea ili predmeta, a koji se nakon završene
obrade čuvaju sređeni u tim fasciklima. Na fasciklima se obavezno navode osnovni podatci o sadržaju premeta.
10. Omot
Omot je zaštitna košuljica predmeta. Osnovna namjena omota je da se predmeti i akti nalaze na jednom mjestu i
da se zaštite od oštećenja.
11. Arhivski depo
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuva registraturski materijal i arhivska građa, a koja mora ispunjavati
uslove propisane propisima o arhivskoj djelatnosti.
12. Registraturski material
Registraturski materijal čine akti i predmeti, fotografski i fonografski snimci ili na drugi način sačinjeni zapisi i
dokumenti kao i knjige i kartoteke o evidenciji akata i predmeta nastalih u radu organa odnosno organizacija,
sve dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok se iz njega ne odabere arhivska građa.
13. Arhivska građa
Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal ili na dr. način zabilježeni
dokumentarni materijal od trajne vrijednosti i značaja za nauku i kulturu uopšte, a koji je nastao u radu organa i
organizacije.
14. Pisarnica
Pisarnica je radno mjesto ili organizovana jedinica gdje se vodi registar i obavljaju kancelarijski poslovi:
primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, zavođenje akata, zaduživanje akata, dostavljanje akata
u rad, rad sa aktima, razvođenje akata, vođenje rokovnika predmeta, otpremanje pošte, arhiviranje akata i
njihovo čuvanje.
Kancelarijsko poslovanje se organizuje i vrši u pisarnici organa ili organizacije ili putem zajedničke pisarnice za
sve organe RS koja je organizovana pri Ministarstvu uprave i lokalne samouprave. U opštimnama se organizuje
zajednička pisarnica za sve opštinske organe pri administrativnoj službi za opšte poslove.
O obrazovanju zajedničke pisarnice za republičke organe odluku donosi Vlada RS, a za zajedničku opštinsku,
odnosno gradsku pisarnicu, načelnik opštine odnosno gradonačelnik.
15. Arhiva
Arhiva je dio pisarnice u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i ost. registraturski materijal do predaje nadležnom
arhivu ili do njegovog uništenja.
16. Kalsifikaciiioni znak
Klasifiiikacioni znak je numeričkkka, alfabetska ili numeričko alfabetska oznaka akta koja ga označava po
sardžaju, mjestu i vremenu nastanka i obliku. Akti se razvrstavaju na klasifikacione oznake prema sadržaju
materije koja se u njemu obrađuje.Ako određeni akt sadrži materije iz više klasifiakcionih znakova, razvrstava se
po pravilu u onaj klasifikacioni znak na čiji sadržaj se odnosi veći dio materije.U okviru istog klasifikacionog
znaka organ odnosno organizacija može odrediti podgrupe za iste ili slične akte koji čine posebnu cjelinu.
Podgrupe akata samostalno određuje rješenjem starješina organa odnosno organizacije. Numerički znak
podgrupe upisuj se u rubriku predviđenu za numerički klasifikacioni znak u osnovne evidencije predmeta,
odnosno akata.
17. Djelovodni broj
Djelovodni broj je numerička oznaka koja označava broj i godinu nastanka akta.
2
Engleski sistem dosijea karakteriše specifičan sistem označavanja dosijea i odlaganja akata te odsustvo
djelovodnika.Serije dosijea se obilježavaju alfabetskim registrom sa nazivom i brojevima serija.Oznaka dosijea
sadrži slovne oznake odjeljenja,broj serije iz alfabetskog registra i broj dosijea koji obavezno počinje
nulom.Dosijei se formiraju tako što se akti odlažu prema sadržaju.Odlaganje se može vršiti i po imenu stranke a
po strogom abecednom redu.Prijem pošte se vrši na način da kurir vrši internu dostavu svakih sat dva bez
komunikacije sa službenikom.Primljena pošta se odlaže u jednu a za otpremu u drugu kutiju.
Američki sistem evidencionih listića karakteriše odsustvo knjiga evidencije.Za primljene akte se ispisuju tri
listića.Prvi prati dopis,drugi se odlaže u dosije gdje ostaje do odlaganja spisa a treći zadržava evidentičar.Prvi
listić zadržava šef,listić omogućava uvid u stanje predmet i šef ga uništava kada potpiše da je predmet
riješen.Kada se odloži primljeni dopis i kopije riješenog akta u dosije uništavaju se i drugi i treći listić.
21. Propisi o kancelarijskom poslovanju
Kancelarijsko poslovanje uređuju tri vrste propisa:
-
nearhivski
-
arhivski
-
međunarodni propisi
Nearhivskim propisima
uređeno je postupanje sa aktima od strane njihovog stvaraoca. Oni imaju instruktivni
karakter,(instrukcije, rokovi čuvanja registraturskog materijala, vrste i način vođenja evidencije, subjekti koji su
obavezni da čuvaju određene dokumente i sl.)
Najznačajniji nearhivski propisi RS:
1.
Zakon o administrativnoj službi u upravi RS
(pojam i sadržaj kanc. poslovanja u RS, ovlaštenje Vladi
RS da posebnim propisom uredi kanc. poslovanje)
2.
Zakon o opštem upravnom postupku
(dostavljanje akata,razgledanje pošte, kopiranje pošte,davanje
pošte na revers)
3.
Zakon o pečatima
(izrada,čuvanje,upotreba i sl.)
4. Zakon o ovjeravanju potpisa,rukopisa i prepisa
5. Zakon o administrativnim taksama i naknadama
6. Uredba o kancelarijskom poslovanju republičkih organa i uprave
7. Uputstvo o sprovođenju kanc. poslovanja republičkih organa uprave
Najznačajniji propisi na nivou BiH:
1. Zakon o upravi
2. Odluka o kanc. poslovanju ministarstava,službi,institucija i drugih tijela Savjeta ministara BiH
3. Uputstvo o načinu vršenja kanc. poslovanja ministarstava,službi,institucija i drugih tijela Savjeta
ministara BiH
Arhivskim propisima
uređen je postupak sa aktima od trenutka njihove predaje nadležnom arhivu na čuvanje.
Najznačajniji arhivski propisi u RS:
1.
Zakon o kulturnim dobrima
2.
Zakon o arhivskoj djelatnosti
3.
Propisi doneseni na osnovu zakona o arhivskoj djelatnosti
4.
Propisi koje na osnovu zakona i provedbenih propisa donosi Arhiv RS
Međunarodnim propisima
u ovoj oblasti uređena je zaštita arhivske građe kao dijela kulturne baštine.
Najznačajniji su:
1.
Konvencija o zaštit kulturnih dobara u slučaju oružanih sukoba (Hag 1954,potpisnik FNRJ)
2.
Konvencija UNIDROIT (Rim 1995,BiH nije potpisnik)
3.
Međunarodno običajno pravo u ovoj oblasti koje se primjenjuje u slučaju raspada državnih zajednica
22. Organizacija prijema i raspoređivanja pošte
Pošta podrazumijeva sve akte,otvorene ili zatvorene omote,pakete,telegrame,telekse, štampu i drugo što je
predmet prijema ili otpreme protokola.
23. Primanje pošte
Obuhvata prijem akata i drugih poštanskih pošiljki kod organa i organizacija.Prima se u centralnoj pisarnici u
toku radnog vremena a prima je ovl. službenik pisarnice.Pošta se prima neposredno od stranke,putem
dostavljača ili putem poštanske službe.
Primanje pošte neposredno od stranke
Službenik pisarnice je dužan primiti svu poštu.Posebnu pažnju je dužan obratiti na ispravnost pošte.Ako pošta
ima formalnih nedostataka koji onemogućavaju postupak (potpis,pečat i sl.) službenik će ukazati na nedostatke i
uputiti na način otklanjanja.Ako stranka i pored upozorenja insistira da se akt primi službenik je dužan primiti
4
akt i na podnesku napisati službenu zabilješku o datom upozorenju.Isti postupak je i u slučaju nenadležnosti i
saopštenja na zapisnik.
Primanje pošte putem dostavljača
Prijem pošte putem dostavljača od drugog organa ili organizacije se potvrđuje potpisom i upisivanjem datuma i
vremena prijema u dostavnoj knjizi,povratnici ili kopiji akta čiji se original prima. Podatak se upisuje i na
primljenom aku, odnosno na koverti ako službenik koji prima poštu nema ovlaštenje za njeno otvaranje.
Primanje pošte putem poštanske službe
Obavlja se u skladu sa propisima koji uređuju rad PTT.Ako je oštećena preporučena ili vrijednosna pošiljka
službenik je dužan zatražiti od ovlaštenog radnika pošte komisijsko utvrđivanje sadržaja pa tek onda preuzima
pošiljku sa komisijskim zapisnikom.Pošiljke u vezi sa tenderom,konkursom i sl. službenik upisuje datum i
vrijeme prijema i neotvorenu prosleđuje komisiji ili ovlaštenom službeniku.Ako je uz akt ili kovertu priložena i
dostavnica službenik je obavezan upisati datum,potpisati i staviti otisak pečata i dostavnicu vratiti službeniku
pošte.
Potvrda o prijemu akta
Izdaje se na zahtjev stranke koja neposredno predaje akt a obavezno se izdaje ako se radi o podnesku po kome se
rješava u upravnom postupku ili se dostavlja upravni akt.
24. Postupak sa aktima koji podliježu obaveznom taksiranju
Službenik je obavezan da vodi računa koji akti i isprave podliježu obaveznom taksiranju, visini takse,zakonskom
osnovu za oslobađanje plaćanja takse.Službenik upozorava stranku ukoliko utvrdi da nije ili je nedovoljno
taksirana i upućuje je kako će otkloniti nedostatak.Netaksiran ili nedovoljno taksiran akt primljen putem
poštanske službe službenik će zabilješkom konstatovati i upisati pored prijemnog štambilja.
25. Otvaranje i pregledanje pošte
Neotvorenu poštu otvara starješina organa ili službenik koga on ovlasti.
Posebne kategorije pošte otvara:
1.
posebno imenovana komisija u vezi sa konkursima,tenderima,licitacijama i sl.
2.
dežurni službenik u organima i organizacijama gdje postoji služba dežurstva ako je ovlašten od
starješine organa
3.
ako je pošta primljena na ime službenika otvara je taj službenik a ako je pošta službeni akt službenik
odmah a najkasnije u roku od 24 h pošiljku vraća pisarnici radi evidentiranja
4.
ako pošta sadrži račune i dr. finansijska akta i dokumenta otvara službenik za materijalno-finansijsko
poslovanje u organu
5.
poštu sa određenim stepenom povjerljivosti otvara rukovodilac organa ili posebno ovlašteni službenik
Pri otvaranju pošte posebno se pazi da se ne oštete pečati i druge oznake kao i sadržaj pošiljke.Ako se posumnja
na neovlašteno otvaranje sa još dva službenika se sačinjava zapisnik i po mogućnosti obavještava
pošiljalac.Koverta se obavezno prilaže uz akt zbog eventualnih rokova,mjesta slanja i imena pošiljaoca.
26. Razvrstavanje i raspoređivanje pošte
Posebno se izdvajaju upravni a posebno akti poslovanja i druga službena dokumenta o kojima se odlučuje u
upravnom postupku.Raspoređivanje tj. signiranje pošte vrši rukovodilac organa ili ovlašteni službenik za
pregledanje i otvaranje pošte.Signira se na prvoj stranici u donjem desnom uglu sa oznakom onoga kome će se
dostaviti akt.
27. Zavođenje akata
Raspoređeni akti se zavode u odgovarajuće evidencije istog dana kada su primljeni.Hitni akti (telegrami,akti sa
rokovima i sl.) zavode se prije ostalih akata i odmah dostavljaju u rad.Ako se iz opravdanih razloga ne mogu
zavesti u evidenciju istog dana kada su primljeni zavešće se prvog narednog radnog dana prije nove pošte pod
datumom kada su primljena.Ne zavode se pošiljke koje nisu službena pošta i akti o kojima se vodi posebna
evidencija (računi,pozivi za sjednicu na ime i sl.)
28. Prijemni štambilj
5
Nakon zavođenja akta ovlašteni službenik ga ulaže u omot za predmete i akte kao i priloge uz akt.Na prvoj
unutrašnjoj strani omota za predmete i akte upisuje se prema hronološkom redu:akti,sl. zabilješke,žalbe i drugi
podnesci stranaka,dostavnice i svi ostali pisani materijali koji čine sadržaj predmeta tj. akta.Omot je zaštitan
košuljica predmeta.Namjena je zaštita od oštećenja i držanje predmeta i akata na jednom mjestu.
Prema vrstama akata i predmeta omoti mogu biti označeni različitim bojama uz lijevu ivicu i to:
1.
predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik predmeta i akata-omot bijele boje
2.
prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se postupak pokreće na zahtjev stranke-omot
svijetlozelen
3.
prvostepeni predmeti upravnog postupka po kojima se upravni postupak pokreće po sl. dužnosti-omot
svijetložut
4.
drugostepeni predmeti upravnog postupka- omot svijetlocrvene boje
Na omotu se ne ispisuju nikakve zabilješke,služi samo za čuvanje akata na jednom mjestu i od oštećenja.
33. Postupak u rješavanju predmeta i akata
Pod postupkom rješavanja predmeta i akata se podrazumjeva : prikupljanje podataka, obavještenje stranaka,
sastavni dijelovi službenog akta, forma – oblik službenog akta, sastavni dijelovi rješenja, vraćanje riješenih
predmeta odnosno akata pisarnici.
34. Prikupljanje podataka
Službenik ovlašten za rješavanje nekog predmeta ili akta prvo se upozna sa sadržajem predmeta te po potrebi
prikupi određene odlučne podatke ili dokaze. Ovo je potrebno pribaviti u što kraćem roku i da se izbjegnu radnje
koje nisu neophodne. Podatke je potrebno prikupljati i istovremeno i uporedo. O podatcima koji su prikupljeni
stavlja se službena zabilješka u omot predmeta, a mora da sadrži ime, prezime i funkciju službenika od kog
podatci potiču, opis podataka, datum službene zabilješke i potpis službenika koji ju je sastavio.
35. Obavještenje stranaka
Ako iz opravdanih razloga ne može se donijeti i dostaviti upravni akt u roku utvrđenom Zakonom o opštem
upravnom postupku, službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta je obavezan neodložno obavjestiti
stranku u pismenom obliku sa isticanjem razloga za takvo postupanje i davanjem pravne pouke. Najčešći razlozi
koji su opravdani za nerješavanje u roku su nedostatak odlučnih dokaza ili je primljeni zahtjev nepotpun. U
obavještenju o pomjeranju roka za rješavanje zahtjeva stranci se može saopštiti rok u kome je dužan dosaviti
dokaze ili podatke koji nedostaju.
36. Sastavni dijelovi službenog akta
Službeni akt je pisano saopštenje kojim organ ili organizacija vrše službenu prepisku sa drugim organima tj.
organizacijama,fizičkim i pravnim licima.Koristi se za saopštavanje ili traženje podataka,činjenica i okolnosti ili
za davanje mišljenja,podataka,savjeta i njime se izvršavaju razni pripremni,izvršni i drugi poslovi.
Dijelovi sl. akta su:
-
zaglavlje
-
naziv i adresa primaoca
-
oznaka predmeta-kratak sadržaj
-
sadržaj teksta
-
naziv funkcije i potpis ovl. lica
-
otisak pečata
U gornji lijevi ugao se stavlja zaglavlje,podaci se pišu jedan ispod drugog i sadrži :
-
za republičke organe i upravne organizacije Republika Srpska
-
pun naziv organa ili organizacije
-
broj akta
-
datum donošenja akta
-
sjedište organa ili organizacije
Akti za inostranstvo prije Republika Srpska trebalo bi da sadrže Bosna i Hercegovina.
Adresa primaoca sadrži pun naziv pravnog lica ili ime i prezime fizičkog lica,mjesto prebivališta ili boravka
fizičkog lica tj. sjedište pravnog lica,ulicu i broj.
Oznaka predmeta sadrži kratak sadržaj pitanja ili materije na koju se predmet odnosi i on je kratak i jasan.Piše
se sa lijeve strane ispod adrese primaoca.Osnovna pravila su:
-
za predmete koji se ne odnose na fizička i pravna lica (stvarne predmete) navodi se samo kratak
sadržaj stvari o kojoj se u aktu raspravlja
7
