www.puskice.org
www.puskice.org
KVALITET DOKUMETACIJE – STRUKTURA I SVOJSTVA
1.
UVOD
Savremeno poslovanje zasniva se na vrlo intenzivnoj komunikaciji, koja produkuje veliku količinu
informacija. Papirni dokumenti, kao klasični nosioci informacija, umnožavaju se geometrijskom
progresijom i sve je im je teži naknadni pristup. Postoji dosta problema vezanih za papirnu dokumentaciju,
uključujući i njeno održavanje. Uvek se nameće pitanje: imaju li svi poslednju verziju dokumenta? Kako
obezbediti bar približnu jednovremenost u distribuciji dokumenata svim akterima?
Da bi se olakšalo upravljanje i administracija enormno naraslog broja dokumenata, najpre su razvijeni
Office Automation Systems (OAS), a zatim i Document Management Systems (DMS). Kombinacija ova
dva sistema, sa manje ili više uspeha, omogućava organizacijama da se nose sa problemom
dokumentacije. Novi korak na savladavanju ovih problema su baze podataka zasnovane na dokumentima.
Koncept kojem su one okosnica je Electronic Document Management (EDM).
2.
OBLICI I ŽIVOTI CIKLUS DOKUMETA
Decenijama je dokument, osnovna jedinica obrade u administrativnom poslovanju, bio sinonim za papir,
kao nosioca određenih sadržaja sa semantičkom vrednošću. Dokument, kao specifična vrsta proizvoda,
poseduje određena svojstva kvaliteta: funkcionalnost, bezbednost, izgled, ekološka podobnost, i ima svoj
životni ciklus. Njegova karakteristika je i produženi životni ciklus – posle arhiviranja. I u produženom
životnom ciklusu, dokumenat mora da zadrži svoja svojstva kvaliteta.
Tip dokumenta određuje njegov logički sadržaj i strukturu, tako da razlikujemo
strukturirane i
nestrukturirane dokumente.
Strukturiran dokumenat je lako upravljiv, u obradi se može pristupiti i pojedinim njegovim delovima.
Nestrukturiranom dokumentu se može pristupiti samo kao celini. Za njegov opis, najčešće se koristi
sekundarni dokumenat, koji je strukturiran.
Razvoj računarskih mreža zasnovan na relativno jeftinim resursima, uveo je poslednjih godina nov oblik
dokumenta -
elektronski dokument
, koji predstavlja virtuelnog nosioca informacija, i koji, može i ne
mora, da ikada u svom životnom ciklusu poprimi papirni oblik. Kao prelazna forma od papirnog ka
elektronskom dokumentu, ali i kao nezavisan oblik, postoji
elektronski kreiran dokument
, koji, posle
odobrenja, biva obavezno i publikovan - u tzv. hard kopiji, na papiru.
Bez obzira na tip i oblik, u životnom ciklusu dokumenta jasno se razlikuju sledeće faze:
kreiranje,
pregled,
prerada,
odobrenje,
publikovanje,
distribucija,
arhiviranje.
www.puskice.org
www.puskice.org
kreiranje
pregled
prerada
odobrenje
publikovanje
distribucija
arhiviranje originala
kod primaoca
arhiviranje kopije
kod pošiljaoca
Slika 1. - Životni ciklus papirnog dokumenta
pregled
prerada
odobrenje
publikovanje
diseminacija
arhiviranje
kod primaoca
arhiviranje
kod autora
korišćenje
Slika 2.- Životni ciklus elektronski kreiranog dokumenta
kreiranje
pregled
prerada
odobrenje
diseminacija
arhiviranje
kod autora
korišćenje
arhiviranje
kod primaoca
Slika 3.- Životni ciklus elektronskog dokumenta
Različiti oblici dokumenta (papirni, elektronski kreiran i elektronski dokumet) u svojim životnim
ciklusima imaju sve faze, kako je prikazano na slikama 1 do 3.
U mnogim organizacijama, danas se sreću dokumenti u svim oblicima, pa i kao multimedijalni objekti, sa
hiperlinkovima.
Bitna karakteristika svakog oblika dokumenta je da on ima i
produženi životni ciklus.
Naime, postoji
realna potreba da se nekim dokumentima, malom frekvencijom, pristupa i duže vreme nakon njihovog
arhiviranja.
Slike 4 i 5 prikazuju produženi životni ciklus različitih oblika dokumenata.
