Univerzitet u Novom Sadu
FAKULTET TEHNIČKIH NAUKA
Departman za industrijsko inženjerstvo i menadžment
Predavanja iz predmeta:
MENADŽMENT PROJEKATA
(Radni materijal)
Pripremili:
D
r NIKOLA RADAKOVIĆ
, vanr. prof.
Dr SLOBODAN MORAČA,
docent
Novi Sad, 2012. godine
SADRŽAJ
1. UVOD. DEFINISANJE OSNOVNIH POJMOVA ........................................
1
1.1 Uvod ....................................................................................................
1
1.2 Projekti nasuprot operativnim procesima .......................................
2
1.3 Definisanje projekta i ostalih pojmova .............................................
6
1.4 Karakteristike projekta ......................................................................
9
1.5 Vrste projekata ...................................................................................
11
2. OSNOVE UPRAVLJANJA PROJEKTIMA ................................................
13
2.1 Šta je upravljanje projektom .............................................................
13
2.2 Faze upravljanja projektima ..............................................................
15
2.3 Potrebna znanja i veštine za upravljanje projektima ......................
16
2.4 Životni ciklus projekta .......................................................................
19
2.5 Uloge na projektu ...............................................................................
21
2.6 Organizaciona struktura upravljanja projektima .............................
25
2.7 Timski rad ...........................................................................................
29
3. INICIRANJE PROJEKTA ..........................................................................
41
3.1 Osnovni procesi u iniciranju projekta ..............................................
41
3.2 Izbor i definisanje ideje projekta .......................................................
42
3.3 Analiza izvodljivosti projekta ............................................................
44
3.4 Izrada koncepta projekta ...................................................................
48
3.5 Definisanje projektnog dokumenta ..................................................
50
4. PLANIRANJE PROJEKTA ........................................................................
52
4.1 Osnovni procesi u planiranju projekta .............................................
52
4.2 Planiranje obima projekta (poslova na projektu) ............................
54
4.3 Planiranje izvršilaca ...........................................................................
59
4.4 Terminiranje projekta .........................................................................
63
4.5 Planiranje troškova projekta .............................................................
73
4.6 Planiranje rizika projekta ...................................................................
77
5. IZVRŠENJE PROJEKTA ...........................................................................
87
5.1 Operativno upravljanje izvršenjem ...................................................
88
5.2 Administriranje projekta ....................................................................
90
6. KONTROLISANJE PROJEKTA ................................................................
92
6.1 Pojam i predmet kontrolisanja ..........................................................
92
6.2 Prikupljanje informacija .....................................................................
96
6.3 Analiza informacija ............................................................................
99
6.4
Sprovođenje korektivnih mera ......................................................
....
105
Menadžment projekata
1
1
1
U
U
V
V
O
O
D
D
.
.
D
D
E
E
F
F
I
I
N
N
I
I
S
S
A
A
N
N
J
J
E
E
O
O
S
S
N
N
O
O
V
V
N
N
I
I
H
H
P
P
O
O
J
J
M
M
O
O
V
V
A
A
1.1 UVOD
P
oslednjih nekoliko decenija u razvijenim privredama uočava se značajni rast broja
projekata, kao sredstva za ostvarivanje poslovnih ciljeva.
Kao posledica toga, povećao se i značaj efektivnog i efikasnog upravljanja
projektima, kako bi se oni uspešno realizovali.
Potreba za projektima, kao procesima koji se bitno razlikuju od svakodnevnih
(rutinskih, operativnih) procesa, nastala je prvenstveno zbog sve bržih promena
koje se dešavaju u svetskoj privredi i na svetskom tržištu.
Bilo koje preduzeće može da ops
tane i da se razvija samo ako se uspešno
suočava sa promenama. Da bi preduz
e
će opstalo, mora da nađe odgovore na
promenljivo tržišno okruženje, a da bi se razvijalo, treba da inicira promene, kako
proaktivno, tako i reaktivno.
Projekti su sredstvo za odgovore na spoljne promene i za ostvarenje sopstvenih
razvojnih ciljeva.
Očekivanja od projekata biće sve veća, pošto se tržište sve brže
menja i postaje zahtevnije.
Promene na tržištu su danas sve intenzivnije.
Životni ciklus proizvoda je sve kraći.
Promene se mere
u mesecima ili čak
nedeljama pre nego u godinama, pa
preduzeća ne mogu sebi da dozvole postepeno prilagođavanje. Značaj projekata
raste sa ubrzavanjem promena na tržištu i skraćivanjem životnog ciklusa proizvoda.
Očekivanja od projekata biće sve veća, pošto se tržište sve brže menja i postaje
zahtevnije.
Jedna od uloga projekata je i da zameni stare neefikasne metode onima koje su
bolje prilagođene savremenim tržišnim uslovima. Vremenom, niz projekata u
potpunosti obnavlja i menja grupu procesa koji su se primenjivali u svakodnevnim
aktivnostima preduzeća. Projekti koji predugo traju donose preduzeću zastarele
proizvode i male mogućnosti
, a projekti koji daju proizvode niskog kvaliteta
prouzrokuju slabiju prodaju.
Menadžment projekata
2
U svetu se neprekidno menjaju regulative koje se odnose na kvalitet proizvoda,
zahteve u pogledu ekologije, zdravstvene bezbednosti. Uvek je to nešto novo i
preduzeće je prinuđeno da se tome prilagodi, a najčešće to radi kroz projekte.
Razvoj novih proizvodnih i informacionih tehnologija i novih materijala je sve brži i
preduzeće, zbog sopstvenog opstanka i razvoja, mora da ih uvodi, a najčešće to
radi kroz projekte.
Projekti su ključni za budućnost jednog preduzeća. Imperativ je odrediti, odabrati i
na najefikasniji način realizovati prave p
rojekte.
Očekivanja od projekata stalno se povećavaju pošto shvatamo da jedino uspešni
projekti daju dobre efekte. U velikom broju preduzeća gotovo trećina projekata se
prekida pre nego što daju rezultate, a veliki broj se nastavlja u nedogled bez ikakvih
rezultata. Na tim projektima se troše novac i resursi koji su mogli da se iskoriste za
nešto drugo. Budućnost preduzeća zavisi od onog procenta projekata u kojima su
ispoštovani rokovi i čiji su rezultati kvalitetni. Najčešći uzrok neuspešnosti projekata
je loše upravljanje njima. Mnoge kompanije su shvatile da uspešno upravljanje
projektima može da bude moćno oružje u odnosu na konkurenciju.
Projekti su ključni za budućnost jednog preduzeća. Imperativ je odrediti, odabrati i
na najefikasniji način realizov
ati prave projekte.
Menadžeri projekata su najvažniji deo ovog procesa. Preduzeće od njih zavisi u
svim fazama projekta -
od određivanja šta će njima biti urađeno, preko odabira i
ostvarivanja projekata koji će da donesu najveće koristi preduzeću i do
gara
ntovanja da će stečena iskustva biti prihvaćena. Od menadžera projekata
zavisi da li će promena koju donosi projekat da postane korisno oružje.
1.2 PROJEKTI NASUPROT OPERATIVNIM PROCESIMA
Svako predu
zeće, u vršenju svoje osnovne delatnosti
- proizvodnje i prodaje
proizvoda ili pružanja usluga, obavlja niz procesa koji su u
određenim periodima
postojanja preduzeća
svakodnevno ili skoro svakodnevno ponavljaju i to na manje
ili više
utvrđen
- standardan
način
.
Ovakve procese ćemo nazvati
operativnim
procesima
. Neki od ovih procesa su, na primer: nabavka ulaznih materijala,
prodaja, proizvodnja pojedinih proizvoda ili pružanje pojedinih usluga, skladištenje,
kontrolisanje i ispitivanje, održavanje infrastrukture
, vođenje knjigovodstva. Svi ovi
procesi su neophod
ni za poslovanje preduzeća
. Osnovne karakteristike ovih
procesa je da su oni ponavljajući i obavljaju se na poznat
- standardan
način, od
strane obučenih ljudi.
Međutim, ni jedno preduzeće ne može da opstane na tržištu ukoliko se zadrži na
istom nivou obavljanja procesa - uvek na unap
red definisan standardni način.
Promene koje se dešavaju u okolini (novi zahtevi korisnika, promenjeni uslovi
poslovanja,
jačanje konkurencije,
pojava novih tehnologija itd.), zahtevaju nova
rešenja tj. novine i na proizvodima ili uslugama i u procesima realizacije proizvoda
ili usluga.
Nova rešenja traže sprovođenje aktivnosti koje se razlikuju od aktivnosti
koje se sprovode u standardnim tj.
ponavljajućim procesima. Skup aktivnosti
u
čijem rezultatu se dobija neka novina u preduzeću
može se smatrati
projektom
.
Menadžment projekata
4
Slika 1.2
Procesi u preduzeću
Kontinuirani procesi
se javljaju u
preduzeć
ima koja imaju stabilan program
proizvodnje ili pružanja usluga u dužem vremenskom periodu. Procesi u tim
preduzećima su u tolikoj meri ponavljajući da postaju rutinski ili a
utomatizovani i
izvode se na kontinuiran način
- sa potpuno definisanim redosledom aktivnosti. U
ovakve procese spadaju, na primer, prerada nafte ili proizvodnja šećera, kod kojih
postrojenja rade neprekidno, i danju i noću.
Promene koje se mogu očekivati
u
ovakvim procesima su minimalne, nepoznanice koje prate procese su minimalne, a
i rizici izvršenja procesa su minimalni. Procedure obavljanja ovakvih procesa su
krute i stabilne u dugim vremenskim periodima. Projekti,
čiji su rezul
tati novi
procesi, obavljaju su
u ovakvim preduzećima retko, ali su obično veoma veliki po
obimu i visini finansijskih sredstava.
Ponavljajući procesi
se javljaju u
preduzeć
ima koja imaju širi, ali ipak stabilan
program proizvodnje ili pružanja usluga. U tim
preduzećima su procesi ponavljajući,
ali sa ipak malim promenama, u slučaju određenih odstupanja od unapred
definisanih uslova pod kojima se procesi obavljaju. Standardne procedure rada
postoje, ali one dozvoljavaju određena prilagođavanja procesa. Na primer, iako su
procedure
u određenim hirurškim zahvatima veoma razvijene
, hirurzi moraju da
budu obučeni za prilagođavanje procedure, kako opštem stanju svakog pacijenta,
tako i specifičnim uslovima koji prate svaku operaciju. Isto tako, promena
dobavljača materijala ne mora da utiče na standardnu proceduru procesa
proizvodnje, ali ona se mora prilagođavati ako različiti dobavljači imaju različite
kvalitete materijala.
Ovakva prilagođavanja se ne mogu smatrati projektima, jer se
ne menjaju procesi i procedure po kojima se oni obavljaju.
Modifikovani procesi
podrazumevaju i promene procesa sa kojima se do tada nije
imalo iskustvo. Ukoliko je, na primer, neophodno da se nova sirovina obrađuje na
mnogo višoj temperaturi nego što je to bio slučaj sa sirovinom prethodnog
dobavljača, postoji opasnost da postojećom opremom to ne može da se obavi.
Zbog toga, pre prihvatanja novog materijala, preduzeće bi trebalo da ispita
