0
EKONOMSKA ŠKOLA Školska godina 2014./2015.
IMOTSKI Ljetni ispitni rok
Brune Bušića 59, Imotski
ZAVRŠNI RAD
Nastavni predmet:
Vježbenička tvrtka
Tema:
Organizacija poslovnog sastanka
Učenik: Mentor:
Marica Kasalo Miškulin dipl. oec.
Ante Lozina (4.F)
Ekonomist
Imotski, svibanj, 2014.
1
SADRŽAJ
1. UVOD………………………………………………………………………………………3
2. VRSTE POSLOVNIH SASTANAKA…………………………………………………….4
3. FAZE POSLOVNOG SASTANKA……………………………………………………….5
3.1 Priprema poslovnog sastanka……………………………………………………….6
3.2 Zakazivanje poslovnog sastanka……………………………………………………7
3.3 Održavanje poslovnog sastanka……………………………………………………9
3.4 Zaključak poslovnog sastanka……………………………………………………..13
4. PRIMJER ORGANIZACIJE POSLOVNOG SASTANKA……………………………15
5. ZAKLJUČAK……………………………………………………………………………..17
6.LITERATURA……………………………………………………………………………..18
Datum predaje rada: _____________________________
(mentor je prihvatio izradbu)
3
1. UVOD
Tema ovog završnog rada je organizacija poslovnog sastanka.Razlog zbog kojeg
sam izabrao ovu temu je upoznavanje principa organizacije poslovnog sastanka jer
će me to čekati u budućnosti ukoliko se budem bavio poduzetništvom ili nekom
drugom djelatnošću koja će zahtijevati organizaciju i vođenje poslovnog sastanka i
zato je bitno naučiti kako to uraditi ispravno.
Poslovni sastanak treba promatrati kao aktivnost okupljanja dvoje ili više ljudi u
grupu u kojoj mogu razgovarati o određenoj temi. Ljudi se okupljaju na poslovnim
sastancima kako bi razgovarali o konkretnom poslu, eventualnom problemu ili
potencijalnim mogućnostima. Cilj svakog sastanka je sastajanje kako bi se
razgovaralo o određenom poslu. Na takvom poslovnom sastanku obavljaju se
određeni pregovori, odnosno razgovori i postižu se određeni dogovori između dvije
strane.
U daljnjem tijeku svog rada objasniti ću nekoliko stvari. Prvo ću objasniti kakve
sve vrste poslovnih sastanaka imamo jer se sastanci mogu podijeliti na više načina.
Zatim ću navesti i objasniti faze koje svaki normalni poslovni sastanak ima ili koje bi
barem trebao imati. Također ću prikazati organizaciju sastanka na primjeru Google-a,
koji je jedna od najutjecajnijih i najvećih tvrtki na svijetu.
4
2. VRSTE POSLOVNIH SASTANAK
Postoji više vrsta poslovnih sastanaka u zavisnosti s kojih aspekata se
promatraju. Za sve je zajedničko da se radi se o takvom obliku suradnje gdje
sudjeluju ljudi odnosno poslovni partneri vezan je za jedan konkretan problem ili
mogućnost.
Prema načinu rada, razlikujemo dvije osnovne vrste poslovnih sastanaka:
Formalni sastanci
Neformalni sastanci
Formalni sastanci odvijaju se po prethodno utvrđenoj shemi. To su razgovori o
ideji, problemu, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora ili posla. Kod
ovih sastanaka zna se točan broj prisutnih i tko sudjeluje u njima. Oni vremenski
duže traju, zato što se isprepliću procesi informiranja, donošenja odluka, planiranje
događaja, konzultacije i izvještaji o radu.
Neformalni sastanci nemaju strogo propisana pravila događanja i događaju se
između dva ili više sudionika. To mogu biti sastanci pojedinog tima na kojem se
planiraju dnevni, nedjeljni, mjesečni planovi i podjele zadataka. Postoje i neformalni
sastanci s klijentima koji se odvijaju na nekim skupovima ili sastancima. To su kratki
razgovori na bilo kojem mjestu, a mogu se odvijati i sasvim slučajno.
Prema broju učesnika poslovne sastanke možemo podijeliti:
vrlo mali sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje od 2 do 5 osoba
mali sastanak - sastanak na kojemu sudjeluje od 5 do 10 osoba
srednji sastanak - sastanak na kojemu sudjeluje od 10 do 50 osoba
veliki sastanak - sastanak na kojemu sudjeluje od 50 do 100 osoba
vrlo veliki sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje preko od 100 osoba.
Prema vremenu održavanja, poslovne sastanke možemo podijeliti na:
6
3.1 Priprema poslovnog sastanka
Prva faza poslovnog sastanka je faza pripreme i ona je jedna od najvažnijih
faza. Ovo je početna faza koja od osobe koja planira i zakazuje sastanak zahtijeva
dobru pripremu. Od same pripreme ovisi cjelokupan budući tok i razvoj samog
poslovnog sastanka, kao i sam proces vođenja poslovnog razgovora. Dobra priprema
čini pola uspjeha.
Osoba koja organizira poslovni sastanak mora da pripremi odgovarajući
materijal i potvrdi odgovarajuće tehničke uvjete koje zahtjeva određeni sastanak. To
znači da priprema sastanka obično započinje njegovom tehničkom pripremom,
a tu
spada:
vrijeme održavanja - mora biti usklađeno sa obvezama pozvanih na
poslovni sastanak, kako bi se izbjegla situacija da netko iz određenih
razloga izostane.
mjesto održavanja sastanka – obično je u tvrtki, ali može biti i izvan nje.
prostor i namještaj – trebaju biti u funkciji stvaranja odgovarajuće klime
naročito ukoliko se radi o poslovnom sastanku na kojem sudjeluje veći broj
osoba.
oprema – odnosi se na razna sredstva i pomagala u zavisnosti od vrste
poslovnog sastanka. Ona će u svakom slučaju omogućiti kvalitetan prikaz
planiranih sadržaja.
osvježenje – osigurati napitke kao što su voda, sok, kava i čaj.
Prije poslovnog sastanka osoba koja ga organizira treba da prikupi sve
podatke o tematici razgovora i o svojim budućim sugovornicima. Tako prikupljene
podatke treba čuvati u svom dnevniku da bi kasnije uopće znali gdje tražiti potrebnu
informaciju ili podatak. Tada se govori o sadržajnoj
pripremi za poslovni sastanak.
Ovo je dio gdje se definira cilj sastanka, određuju sudionici sastanka i postavljaju
točke razgovora. Priprema za sastanak zahtijeva sljedeće odrednice:
što je cilj sastanka,
tko će biti prisutan
