FAKULTET TEHNIČKIH NAUKA
SEMINARSKI RAD
PISANA POSLOVNA KOMUNIKACIJA
Mentor: Jovičić dr. Dragoljub Student: Petrović Dragan
25/09 TR
Novi Sad, 2010
Sadržaj:
1.
UVOD –
šta je pisano poslovno
komuniciranje?.........................................................2
2.
Prednosti i nedostaci pisanog poslovnog
komuniciranja
.................................2
3.
Osnovna pravila pisanog poslovnog
komuniciranja
.........................................4
4. Kategorije
pisama...........................................................................................................4
5. Vrste pisane poslovne
komunikacije
.....................................................................4
5.1 Poslovno
pismo.........................................................................................................4
5.1.1. Podela i načela poslovnih
pisama..............................................................4
5.1.2. Glavni delovi poslovnog
pisma.................................................................5
5.1.3. Sporedni delovi poslovnog pisma
............................................................6
5.2
Memorandum............................................................................................................7
5.3 E-
mail........................................................................................................................7
5.3.1. Preporuke pri korištenju e-maila u poslovne
svrhe...................................7
5.4
Telefaks.....................................................................................................................8
4.4.1. Preporuke za telefaks
komunikaciju..........................................................9
1
Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u
poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u
tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u
ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih partnera. Poslovni
iskaz se može doterivati i dopunjavati sve dok definitivno ne bude poslan
poslovnom partneru. Suprotno tome, u usmenom poslovnom komuniciranju
svaka ispravka ili dopuna je primetna, posebno su primetni neverbalni
znakovi komuniciranja.
U pisane poslovne komunikacije na papiru ubrajamo poslovna pisma i
memorandume, a u elektronske pisane poslovne komunikacije ubrajamo e-
mail, Web i chat komunikacije. Postoji i skup kombinovanih komunikacija u
kojoj se pisane komunikacije prenose elektronskim putem, nju čine telefaks
komunikacije.
Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka. U prvom
koraku poslovna komunikacija se planira tako da se određuje svrha,
analiziraju čitatelje i izabran kanal i medij komuniciranja. U drugom koraku
komunikacija se piše uz razradu organizacije i sastavljanje poruke. Konačno,
komunikacija se popravlja i uređuje uz nekoliko ponovnih čitanja i šalje
primaocu.
2. Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije
Prednosti pisane komunikacije u poređenju sa usmenim izražavanjem:
efikasno i jeftino
- ostvarivanje komunikacije na veliku daljinu uz male
financijske izdatke;
povoljnost za pošiljaoca poruke
- ima vremena da o pojavama i stvarima
dobro razmisli i osmisli ih kako je za njega najpovoljnije (živa reč traži
brzo usklađivanje jezika i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama),
pogodnost za primaoca poruke
- mogućnost čuvanja i podsećanja na
sadržaj ili pozivanja na dokaz i slično.
Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na «živu reč»:
sporost razmene informacija
- nemogućnost brzog dijaloga «na licu
mesta», što usmeno komuniciranje omogućava;
izostanak efekata neverbalne komunikacije
(gestovi, mimika i slično);
opasnost od nesporazuma
(dvosmislenost, apsolutna ili relativna
nejasnoća i slično);
nepovoljnost za pošiljaoca poruke
- povećana odgovornost i prema
sadržaju (trajnost i dokumentiranost pisanog iskaza i prema formi jezik i
stil);
3
nepovoljnost za primaoca poruke
- onemogućena naknadna objašnjenja,
postavljanje potpitanja itd.
Odlike pisanog poslovnog komuniciranja su:
omogućava neposredno stvaranje poslovnih veza i često može zameniti
direktni kontakt
omogućuje kontinuirano informiranje
omogućuje racionalno poslovanje
unapređuje međusobnu suradnju.
Pisane poslovne komunikacije imaju nekoliko bitnih funkcija za preduzeće:
održavanje poslovnih veza- pomoću komunikacija poruka se brzo
prenosi na sve udaljenosti što olakšava preduzećima međusobno
poslovanje. Stvaraju se nove poslovne veze, održavaju i učvrščuju
postojeće tako što se putem komunikacija poslovni partneri
sporazumjevaju o kupovini, prodaji, prevozu, plaćanju itd.
predstavljanje preduzeća- komunikacija prezentira preduzeće. Zato
mora biti besprekorno, uredno oblikovana i sadržajno pravilno
sastavljena.
značaj knjigovodstvenog dokumenta- mnoge komunikacije i drugi
pisani sastavci služe i kao temelj za knjiženje, npr. račun, izveštaj o
odobrenju ili o zaduženju, priznanica itd.
značaj dokaznog sredstva u sporu (vredi za papirnate komunikacije)-
posao sklopljen u pisanom obliku veća je garancija ugovornim
strankama. U sudskom sporu poslovne komunikacije služe kao
dokumentacija za rešavanje spora.
promotivna funkcija- poslovne komunikacije koje sadrže prospekte,
kataloge i dr. omogućuju preduzeću da svojim proizvodima, cenama i
uslugama upozna širok krug kupaca. Dakle oni su sredstvo ekonomske
promocije.
sredstvo i analiza- analizom poslovnih komunikacija dobivaju se podaci
o uslovu kipovine, o stanju na tržištu, o zadovoljstvu kupaca i potrošača
proizvodima ili uslugama, o njihovim reklamacijama i o tome koji su
nedostatci proizvoda. Analizom komunikacija omogućuje se preduzeću
da brzo uoči nedostatke poslovanja, da ih ukloni i da uspešnije posluju.
3. Osnovna pravila pisanog poslovnog komuniciranja
4
