NEOPHODNOST POSLOVNE KOMUNIKACIJE
Svakodnevno komuniciramo sa ljudima. Komuniciramo sa prijateljima, kolegama u školi, na
fakultetu, na poslu, sa prodavcima u radnjama, bibliotekarima, lekarima... Ipak treba imati na
umu da je komuniciranje je veština i može se naučiti, uvežbati i usavršiti. Komunikologija je
nauka koja se bavi opštenjem i ljudskim odnosima – načinom ostvarivanja veza među ljudima,
odnosom prema ljudima i okolini. Povezana je sa gotovo svim granama privrede i umetnosti i
nezamenjliva je prilikom izučavanja menadžmenta ali i u odnosima sa javnošću.
Komunikacija je stalan proces u kome se neprekidno vrši slanje i primanje informacija, verbalno
ili neverbalno a sve u cilju razmene ideja. Ostvarenje ovog cilja ponekad zahteva i uvežbavanje
tehnika i metoda komunikacija
Problemi u komunikaciji
Promena ponašanja znači prilagođavanje, improvizaciju, kompromise i podrazumeva
samouverenost, sigurnost, sposobnost kontrole...
Do nerazumevanja obično dolazi pošto poruka obično nije dobro preneta, usled previše
informacija, nerazumevanja poruke, pogrešnog tumačenja poruke, nepoznavanja sagovornika,
dezinformacije, zataškavanja....
Problem u komunikaciji treba identifikovati i rešiti a ne bežati od njega.
Dobar odnos sa sagovornicima se ostvaruje slušanjem sagovornika i pravljenjem pauza u toku
govora, tehnikom unakrsnih pianja, izbegavanjam ličnih momenata, mirnim i sigurnim tonom,
sigurnim nastupom i postizanjem dogovora (kompromisa).
Efektivna komunikacija
Efektivna komunikacija je osnovna operacija poslovanja. Npr.
1. Zaposleni se oslanjaju na opis posla i instrukcije koje dobijaju od nadređenih da bi
znali šta i kako moraju da rade.
2. Vlasnici i menadžeri se oslanjaju na informacije iz finansijske službe i/ili tržišno
israživanje i izveštavanje da bi saznali da li će poslovanje dostići postavljene ciljeve ili
koja dobra i usluge njihovi potrošači – korisnici potražuju.
3. Poslovanje zahteva komunikaciju sa dobavljačima radi snabdevanja materijalima i
drugim strvarima koje su potrebne za proizvodnju roba i usluga.
4. Potrošačima je komunikacija potrebna u smislu reklama i drugih tipova promotivne
aktivnosti da bi znali kojim proizvodima ih snabdevamo, i međusobno komuniciraju sa
preduzećem da bi poručili proizvod koji žele, zatražili pomoć ili savet, ili eventualno
uložili reklamaciju.
U svakom slučaju komunikacija je neophodna radi razmene informacija (da bi se primile i dale
informacije), dale instrukcije, proverila i primila informacija o aktivnostima,ali i da bi se
diskutovalo o stvarima i pitanjima od interesa. Informacije o rezultatima marketing istraživanja ili
o rezultatima poslovanja moraju se primati i brzo obraditi da bi poslovanje moglo efektivno da
odgovori na njih... Predviđanje prodaje mora biti završeno a informacije prosleđene odeljenju
proizvodnje pre nego što se završi proizvodnja da bi se izbegle prekomerna ili nedovoljna
proizvodnja.
Tipovi pisane poslovne komunikacije
Različiti metodi pisane komunikacije se koriste u poslovanju i kada je u pitanju interna ali i
eksterna komunikacija. Najčešći tipovi pisane komunikacije su:
- pisma
- izveštaji
- zapisnici
- faksovi
- email-ovi, ...
Podsetnik, zapisnici i email se koriste za internu komunikaciju. Pisma, izvešaji, faksovi i email se
koriste i u eksternoj komunikaciji.
Gde se koristi poslovna komunikacija?
Poslovna komunikacija se koristi u slučajevima kada:
- potrošač želi da napiše žalbu poslovodstvu tražeći povraćaj sredstava;
- menadžer prodaje želi da napiše izveštaj direktoru sa informacijama o prošlomesečnoj
prodaji uz predlog budućih akcija;
- osoba zadužena za sigurnost treba da sasatavi podsetnik (memo) za sve rukovodioce
podsećajući ih da će vežbe protivpožarne zaštite biti održane sledećeg petka u
popodnevnim časovima;
- potrošači mogu da pošalju potvrdu faksom za neku hitnu porudžbinu koju su već
tražili putem telefona;
- zaposleni u centrali mogu da pošalju email zaposlenom koji se nalazi u drugom gradu
tražeći od njega neku hitnu informaciju...
Kako se koristi?
Prisustvo i kvalitet pisane komunikacije u samom poslovanju je veoma važno, bez obzira da li je
u pitanju poslovanje unutar same organizacije ili van nje. Način pisane komunikacije reflektuje
sliku poslovanja: komunikacija koja izgleda profesionalno i poslovno odaje sliku profesionalnisti
i organizacije sa kojom se može uspešno poslovati.
Većina poslova ima specijalno dizajnirano zaglavlje, a isti dizajn može sadržati i prepoznatljiv
logo, koji može biti korišćen na ostaloj tzv. komunikaciji preko papira, kao i na web stranama
organizacije na Internetu. To obezbeđuje trenutno prepoznatljiv identitet.
Kakva treba da bude?
Posebna pažnja se mora posvetiti pisanoj komunikaciji. Ona mora biti atraktivna i jednostavna za
čitanje što je više moguće. Dobra poslovna komunikacija bi trebala da bude:
- Tačna/precizna
- Jasna
- Jednostavna i
- Kompletna.
Tačna i precizna – znači da sve mora biti provereno, uključujući i sve činjenice i podatke. Rečnik
ili kompjuterski provera gramatike i ispravnosti pisanog teksta trebala bi obavezno da se koristi
za proveru.
Jasna znači da osoba koja čita dokument mora odmah da razume sadržaj, dok osoba koja je šalje
mora poruku da napiše jasno i da tačno zna šta želi da napiše pre nego što poruku-dokument
počne da piše (i pošalje).
Jednostavnost podrazumeva kratke reči, i rečenice sa jednostavnim idejama. To obezbeđuje
efektivnost i ima veći uticaj na primaoca nego kada se koriste duge, složene rečenice. Sa druge
strane štedi se vreme pisanja i čitanja i sam tekst je lakši za razumevanje.
Kompletnost znači da pisanoj komunikaciji ne nedostaje deo informacije.
