Julija Sekulić
Seminarski rad „Poslovni sastanak“
1. Uvod
Svaki sastanak treba posmatrati kao akciju okupljanja dvoje ili više ljudi u grupi u
kojoj mogu da komuniciraju o određenoj temi. Ljudi se nalaze na poslovnim sastancima
da bi razgovarali o konkretnom poslu, eventualnom problemu ili potencijalnim
mogućnostima. Zbog toga najednostavnije je reći da je cilj svakog sastanka nalaženje da
bi se razgovaralo o određenom poslu. Na takvom poslovnom sastanku obavljaju se
određeni pregovori, odnosno razgovori i postižu se određeni dogovori između dve strane.
Sastanci su postali najbolje sredstvo da
se određena odluka saopšti grupi ljudi,
najbolji način da se stvari pojasne kao i da se nerazumevanje svede na minimum, način
da se dobije reakcija ili mišljenje učesnika, dobar put da se proda proizvod, uspostavi
poslovna saradnja, smanji tenzija ili reše konflikti, prilika da se razmenom mišljenja dođe
do rešenja problema, dobrih ideja ili odluka, kao i da se interakcijom ljudi svede na
minimum opasnost da bude doneta pogrešna odluka. Sastanci su takođe mesto na kome
tim ili grupa ljudi stvaraju svoj identitet, osećaj pripadnosti i lojalnosti kompaniji, njenim
odlukama i ciljevima, ali i prilika da se menadžeri afirmišu i da učvrste svoj autoritet.
Danas poslovni sastanci predstavljaju veoma važan deo ukupnog poslovnog
života. Bez uspešno vođenih poslovnih sastanaka nije moguće kvalitetno upravljati.
Sastanci su nužno potrebni da bi se rešili problemi, sagledale potencijalne mogućnosti i
da bi se donele prave odluke. Usvajanjem tehnika planiranja, organizovanja i vođenja
sastanaka može se značajno povećati njihova uspešnost, korisnost i zadovoljstvo
učesnika. Loše upravljanje poslovnim sastancima može imati pogubne efekte na ukupnu
poslovnu uspešnost firme te negativno uticati na upravljanje vremenom i stepen
organizovanosti u organizaciji, na međuljudske odnose, kao i na donošenja pravih
poslovnih odluka. Stoga im se treba posvetiti posebna pažnja.
1
Julija Sekulić
Seminarski rad „Poslovni sastanak“
2. Vrste poslovnih sastanaka
Postoji više vrsta poslovnih sastanaka u zavisnosti sa kojih aspekata se
posmatraju. Za sve je zajedničko da se radi se o takvom obliku interakcije gde prisustvuju
ljudi odnosno poslovni partneri i vezan je za jedan konkretan problem ili mogućnost.
Prema načinu rada, razlikujemo dve osnovne vrste poslovnih sastanaka:
-
Formalni sastanci
-
Neformalni sastanci
Formalni sastanci
odvijaju se po prethodno utvrđenoj šemi. To su razgovori o
ideji, problemu, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora ili posla. Kod
ovih sastanaka zna se tačan broj prisutnih i ko učestvuje u njima. Oni vremenski duže
traju, zato što se isprepliću procesi informisanja, donošenja odluka, planiranje događaja,
konsultacije i izveštaji o radu.
Neformalni sastanci
nemaju strogo propisana pravila odvijanja i odvijaju se
između dva ili više učesnika. To mogu biti sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju
dnevni, nedeljni, mesečni planovi i podele zadataka. Postoje i neformalni sastanci s
klijentima koji se odvijaju na nekim skupovima ili koktelima. To su kratki razgovori na
bilo kojem mestu, a mogu se odvijati i sasvim slučajno.
Prema broju učesnika poslovne sastanke možemo podeliti:
-
vrlo mali sastanak – sastanak na kome učestvuje od 2 do 5 osoba
-
mali sastanak - sastanak na kome učestvuje od 5 do 10 osoba
-
srednji sastanak - sastanak na kome učestvuje od 10 do 50 osoba
-
veliki sastanak - sastanak na kome učestvuje od 50 do 100 osoba
-
vrlo veliki sastanak – sastanak na kome učestvuje preko od 100 osoba
1
.
Prema vremenu održavanja, poslovne sastanke možemo podeliti na:
-
dnevni – sastanci koji se održavaju svaki dan
-
nedeljeni – sastanci koji se održavaju određenog dana u nedelji
-
mesečni – sastanci koji se održavaju jednom mesečno, na početku ili kraju
meseca. U okviru ovih postoje i tromesečni i šestomesečni sastanci koji se
uglavom organizuju radi sagledavanja postignutih rezultata.
-
godišnji – sastanci koji se organizuju jednom godišnje. Mogu se organizovati
na početku ili kraju godine.
Prema toku informacija, poslovni sastanci se mogu podeliti
2
:
-
Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih informisanje podređenih
od strane rukovodioca
-
Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih prikupljanje informacija
od podređenih u organizaciji.
1
http://nastava.tvz.hr/specijalisticki/wp-content/uploads/2006/09/11 Predavanje Vodjenje sastanaka.ppt
2
http://nastava.tvz.hr/specijalisticki/wp-content/uploads/2006/09/11 Predavanje Vodjenje sastanaka.ppt
2
Julija Sekulić
Seminarski rad „Poslovni sastanak“
4. Faze poslovnog sastanka
Poslovni razgovor, bez obzira na njegovu prirodu, ima četiri osnovne faze:
1. pripremanje
2. zakazivanje
3. održavanje sastanka (početak, vođenje sastanka i završetak)
4. zaključak sastanka.
4.1 Priprema poslovnog sastanka
Prva faza poslovnog sastanka je
faza pripreme
i ona je jedna od najvažnijih faza.
Ovo je početna faza koja od osobe koja planira i zakazuje sastanak zahteva dobru
pripremu. Od same pripreme zavisi celokupan budući tok i razvoj samog poslovnog
sastanka, kao i sam proces vođenja poslovnog razgovora. Dobra priprema čini pola
uspeha.
Osoba koja organizuje poslovni sastanak mora da pripremi odgovarajući materijal
i obezbedi odgovarajuće tehničke uslove koje zahteva određeni sastanak. To znači da
priprema sastanka obično započinje njegovom
tehničkom pripremom,
a tu spada:
-
vreme održavanj
a - mora biti usklađeno sa obavezama pozvanih na poslovni
sastanak, kako bi se izbegla situacija da neko iz određenih razloga izostane.
-
mesto održavanja sastanka
– je obično u firmi, ali može biti i izvan nje.
-
prostor i nameštaj
– trebaju biti u funkciji stvaranja odgovarajuće klime
naročito ukoliko se radi o poslovnom sastanku na kome učestvuje veći broj
osoba.
-
oprema –
odnosi se na razna sredstva i pomagala u zavisnosti od vrste
poslovnog sastanka. Ona će u svakom slučaju omogućiti kvalitetan prikaz
planiranih sadržaja.
-
osveženje –
obezbediti napitke kao što su voda, sok, kafa i čaj.
Pre poslovnog sastanka osoba koja ga organizuje treba da prikupi sve podatke o
tematici razgovora i o svojim budućim sagovornicima. Tako prikupljene podatke treba
čuvati u svom notesu (agendi), da bi kasnije uopšte znali gde tražiti potrebnu informaciju
ili podatak. Tada se govori o
sadržajnoj pripremi
za poslovni sastanak.
Ovo je deo gde se definiše cilj sastanka, određuju učesnici sastanka i postavljaju
tačke razgovora. Priprema za sastanak zahteva sledeće odrednice:
- šta je cilj sastanka,
- ko će biti učesnici,
- pravljenje agende odnosno dnevnog reda – koji sadrži informacije o tačkama
kojima će se baviti
4
Julija Sekulić
Seminarski rad „Poslovni sastanak“
- informisanje ljudi šta treba da urade da bi se pripremili za sastanak – voditi
sastanak i u toku pripreme.
3
Dakle, pored tehničke pripreme, bitna je i sadržajna priprema koja podrazumeva
jasno definisanje cilja sastanka, odnosno svrhe koju treba postići na sastanku. Shodno
tome određuju se i učesnik, odnosno učesnici poslovnog sastanka. Ukoliko se radi o
poslovnom sastanku sa više učesnika određuje se ko će rukovoditi sastankom, odnosno
ko će biti voditelj.
Unutar firme ili jednog njenog segmenta odnosno odeljenja poslovni sastanak
obično vodi menadžer, direktor odnosno rukovodilac. Od toga kako se
rukovodilac/menadžer priprema za sastanak u toj meri će sastanak biti uspešan. On mora
sebi da postavi navedena ključna pitanja i na njih mora da ima jasno definisane odgovore.
Navedena pitanja ujedno služe da se utvrdi da li je sastanak uopšte neophodan.
Svi sastanci moraju imati svoju svrhu koja će na kraju sastanka biti postignuta.
Najefikasniji sastanci su obično oni na kojem je prisutan manji broj bitnih osoba za
određeno pitanje. Pripremu takvog sastanka treba uraditi.
Na konkretnom primeru to bi izgledalo na sledeći način. Pretpostavimo da branch
manager odnosno direktor filijale u banci želi da zakaže poslovni sastanaka sa poslovnim
klijentom. Cilj poslovnog sastanka sa njegovog aspekta je uspešno poslovanje filijale
kojom upravlja i ostvarenje određenih rezultata realizacijom predviđenih budžeta
(targeta), putem stupanja u kontakt sa postojećim i novim klijentima radi pregovaranja o
budućoj poslovnoj saradnji.
Prvo što treba da se uradi pre nego se kontaktira određeni klijent je da se unapred
pripremi za budući kontakt. Priprema će se donekle razlikovati u zavisnosti od toga da li
se radi o postojećem ili novom klijentu.
Ukoliko se planira poslovni sastanak sa starim, već postojećim klijentom,
priprema je lakša. Radi se o klijentu koji postoji u bazi podataka banke i koji je već
korisnik određenih bankarskih usluga. Samim tim, poslovanje postojećeg klijenta je
unapred poznato, kao i sve mogućnosti oko plasiranja ponude određenih bankarskih
usluga.
Ukoliko se radi o pripremi za poslovni sastanak sa novim klijentom, situacija je
drugačija. U ovom slučaju se mora uraditi detaljnija priprema, jer je potencijalni klijent
već korisnik usluga neke druge konkurentske banke. Cilj ovakvog poslovnog sastanka je
svakako upoznavanje, pregovaranje i prezentiranje svoje ponude bankarskih proizvoda
(uslovi kreditiranja, štednje, cene usluga platnog prometa i sl.). U pripremnu fazu
menadžera spada i odabir potencijalnih klijenata odnosno preduzeća. To znači, da on kao
inicijator budućeg poslovnog sastanka treba da kontaktira klijente koji zadovoljavaju
određene kritrijume za dobijanje konkretne bankarske ponude. Da li potencijalni klijent
rentabilno posluje i da li se uklapa u profil firme koja će zadovoljiti uslove dobijanja
određene bankarske ponude može se saznati korišćenjem Interneta i određenih web
sajtova na kojima se može sagledati osnovni podaci o firmi, kontakt telefoni, sedište
firme i adresa, podaci o osnivaču i zastupnicima, kao i poslovanje konkretnog preduzeća
kroz podatke iz bilansa. U ovu svrhu može da posluži web adresa Agencije za privredne
registre
www.apr.gov.rs
.
Pored toga, da li je određena firma u blokadi ili ne može se
proveriti korišćenjem web sajta Narodne banke Srbije i to
www.nbs.rs
. U svrhe pretrage
potencijalnih klijenata može da posluži i web sajt
www.bgsvetionik.rs
. U početku je
3
www.fpm.cg.yu/Prezent/Sastanci.ppt
5
