1. UVOD

Svaki sastanak treba posmatrati kao akciju okupljanja dvoje ili više ljudi u grupi u

kojoj mogu da komuniciraju o određenoj temi. Ljudi se nalaze na poslovnim sastancima da bi
razgovarali o konkretnom poslu, eventualnom problemu ili potencijalnim mogućnostima.
Zbog toga najednostavnije je reći da je cilj svakog sastanka nalaženje da bi se razgovaralo o
određenom poslu. Na takvom poslovnom sastanku obavljaju se određeni pregovori, odnosno
razgovori i postižu se određeni dogovori između dve strane.

Sastanci su postali najbolje sredstvo da

se određena odluka saopšti grupi ljudi,

najbolji način da se stvari pojasne kao i da se nerazumevanje svede na minimum, način da se
dobije reakcija ili mišljenje učesnika, dobar put da se proda proizvod, uspostavi poslovna
saradnja, smanji tenzija ili reše konflikti, prilika da se razmenom mišljenja dođe do rešenja
problema, dobrih ideja ili odluka, kao i da se interakcijom ljudi svede na minimum opasnost
da bude doneta pogrešna odluka. Sastanci su takođe mesto na kome tim ili grupa ljudi
stvaraju svoj identitet, osećaj pripadnosti i lojalnosti kompaniji, njenim odlukama i ciljevima,
ali i prilika da se menadžeri afirmišu i da učvrste svoj autoritet.

Danas poslovni sastanci predstavljaju veoma važan deo ukupnog poslovnog života.

Bez   uspešno   vođenih   poslovnih   sastanaka   nije   moguće   kvalitetno   upravljati.   Sastanci   su
nužno potrebni da bi se rešili problemi, sagledale potencijalne mogućnosti i da bi se donele
prave odluke. Usvajanjem tehnika planiranja, organizovanja i vođenja sastanaka može se
značajno   povećati  njihova  uspešnost,   korisnost   i  zadovoljstvo   učesnika.   Loše   upravljanje
poslovnim sastancima može imati pogubne efekte na ukupnu poslovnu uspešnost firme te
negativno   uticati   na   upravljanje   vremenom   i   stepen   organizovanosti   u   organizaciji,   na
međuljudske odnose, kao i na donošenja pravih poslovnih odluka. Stoga im se treba posvetiti
posebna pažnja.

2. VRSTE POSLOVNIH SASTANAKA

Postoji više vrsta poslovnih sastanaka u zavisnosti sa kojih aspekata se posmatraju. Za

sve je zajedničko da se radi se o takvom obliku interakcije gde prisustvuju ljudi odnosno
poslovni partneri i vezan je za jedan konkretan problem ili mogućnost.

Prema načinu rada, razlikujemo dve osnovne vrste poslovnih sastanaka:

Formalni sastanci

Neformalni sastanci

Formalni sastanci

odvijaju se po prethodno utvrđenoj šemi. To su razgovori o ideji,

problemu, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora ili posla. Kod ovih
sastanaka zna se tačan broj prisutnih i ko učestvuje u njima. Oni vremenski duže traju, zato
što se isprepliću procesi informisanja, donošenja odluka, planiranje događaja, konsultacije i
izveštaji o radu.

Neformalni sastanci

nemaju strogo propisana pravila odvijanja i odvijaju se između

dva ili više učesnika. To mogu biti sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju dnevni,
nedeljni, mesečni planovi i podele zadataka. Postoje i neformalni sastanci s klijentima koji se
odvijaju na nekim skupovima ili koktelima. To su kratki razgovori na bilo kojem mestu, a
mogu se odvijati i sasvim slučajno.

Prema broju učesnika poslovne sastanke možemo podeliti:

vrlo mali sastanak – sastanak na kome učestvuje od 2 do 5 osoba

mali sastanak - sastanak na kome učestvuje od 5 do 10 osoba

srednji sastanak - sastanak na kome učestvuje od 10 do 50 osoba

veliki sastanak - sastanak na kome učestvuje od 50 do 100 osoba

vrlo veliki sastanak – sastanak na kome učestvuje preko od 100 osoba.

Prema vremenu održavanja, poslovne sastanke možemo podeliti na:

dnevni – sastanci koji se održavaju svaki dan

nedeljeni – sastanci koji se održavaju određenog dana u nedelji

mesečni – sastanci koji se održavaju jednom mesečno, na početku ili kraju
meseca. U okviru ovih postoje i tromesečni i šestomesečni sastanci koji se
uglavom organizuju radi sagledavanja postignutih rezultata.

godišnji – sastanci koji se organizuju jednom godišnje. Mogu se organizovati na
početku ili kraju godine.

Prema toku informacija, poslovni sastanci se mogu podeliti:

Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih informisanje podređenih od
strane rukovodioca

Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih prikupljanje informacija od
podređenih u organizaciji.

Veoma važna podela je podela na

interne i eksterne

poslovne sastanke. Podela se

vrši

u zavisnosti od toga da li se vode između osoba unutar jedne organizacije, preduzeća

odnosno firme ili između osoba iz različitih firmi. Sastanci koji se održavaju unutar jedne
firme ili na nivou određenog odeljenja, sektora, direkcija, filijala, odnosno u okviru jednog
tima su interni sastanci, dok sastanci koji se odvijaju sa poslovnim partnerima ili klijentima
izvan konkretne firme su eksterni sastanci.

4.1 Priprema poslovnog sastanka

Prva faza poslovnog sastanka je

faza pripreme

i ona je jedna od najvažnijih faza.

Ovo je početna faza koja od osobe koja planira i zakazuje sastanak zahteva dobru pripremu.
Od same pripreme zavisi celokupan budući tok i razvoj samog poslovnog sastanka, kao i sam
proces vođenja poslovnog razgovora. Dobra priprema čini pola uspeha.

Osoba koja organizuje poslovni sastanak mora da pripremi odgovarajući materijal i

obezbedi odgovarajuće tehničke uslove koje zahteva određeni sastanak. To znači da priprema
sastanka obično započinje njegovom

tehničkom pripremom,

a tu spada:

vreme održavanj

a - mora biti usklađeno sa obavezama pozvanih na poslovni

sastanak, kako bi se izbegla situacija da neko iz određenih razloga izostane.

mesto održavanja sastanka

– je obično u firmi, ali može biti i izvan nje.

prostor i nameštaj

– trebaju biti u funkciji stvaranja odgovarajuće klime naročito

ukoliko se radi o poslovnom sastanku na kome učestvuje veći broj osoba.

oprema –

odnosi se na razna sredstva i pomagala u zavisnosti od vrste poslovnog

sastanka. Ona će u svakom slučaju omogućiti kvalitetan prikaz planiranih sadržaja.

osveženje –

obezbediti napitke kao što su voda, sok, kafa i čaj.

Pre poslovnog sastanka osoba koja ga organizuje treba da prikupi sve podatke o

tematici razgovora i o svojim budućim sagovornicima. Tako prikupljene podatke treba čuvati
u svom notesu (agendi), da bi kasnije uopšte znali gde tražiti potrebnu informaciju ili
podatak. Tada se govori o

sadržajnoj pripremi

za poslovni sastanak.

Ovo je deo gde se definiše cilj sastanka, određuju učesnici sastanka i postavljaju tačke

razgovora. Priprema za sastanak zahteva sledeće odrednice:

-  šta je cilj sastanka,
-  ko će biti učesnici,
-  pravljenje agende odnosno dnevnog reda – koji sadrži informacije o tačkama kojima

će se baviti

- informisanje ljudi šta treba da urade da bi se pripremili za sastanak – voditi sastanak

i u toku pripreme.

Dakle, pored tehničke pripreme, bitna je i sadržajna priprema koja podrazumeva jasno

definisanje cilja sastanka, odnosno svrhe koju treba postići na sastanku. Shodno tome
određuju se i učesnik, odnosno učesnici poslovnog sastanka. Ukoliko se radi o poslovnom
sastanku sa više učesnika određuje se ko će rukovoditi sastankom, odnosno ko će biti
voditelj.

Unutar firme ili jednog njenog segmenta odnosno odeljenja poslovni sastanak obično

vodi menadžer, direktor odnosno rukovodilac. Od toga kako se rukovodilac/menadžer
priprema za sastanak u toj meri će sastanak biti uspešan. On mora sebi da postavi navedena
ključna pitanja i na njih mora da ima jasno definisane odgovore.

Navedena pitanja ujedno služe da se utvrdi da li je sastanak uopšte neophodan. Svi

sastanci moraju imati svoju svrhu koja će na kraju sastanka biti postignuta. Najefikasniji
sastanci su obično oni na kojem je prisutan manji broj bitnih osoba za određeno pitanje.
Pripremu takvog sastanka treba uraditi.

Na konkretnom primeru to bi izgledalo na sledeći način. Pretpostavimo da branch

manager odnosno direktor filijale u banci želi da zakaže poslovni sastanaka sa poslovnim
klijentom. Cilj poslovnog sastanka sa njegovog aspekta je uspešno poslovanje filijale kojom
upravlja i ostvarenje određenih rezultata realizacijom predviđenih budžeta (targeta), putem
stupanja u kontakt sa postojećim i novim klijentima radi pregovaranja o budućoj poslovnoj
saradnji.

Prvo što treba da se uradi pre nego se kontaktira određeni klijent je da se unapred

pripremi za budući kontakt. Priprema će se donekle razlikovati u zavisnosti od toga da li se
radi o postojećem ili novom klijentu.

Ukoliko se planira poslovni sastanak sa starim, već postojećim klijentom, priprema je

lakša. Radi se o klijentu koji postoji u bazi podataka banke i koji je već korisnik određenih
bankarskih usluga. Samim tim, poslovanje postojećeg klijenta je unapred poznato, kao i sve
mogućnosti oko plasiranja ponude određenih bankarskih usluga.

Ukoliko se radi o pripremi za poslovni sastanak sa novim klijentom, situacija je

drugačija. U ovom slučaju se mora uraditi detaljnija priprema, jer je potencijalni klijent već
korisnik usluga neke druge konkurentske banke. Cilj ovakvog poslovnog sastanka je svakako
upoznavanje, pregovaranje i prezentiranje svoje ponude bankarskih proizvoda (uslovi
kreditiranja, štednje, cene usluga platnog prometa i sl.). U pripremnu fazu menadžera spada i
odabir potencijalnih klijenata odnosno preduzeća. To znači, da on kao inicijator budućeg
poslovnog sastanka treba da kontaktira klijente koji zadovoljavaju određene kritrijume za
dobijanje konkretne bankarske ponude. Da li potencijalni klijent rentabilno posluje i da li se
uklapa u profil firme koja će zadovoljiti uslove dobijanja određene bankarske ponude može
se saznati korišćenjem Interneta i određenih web sajtova na kojima se može sagledati osnovni
podaci o firmi, kontakt telefoni, sedište firme i adresa, podaci o osnivaču i zastupnicima, kao
i poslovanje konkretnog preduzeća kroz podatke iz bilansa. U početku je potrebno prikupiti
što više informacija o preduzeću odnosno firmi u koju se ulazi i o ličnostima sa kojom će se
susresti.

Veoma je bitno da se odabir budućeg učesnika na poslovnom sastanku uradi

kvalitetno i pažljivo, kako bi se izbegli loše obavljeni poslovni sastanci i razgovori. Zamislite
situaciju u kojoj menadžer kontaktira i ugovara poslovni sastanak sa firmom koja je u blokadi
i to saznaje tek po dolasku na poslovni sastanak. Posledica takve greške je uzaludno
izgubljeno vreme, napravljen nepotreban trošak i ostavljena pogrešna slika o banci/firmi koju
predstavlja. Ovakav poslovni sastanak je unapred osuđen na propast i svakako da ostavlja
lošu sliku o inicijatoru sastanka jer cilj njegovog dolaska nije opravdan.

Veoma je bitno prikupiti što više informacija o osobi sa kojom će se održati poslovni

sastanak, naravno ako je to moguće. Postoji više razloga zbog kojih je potrebno vršiti malu
„špijunažu“ i prikupiti kvalitetne informacije, koje će se ubeležiti u poslovni notes koji će se
poneti na poslovni sastanak. Zamislite sledeću situaciju, ulazite u prostorije g-dina XXX i
pitate ga „kako supruga i deca“, a on odgovara da nije oženjen. Mnogi slični gafovi se mogu
izbeći ili puno praznih hodova se može popuniti ako se znaju određene stvari o budućem
klijentu odnosno sagovorniku.

Nakon odabira klijenta koji će se kontaktirati radi zakazivanja poslovnog sastanka

priprema za to se nastavlja. Radi se o sastavljanju osnovnih tačaka, odnosno pravljenje
agende, po kojima će se budući poslovni sastanak voditi. Međutim, dobar menadžer mora da
zna da tačno pripremljena šema i tačke odvijanja poslovnog sastanka i samog razgovora
zapravo nije moguć. Napomenuta agenda trebala bi više da ima karakter plana kako bi taj
poslovni sastanak trebao da izgleda i da se vodi. Pogrešno je držati se strogo definisanih i
pripremljenih tačaka, jer odstupanja u praksi su uvek moguća. Menadžeri trebaju sačiniti
agendu koja će sadržati sve informacije o tačkama kojima će se baviti na poslovnom
sastanku, jer je to pokazatelj dobre analize i pripreme, koja je od velike pomoći učesnicima.

Priprema menadžera za poslovni sastanak podrazumeva i to da poznaje konkretnu

ponudu bankarskih proizvoda i usluga koje želi da ponudi potencijalnom klijentu. To znači,
da menadžer ne može otići na poslovni sastanak a da nije siguran ili ne zna koje su zvanične
kamatne stope, koje vrste kredita ima banka u ponudi, koje su tarife domaćeg i inostranog
platnog prometa, koji su uslovi e-bankinga i sl. Takođe, on mora poznavati i ponudu svojih
konkurenata, jer i u tome može ležati ključ uspeha.