Mašinski fakultet u Kragujevcu
Menadžment komunikacijama
Seminarski rad
Poslovno pismo i e-mail - forma i primeri
Autor:
Stanislava Timotijević
608/2010
Mentor:
Nenad Grujović
1
Beograd, decembar 2010. godine
2
1. Uvod
Iako je 21. vek doba elektronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije u potpunosti
izgubilo na značaju. Poslovno pismo i e-mail treba međusobno da se dopunjuju, jer su slabosti
jednog najčešće prednosti onog drugog.
Uprkos sve većoj upotrebi e-mail-a, poslovno pismo je i dalje najčešći oblik poslovne
komunikacije. Poznata je izreka da papir trpi sve, ali to jednostavno nije istina kada je u
pitanju poslovno okruženje. Poruka poslovnog pisma može biti raznovrsna, ali postoje pravila
kojih je potrebno pridržavati se, jer osim što prenosimo poruku, svakim pojedinačnim
poslovnim pismom predstavljamo sebe.
2. Poslovno pismo
Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da
čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju
između dve različite kompanije, kada god se želi trajna zabeleška o tome da je određena
informacija poslata, treba se odlučiti za pisanje poslovnog pisma.
Vrste poslovnog pisma su:
1. poslovni pozivi,
2. rutinski zahtevi, upiti i porudžbine,
3. rutinski odgovori,
4. potvrde,
5. prateći dopisi,
6. naknadni dopisi,
7. zahvalnice.
Poslovno pismo mora biti:
-
kratko
- jedna stranica poslovnog pisma je i više nego dovoljna da se skrene pažnja i iznesu
potrebni detalji;
-
jasno i nedvosmisleno
- poslovno pismo treba da je sastavljeno od rečenica koje su lako
razumljive i šalju konkretnu poruku bez obzira na stručnost i iskustvo onoga ko ih čita;
-
usmereno na onoga ko čita
- poslovno pismo mora biti napisano u skladu sa primaočevim
osobinama i potencijalnim motivima - pri pisanju uvek treba razmišljati kroz pitanja kao što
su "šta bi mene zainteresovalo na njihovom mestu?" i "da li oni posmatraju situaciju iz istog
ugla iz koje je posmatram ja?";
-
vizuelno uređeno
- nakon zaglavlja pisma, prvo se piše uvodni pasus u kome se objašnjava
svrha pisanja pisma, način pribavljanja kontakt informacije ili se podseća na raniji razgovor.
Nakon toga, u svakom kratkom pasusu piše se o različitim temama ili aspektima teme.
Poslednji pasus rezervisan je za zahvaljivanje na izdvojenom vremenu i poruku o spremnosti
za saradnju ili novi dogovor.
Poslovna pisma ne bi trebalo da prelaze jednu stranu. Ukoliko je potrebno primaocu skrenuti
pažnju i na podatke kojih ima mnogo, treba ih ukratko spomenuti u pismu, a detaljnije ih
predstaviti u prilogu koji se dostavlja. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna,
4
