AKADEMIJA STRUKOVNIH STUDIJA JUŽNA
SRBIJA
ODSEK ZA POSLOVNE STUDIJE
SEMINARSKI RAD
Predmet: Osnovi gastronomije
Tema:
Protokol i obedi- ponude za svecane prijeme
LESKOVAC
Mentor
Student
Momčilo Conić
Aleksandra Pešić 50/20
Ivica Zdravković
2
SADRŽAJ
1. Organizacija i protokoli
2. Hotelska organizacija i šema
3. Organizacija događaja u hotelu
4. Uslovi za organizaciju dešavanja u hotelu
5. Protokol organizovanja dešavanja
6. Mape za informisanje
7. Tehnika/Audio vizuelna sredstva
8. Dekoracija
9. Interne i eksterne usluge neophodne za organizaciju skupa
10.Ponuda paketa za venčanja hotela Hyatt
11. Vrste paketa
12. Tok pripreme celokupnog servisa i usluge za venčanje
13. Program i postavka
14. Literatura
Generalni
direktor
Izvršni direktor
Sektor soba
Finansije
Hrana i piće
Održavanje
Prodaja i
marketing
Domaćinstvo
Recepcija
Kadrovsko
Kuhinja
Restoran
Inžinjering
Popravke
Banket
Marketing
Rezervacije
Konsijerž
Ketering
4
Tabela 3. Hijerarhija hotelskih odeljenja
Izvor: http://savath.net/organizaciona-sema-hotela
Organizaciona šema
, kao i podela dužnosti po odeljenjima i sektorima, uređuje se
već utvrđenim pravilima koja proizilaze iz prakse. Međutim, koliko god odeljenja i ljudi
koji u njima rade su specijalizovana, odeljenja i sektori u velikoj meri zavise jedni od
drugih i saradnja među njima mora biti konstantna. Raspodela posla utvrđena je prirodom
samog poslovanja, a određene procedure i pojedinačne obaveze mogu se definisati i
internim aktom, takozvanim opisom posla (job description), počevši od direktora sektora
pa do stjuarda. Za svakodnevno funkcionisanje velikog hotelskog sistema neophodna je
dobro razrađena interna komunikacija koja se odvija na nekoliko različitih nivoa i načina
(pismeno ili usmeno). Najčešći oblik interne komunikacije jeste jutarnji sastanak (morning
briefing) koji se održava svakog jutra,konkretno u Hyattu u 10h, doručka i odjave gostiju
koji napuštaju hotel. Takav jutarnji sastanak traje od 15 do 30 minuta i na njemu se
sumiraju rezultati proteklog dana i daje pregled zbivanja za taj dan. Postoji i nedeljni
sastanak svih šefova odeljenja koji traje od 60 do 90 minuta i obuhvata konkretne teme,
pogotovo onda kad se razmatraju pitanja koja se tiču nekoliko odeljenja, zajedničkih
odgovornosti, velikih manifestacija itd. Na nedeljnom nivou održavaju se i sastanci sektora
i odeljenja na kojima se organizuje njihov interni rad. Ti sastanci uvek se svode na
rekapitulaciju proteklog perioda i na pripremu onoga što predstoji. Postoje i veliki sastanci
koji se održavaju jednom ili dva puta godišnje (general staff meeting) i na kojima se
okuplja kompletan personal. Koncepcija tih sastanaka direktno zavisi od budžeta koji je
predviđen za njihovu realizaciju, ali su uglavnom usmereni na rekapitulaciju rezultata,
predstavljanje novih planova, pripremu reorganizacije ili novih etapa u poslovanju.Izvor:
(https://www.scribd.com)
Ti sastanci mogu biti veoma raznoliki, u zavisnosti od samih kompanija. S obzirom na
složenu organizaciju jednog velikog hotela, broj zaposlenih predstavlja strateško pitanje. S
vremenom su uspostavljeni relativno čvrsti standardi, pa se broj zaposlenih bazira na već
utvrđenim koeficijentima. To znači da postoje neki svetski parametri koji se vezuju za
kvalitet usluga i kategoriju hotela (odnosno za broj zvezdica koji hotel ima). Garni hoteli
(hoteli koji nude samo prenoćište, bez doručka) imaju koeficijent 0,25, poslovni hoteli (tri
ili četiri zvezdice) od 0,6 do 0,75, a hoteli sa pet zvezdica od 0,75 do 1,2, što opet zavisi od
veličine hotela, usluga koje nudi itd. Koeficijenti predstavljaju broj zaposlenih po sobi.
Treba imati na umu da je tu reč o ljudima stalno zaposlenim u hotelu, ali da svaki hotel
5
neke usluge iznajmljuje (outsourcing), tj. angažuje ljude sa strane koji nisu na njegovom
platnom spisku. Danas se outsourcing primenjuje mnogo više nego ranije. Ta praksa
uvedena je pre dve decenije sa outsourcingom sobarica, usluga pranja i peglanja,
obezbeđenja, wellness&spa, poslastičarnice i pekare. Pre dve decenije, jedan hotel imao je
sve to u sopstvenoj režiji. Danas se ti elementi retko sreću u hotelskom direktnom
poslovanju, a angažuju se spolja, što je uticalo na koeficijent. Logično je da je u prošlosti
koeficijent bio znatno veći. Postavlja se pitanje koji je sektor najkomplikovaniji za
rukovođenje i gde vrebaju zamke u post opening fazi rada hotela. Treba reći da je u radu
hotela nepravda da Rooms Division zapošljava manje radnika, a pravi daleko veću
profitabilnost, ima vrlo jednostavan spektar robe, odnosno proizvoda koje troši u svom
radu (sapuni, šamponi, papir itd.). S druge strane imamo izuzetno personalno zahtevan
sektor Food&Beverage, za čije je funkcionisanje potrebna vrlo ozbiljna kalkulacija robe
koja je izuzetno šarolika (a la carte, različiti banketi, dekoracije...). Zato je oduvek u F&B-
u postojao veći izazov i bilo je teže praviti profit nego u Rooms Divisionu. Pri tom se
zasebno vodi profitabilnost svakog sektora. Međutim, neophodna je njihova međusobna
saradnja, jer ukoliko se organizuje veliki banket ili seminar za mnogo ljudi, onda se
podrazumeva da su u organizaciju uključeni i F&B i sobe. Tada hotel nudi veliki paket, pa
jedan sektor ne može da bude profitabilan bez onog drugog. (savath.net)
Organizacija događaja u hotelu
Organizovanje dešavanja odnosno događaja je dobra šansa za hotel da ostvari
dodatni promet i u slučaju da dešavanje prođe bez zamerki, može poslužiti kao dobar
reklamni efekat.Tako se mogu pronaći novi krugovi gostiju, može se postići veće
opterećenje soba, može se postići bolje korišćenje saradnika i ostvariti baza za ponovna
poslovanja.
U hotelijerstvu se razlikuju dešavanja koja se organizuju u hotelu i ona koje su van
hotela. Organizacija skupova uslovljava usku saradnju svih odeljenja u hotelu. Ponuda koja
se šalje potencijalnim gostima mora da sadrži sledeće elemente (Barjaktarović, 2013., str.
147.):
- vrstu obroka i povod kojim se priređuje,
- tačno vreme održavanja (dan i sat),
- mesto održavanja (sala ili neki drugi prostor),
- dekoraciju prostora,
-oblik, dimnije, broj stolova i njihovu dekoraciju,
- broj, strukturu gostiju i raspored sedenja gostiju, ukliko se posluživanje vrši za stolom,
- sastav menija,
- vrste i količine pića (aperitiv, pivo, vino sokovi),
7
Čitav protokol je unapred dogovoren (raspored sedenja za glavnim stolom,
raspored gostiju po stolovima, način i prioritet u posluživanju, oblik glavnog stola i dr.).
Protokol zavisi od karaktera svečanosti, broja gostiju i želje organizatora. Okrugli stolovi
za ove prilike su obično najpraktičniji. Sve to zahteva besprekornu pripremu, izuzetnu
stručnost kuhinjskog i uslužnog osoblja i profesionalnog i stručnog organizatora - banket
managera.
Meni karta banketa je odraz nivoa i značaja skupa. Mora da se profesionalno i
stručno uradi i da zadovoljava sve kriterijume gastronomije, estetike, tradicije i kulture.
Jezik na kojem se ispisuje meni za ovu vrstu prijema (srpski ili strani) zavisi od povoda
svečanog događaja, nivoa i statusa zvanica, vrste jela koja će se služiti i karaktera i
renomea objekta u kojem se organizuje banket. Meni pisan na nekom stranom jeziku
zahteva vrhunsko znanje tog jezika i kuhinju te zemlje. Zato je bitno unapred sve
isplanirati.
Hladni
bife
(buffet)
Buffet podrazumeva posebnu vrstu većeg stola ili veći sto sastavljen od nekoliko
restoranskih stolova koji se prekriva stolnjakom bele ili pastelne boje koji sa svih strana
pada do poda. Ova vrsta svečanih obroka često se koristi u poslovnom svetu, posbno kada
su u pitanju značajni svečani jubleji ii drugi važni skupovi kada treba za kratko vreme, u
svečanom ambijentu, poslužiti veliki broj ljudi. Organizuje se u velikim prostorima
(salonima) ugositeljskog objekta koji raspolže takvim kapacitetima. Oblik stola, na kome
se postavljaju hladne vrste jelo, za ovaj bife, zavisi od broja gostijui želje organizatora. U
praksi se obično koristi blok sto u obliku pravougaonika (slovo I)ili okugli sto. Međutim,
ako je veći skup gde je boj gostiju veliki a vreme ograničeno obično se postavljaju
najmanje dva izložbena buffet stola kojima je pristup moguć sa svih strana, kako bi se
moglo poslužiti što više gostijuu istom trenutku. Po pravilu, to je veoma bogat i raskošan
sto sa veoma dekorisanim jelima koja stvaraju vizuelan ugđaj i svečani ambijent u
prostoru. Ponuda jela, pića i poslastica (meni) je usklađena sa gastronomskom tradicijom,
umećem kuhinjskog osoblja i renomeom ugostiteljskog obekta.
Za svečani hladni buffet poslužuju se birana jela ka što su: jastog, salata od plodova
mora, njeguški ili zlatiborski pršut, pašteta od guščijih jetara, različite vrste sireva i salata,
pita od sira, zeljanica, različite torte, sveže voće i kompoti.
U praksi se koriste dva osnovna tipa hladnog buffeta (Barjaktarović, 2015., str.
200.):
- zatvoreni - namenjen zvanicima koje je neko pozvao na doručak, ručak ili večeru, gde
troškove obroka snosi onaj koji poziva goste; i
- otvoreni tip bifea (komercijalni) - priređuje se u raznim prilikama i pristupačanje širem
krugu.
Za nameštanje bifea koriste se metalni stolovi sa staklenom pločom različitih
veličina i oblika. Svaka sekcija se namešta dovojeno (hladna, topla jela i dezert). Svako
