1. Određenje promena -
To nameće potrebu da se promena shvati kao osnovni instrument za razvijanje i
uspostavljanje konkurentske prednosti, održive u vremenu i prostoru, u poslovnu strategiju koja će
funkcionisati i nakon vremenskog perioda u kome se promene izvode.
Termin "upravljanje promenama"
se prevashodno odnosi na preduzeća ili druge organizacije u propadanju, ili transformaciji. Takve
organizacije su obično "bolesne" mereno po različitim kriterijumima
, kao što su:
smanjen plasman
proizvoda, ili usluge, smanjena profitabilnost, povećanje troškova poslovanja, odlazak ljudi iz kompanija,
demotivacija, itd. Navedeno stanje neretko pokazuju simptome opasne po život svake organizacije. One
hitno zahtevaju ozdravljenje, čak iako to traže radikalnu hiruršku intervenciju ili - minimalne-čitav niz blažih
intervencija. Na osnovu ovoga, mogli bismo konstatovati da je upravljanje promenama sistematično
preduzimanje mera i postupaka za zaustavljanje nepovoljnih trendova i njihovu transformaciju u povoljne
situacije. Menadžment, ili upravljanje promenama je slično odnosu koji postoji između lekara i bolesnika.
Posao lekara je da izvrši preokret postojećeg, odnosno bolesnog stanja pacijenta i dovede ga do stanja punog
ozdravljenja, kako bi mogao da ispunjava svoju životnu misiju.
Menadžment promena
uključuje elemente
kriznog menadžmenta. U medicinskoj terminologiji, termin "kriza" često indukuje da je dostignuta tačka
obrta u kojoj je doveden u pitanje opstanak organizacije. Preduzeće u potrebi za menadžmentom promena
obično je dostiglo krucijalni i odlučujući momenat u svom poslovanju. Takva tačka obrta može da bude na
bolje, ili na lošije. Uloga menadžera promena je upravo da omogući da nakon tačke obrta bude bolje, a ne da
označi kraj, odnosno nestanak organizacije, kao promene sa tragičnim ishodom. Promene predstavljaju
dinamičan sistem. Dakle, one se dešavaju permanentno i nelinearno, često kao nus proizvod pojedinim
procesima, pojavama i događajima. U upravljanju promenama se dešavaju takođe promene, većeg, ili manjeg
intenziteta. u savremenim uslovima uspešan odgovor na sve veću turbulenciju se nalazi u (samo) organizaciji
kao novom kvalitetu u dizajniranju organizacionih sistema. Dakle, promena nije završena samo onda kada je
izbegnut bankrot, ili samo zato što su mnoge tekuće krize prebrodjene. Visoko profesionalizovani menadžeri
jednako vode računa o dugoročnim zdravstvenim perspektivama nedavno "spašenog" pacijenta, odnosno
vode računa da sistem ne dođe u krizno stanje. To znači da sposoban menadžer promena kritički preispituje i
obično radikalno koriguje poslovnu misiju preduzeća u skladu sa promenama koje nastaju u okruženju, a pre
svega na tržištu. To ih čini sigurnim da su ciljevi i brojni pravci sadržani u njemu validni, željeni i dostižni u
projekcijama za budućnost organizacionih sistema.
2. Izvorišta promena -
Od nastanka čoveka do današnjih dana, promene su bile njegov jedini pratilac. U
dalekoj prošlosti, promene su objašnjavane kao dar ili kazna prirode i njenog delovanja. Svaka promena je
nosila pozitivan ili negativan efekat. Promene na mesecu, označene kao mesečeve mene su tumačene na
različite načine, kao i pomračenje sunca, itd. Čovek se i sam menjao u svom evolutivnom razvoju, od
primitivnog sa svim elementima životinjskog do današnjeg nivoa u kome je uspeo da ovlada mnogim
tajnama zemlje, kosmosa i vode. U antropološkom smislu, čovek se menjao tako da je gubio svoju fizičku, a
povećavao intelektualnu snagu, odnosno moć. Ova zakonitost je logična, jer je čovek u svakoj novoj
vremenskoj dimenziji, prenosio fizičke poslove i operacije sa svojih mišića na sredstva za rad, čime je
stvarao veću mogućnost da koristi svoj intelekt u obavljanju poslova i radnih zadataka. Tako je menjao način
obavljanja poslova, ali i sebe, sticajući uvek nova znanja, veštine i tehnike koje su bile u funkciji povećanja
njegove uspešnosti. Iz toga se zaključuje da su promene jedino stalne i da se dešavaju u svim sferama, ali i da
su one uslov opstanka, rasta i razvoja čoveka i organizacija.
Drugim rečima, sve je promenljivo samo su
promene stalne i ništa nije trajnije od privremenih rešenja.
Analize pokazuju da se intenzitet promena
sve više povećavao, tako da su danas dostigle intenzitet koji otežava ne samo njihovo usmeravanje, već i
praćenje, odnosno upravljanje. One se označavaju kao inkrementalne, haotične i nepredviđene, što izaziva
nove poremećaje i pred čovekom ispostavlja nove zahteva, koji se odnose ne samo na upravljanje
promenama, već i život sa permanentnim promenama. Iz toga sledi imperativ da se sa promenama mora
upravljati, a sa dramatičnim promenama i samo upravljanje će dobiti na svojoj dinamičnosti, a to znači da se
problemi koji iz istih proizilaze moraju rešavati u što kraćem vremenu i na što kvalitetnije način, odnosno
sveobuhvatno. S tim u vezi je i potreba uvodjenje holističko sistemskog koncepta u upravljanju
organizacionim sistemom, kao kvalitetno nova metoda u povećanju korporativne, ali i svake druge
uspešnosti. Da bi se obezbedio trend permanentnog razvoja, moraju se poznavati uzroci ili izvorište promena,
a potom i posledice koje izazivaju promene.
3. Ekološko objašnjenje izvorišta promena –KRETANJE—PROMENE—PROBLEMI—
UPRAVLJANJE,REGULACIJA.
Elementi u prethodnom prikazu se nalaze u međusobnim uzročno
posledičnim vezama i odnosima. Svaki naredni elemenat predstavlja posledicu tj. rezultat prethodnog
elementa, ali takođe u povratnoj sprezi može uticati na njega. Dakle, promenama prethodi kretanje, a iz njih
proizilaze problemi koje treba regulisati, što je problem menadžmenta.
4. Kretanje kao uzrok promena-
Kretanje postoji i kada ne dolazi do fizičke promene mesta nekog tela,
procesa ili pojave. Zahvaljujući kretanjima, moguće je da nastaje i opstaje materija, energija i informacija,
kao obavezne komponente svakog živog bića, odnosno organizacionih sistema. Kretanje je uslov za
postojanje materije, jer kako kaže prof. dr Vojislav Vučenović, “nikada i nigde niti je bilo, niti može biti,
materije bez kretanja”. On dalje nastavlja da se “svaki pojedini atom vasionske materije u svakom trenutku
nalazi u nekom obliku kretanja, te da je svako mirovanje, svaka ravnoteža samo relativna u odnosu na ovaj ili
onaj oblik kretanja”. Navedene činjenice ukazuju da je kretanje uzrok promena. Ukoliko ne bi bilo kretanja,
ne bi bilo ni promene. Brzina kretanja odredjuje i brzinu promena, kao i njihovu složenost. Što su kretanja
brža, to su svi ostali postulati u kanalu promena složeniji i podložni bržim promenama. Kretanja mogu biti
različita: mehanička, hemijska, biološka, toplotna, magnetna, elektro itd. Ova pojedinačna kretanja ne deluju
autonomno, već se nalaze u uzročno posledičnim vezama i odnosima, pri čemu su njihovi pojedinačni ishodi
različiti, ali sasvim sigurno ukoliko se posmatraju kao celina, videće se da je njihov uticaj mnogo veći od
prostog zbira parcijalnih kretanja. Prema prof. Vučenoviću postoje dva osnovna oblika kretanja i to:
atrakcija
i
repulzija
. Oba oblika kretanja se dešavaju istovremeno, ali u različitim prostornim dimenzijama.
Svako od njih ima svojih karakteristika, ali i uticaje na sistem u kome se dešavaju, što zahteva nešto šire
objašnjenje.
5. Atrakcija i repulzija kao oblik kretanja -Atrakcija
(lat.
atraction
) je kretanje u kome se čestice
materije približavaju jedna drugoj sa težnjom da se povežu, odnosno da uspostave kanale komuniciranja.
Rezultat atrakcije je nastanak novih celina
, podsistema ili živih bića koji se formiraju po odredjenom
algoritmu. Ona dovodi do evolucije, koja se kreće od prostijeg ka složenijem. Najsićušniji deo svakog živog
bića je ćelija. Ona ima jedro i protoplazmu. Ćelija razmenjuje materiju i energiju, odnosno informaciju sa
okruženjem i u kretanju nastoji da se približi drugoj, ili drugim ćelijama. Zahvaljujući ovom obliku kretanja,
nastaju kolonije mikroorganizama, koje se međusobno povezuju u tkiva, ova u organe, a organi u
međusobnoj povezanosti stvaraju čoveka kao najsvesnijeg, ali i najkontraverznijeg živog bića. Sve navedeno
stvoreno je putem atrakcije, odnosno kretanje i evolutivnog razvoja, u kome je svaki sledeći nivo
povezivanja bio hijerarhijski viši, nego prethodni. Međutim, atrakcija se ne zadržava na navedenom nivou,
već nastoji da se daljim povezivanjem stvore hijerarhijski sistemi najvišeg, odnosno do globalnog nivoa. Na
primer, čovek kao društveno biće ne može opstati ukoliko se ne udružuje sa drugim ljudima, bilo da obezbedi
sopstveni život, ili uspešnije poslovanje. On se udružuje u primarne ljudske skupine, da bi živeo, ali i da bi
bio uspešniji. Čovek ne može neke poslove sam obaviti, bilo da se radi o njegovoj nemogućnosti iz fizičke
nespremnosti, ili što u saradnji sa drugim ljudima, može biti uspešniji. Pokazuje se da je efekat zajedničkog
rada uvek veći od prostog zbira parcijalnih radova, što ukazuje na ekonomsku celishodnost udruženog, u
odnosu na parcijalni rad i potrebu organizacionog povezivanja, od referata, odseka, odeljenja, sektora do
privrednih subjekata, odnosno radnih organizacija u različitim formama i veličinama. Navedena zakonitost se
uspostavlja i na nivou korporativnih organizacija različitog tipa. One se zasnivaju na integrisanju primarnih
radnih skupina kao što su: pogoni, odeljenja, grupe, timovi itd. Primarne grupe se međusobno sjedinjavaju u
više organizacione forme, kao što su: sektori, odnosno direkcije kao više forme organizacionog struktuiranja.
Međusobnim povezivanjem sektora, odnosno direkcija nastaje korporativni sistemi koji se bave
proizvodnjom, preradom i prometom proizvoda i usluga.
Repulzija
(lat.
repulsio
) je udaljavanje jedne
čestice od drugih, sa težnjom da se oslobodi stega sistema u kome funkcioniše i da deluje apsolutno
slobodno, po principu “slobodnog strelca”. Ona dovodi do dezorganizacije organizacije, sa težnjom da
organizacija koju je zahvatila entropija predje u stanje apsolutnog haosa. Atrakcija i repulzija su permanentne
pojave i procesi. One se dešavaju istovremeno, ali u različitim prostornim dimenzijama. Drugim rečima,
svaka atrakcija je praćena odgovarajućom repulzijom, jer je svako približavanje jedne čestice nekoj drugoj, u
isto vreme i udaljavanje te iste čestice od neke druge čestice. Da nije permanentnosti i uravnoteženja
atrakcije i repulzije ne bi bilo prirodnog poretka, a u organizaciji ne bi bilo organizacionih sistema. “Svaka
pojedinačna atrakcija mora biti kompenzovana odgovarajućom repulzijom, jer bi inače vremenom prestalo
Preneto na organizacione sisteme, svako osnivanje nove kompanije, praćeno je dezorganizacijom drugih
sistema, što znači da nema organizovanja, bez dezorganizovanja. To znači da se kompanija ne bi mogla
osnovati, a da prethodno nije dezorganizovan ekološki poredak, odnosno drugi organizacioni sistemi. Naftna,
ili bilo koja druga kompanija iz primarnog sektora, ne bi mogla da opstane, ukoliko ne bi narušavala
ekološku ravnotežu i iz zemljine utrobe eksploatisala naftu, rudu, itd. odnosno infrastrukturu prilagođavala
svojim potrebama, itd.
Dezorganizacija eko-sistema
, odnosno drugih organizacionih sistema u konkretnom
slučaju predstavlja uslov da nastane, održava se i razvija bilo koja kompanija. Znači nema organizovanja, bez
dezorganizovanja, pa se dezorganizovanje javlja kao uslov organizovanju, odnosno projektovanju i izgradnji
novih organizacionih sistema. Za svaku dezorganizaciju je bitno da se i ona izvodi pametno, odnosno uz
najmanje ekonomske žrtve. U slučaju kada se narušava eko ravnoteža u šumskom gazdinstvu, potrebno je taj
način dezorganizovanja izvesti na celishodan i sa stanovišta održivosti sistema najprihvatljiviji način.
Logično bi bilo da se prvo iskoriste stabla koja se nalaze na zemlji i koja su pala pod uticajem atmosferskih i
drugih nepogoda. Nakon ovoga, seku se starija ili neperspektivna stabla, ili stabla koja onemogućavaju
razvoj drugih (mlađih) stabala. Na kraju se seku perspektivna stabla. Slična je situacija i u naftnoj kompaniji,
jer je bitno kako se nafta eksploatiše, kakav je odnos naftne organizacije prema sredini i lokalitetu, itd.
Pojedine kompanije mogu imati društveno odgovoran odnos prema lokalitetu gde se nafta eksploatiše,
odnosno gde se ista prerađuje, ali i prema kupcima, odnosno potrošačima koji koristi njene derivate. Ukoliko
se to ostvari, naftne organizacije imaju veći rejting i kupci su spremi na veću lojalnost prema ovakvim, u
odnosu na društveno neodgovorne kompanije, jer se pokazuje da kupci cene kompanije koje su društveno
odgovorne prema sredini u kojoj funkcionišu, ali i prema budućnosti koja dolazi.
6. Promene-
Promene su rezultat kretanja. Atrakcija dovodi do organizovanosti, a repulzija do
dezorganizovanosti. Jedno i drugo menja medjusobne veze i odnose u sistemu, bilo u prirodnom ili
veštačkom poretku. Da ne postoji kretanje ne bi postojale ni promene. Što su kretanja (atrakcija i repulzija)
brža i promene su brže, ali i složenije. Svaka promena je osnova za nastanak neke druge promene. Promene
se ne mogu sprečiti, jer je nemoguće sprečiti kretanje. Medjutim, promene se mogu usporiti i prolongirati. U
konačnoj dimenziji do promena mora doći, jer se materija ne može “zarobiti” u kutiju šibice. Prevodjenje
kontinuiteta u diskontinuitet i diskontinuiteta u kontinuitet je proces transformacije. Da bi se proces
transformacije (tranzicije) uspešno sproveo, moraju se poznavati inputi, transformacioni procesi i autputi, jer
samo ono što se poznaje može biti predmet upravljanja. Alvin Tofler smatra “da nam budućnost donosi šok,
jer su naše individualne sposobnosti nedovoljne da nas održe imunim na mnoge vrste promena koje se
dešavaju, brzo i istovremeno”. Menadžeri moraju biti spremni na predstojeće promene kako bi sprečili
iznenadjenje koje vreba na svakom koraku. Jednostavnom analizom tehnologija koje su se koristile u
eksploataciji, preradi ili prometu naftne i naftnih derivata, pokazuje visok nivo dinamike i usavršavanja u
ovoj oblasti. Danas se govori o alternativnim i obnovljivim izvorima energije, koji bi trebao da zamene
klasične i neobnovljive vrste goriva. Pokazuje se da danas u proizvodnji jednog litra nekog naftnog derivata
najveće učešće ima “Now-how”, dok je prirodna supstanca manje zastupljena. Ovo se odnosi na primenu
savremenih tehničkih dostignuća u proizvodnji i preradi, ali i u prometu nafte i naftnih derivata. Otuda i
mogućnost cenovne konkurencije kao rezultat naučno tehničkog dostignuća i primeni novih tehnologija.
7. Problemi-
Problemi nastaju zbog promena. Atrakcija i repulzija stvaraju nova stanja, formiraju novu
celinu sa kvalitativno drugačijim odnosima izmedju delova i izmedju delova i celine. Ta nova stanja često
funkcionišu na drugačijim, pa često i suprotnim osnovama. Problem su nedozvoljena odstupanja
funkcionisanja nekog sistema, pojave ili procesa od njegove prirodne i projektovane koncepcije
funkcionisanja. Međutim, pokazuje se da se problemom smatra samo ono odstupanje koje prevazilazi granice
tolerancije. Sve dok se poslovni sistem kreće u granicama tolerancija, nema problema, jer su tolerancije
predviđene u projektovanju poslovnih sistema i kao takve su dozvoljene. Kada ne bi bilo promena, ne bi bilo
ni problema, ali bi tada postojalo najviše problema, jer ne bi bilo kretanja, a to znači da ne bi bilo ni života.
Shodno navedenom, problemi nisu nešto što je loše, već nešto što ukazuje da je došlo do poremećaja koje
treba eliminisati, ili ublažiti.
Prof. Isak Adižes zato konstatuje:
“Nije stvar da nema problema, već da
imamo finih problema”. Dobri problemi su vezani za višak posla, velike profite, dobar životni standard itd.
Problemi mogu biti različiti, odnosno mali i veliki, unutrašnji i spoljni. Međutim, za svaku kompaniju su
najveći problemi koji se odnose na tržište i na ljudske potencijale. Ako kompanija nema kupaca, nema
ekonomske, ali ni logičke opravdanosti da ista postoji. Međutim, ljudski potencijali ispoljavaju najveći uticaj
na korporativnu uspešnost, što je i prirodno, jer je to jedini kreativni, odnosno stvaralački faktor svake
organizacije.
8. Regulacija - menadžment -
Potreba za regulacijom proističe iz problema. Da ne postoje problemi ne bi
bilo potrebe ni za upravljanjem. Menadžment mora da podstiče atrakciju koja dovodi do nastanka novog, a
destimuliše repulziju koja dovodi do povećanja entropije i da njihovo uravnoteženje uspostavlja na jednom
višem nivou. Iako su ove dve pojave međusobno uslovljene, promena se ne može uvesti dok se prethodno ne
eliminiše staro. To nameće potrebu postojanja profesionalaca koji će rešavati probleme i živeti permanentno
sa promenama. U prošlosti su kretanja bila spora, pa su i promene i problemi bili mali, a za njihovo rešavanje
je bila potrebna intuicija i osećaj. Razvojem proizvodnih snaga, brzina kretanja se povećavala, a time i
problemi, što je nametalo potrebu da se rešavanje problema poveri profesionalcima. Za upravljanje
promenama i promene upravljanja je bitno saznanje da su problemi vezani za prošlost i sadašnjost, a da se
njihovo rešenje odnosi na budućnost. S tim u vezi šanse brzo nastaju, ali još brzo nestaju, pa je brzina
reagovanja u donošenju odluka bitna komponenta visoko profesionalizovanog menadžmenta. Ovde je
problem što su brze odluke često nekvalitetne, a spore kvalitetne, ali zakasnele. Bez obzira na navedeno,
savremeni problemi zahtevaju da se odluke donose brzo i kvalitetno. Umesto “ili-ili”, ovde mora biti
uvedeno pravilo “i-i”, odnosno i brze i kvalitetne odluke. Ako je menadžment u nemogućnosti da reaguje
(zbog nedostatka informacija ili ne uočavanja problema itd), ne treba se razočarati. Jer kako kaže naš
nobelovac Ivo Andrić: “…
Sve Drine ovog sveta su krive i mi ih nikada nećemo u potpunosti ispraviti, ali isto
tako ne smemo nikada prestati da ih ispravljamo…
”
Najefikasniji način upravljanja promenama je
upravljanje kretanjem materije, procesa i pojava u veštačkim organizacijama. Time se pojačavaju sile
atrakcije, a destimulišu sile repulzije, odnosno smanjuju uzroci nepovoljnih kretanja, a stimulišu pozitivna
kretanja.
9. Tipologija promena -
Ipak,
za organizacione sisteme su najvažnije sledeće: promena tehnologije,
proizvoda, strukture i socio kulturološke promene
. Organizacije se mogu menjati u jednoj ili više oblasti
zavisno od internih i eksternih sila. U industrijskim sistemima, proizvodjači trebaju uvoditi nove proizvode,
ili njihovu modifikaciju, kako bi odgovorili na sve nove zahteve kupaca. Jednostavnim posmatranjem može
se konstatovati u kojoj meri se povećao broj modifikovanih proizvoda u grupi naftnih derivata od običnih, do
eko benzina. U konkurentskim naftnim industrijama primenjuju se tehnološke promene da bi se povećala
efikasnost i efektivnost poslovanja, dok se u sferi prometa, odnosno u maloprodaji kao elementu kanala
distribucije bitne su institucionalne. Dakako za sve njih su bitne strukturalne promene. Promene u jednom
delu kompanije mogu uticati na promene u drugim delovima organizacije, što odgovara kibernetskim
pravilima, da promene na jednom delu izazivaju promene u odnosima sa ostalim delovima, ali i sa
okruženjem. Top menadžer je agent promene. On kreira promene i stvara uslove da se promene
implementiraju u poslovne procese. Krajnji cilj promena je postići veću korporativnu uspešnost, kroz
poboljšan kvalitet proizvoda ili usluga, ili nižu prodajnu cenu. Ukoliko se putem promena navedeno ne bi
ostvarilo, nema ekonomskog smisla vršiti promene. Dakle, promene nisu same sebi cilj, već su one
instrument da se kvalitetnije postignu određeni ciljevi.
Ipak, menadžment promena na raspolaganju ima
tri opšte opcije, odnosno tri strukture, i to:
struktura, tehnologija i ljudi.
Menjanje strukture
uključuje
promenu moći i autoriteta u organizaciji, odnosno preraspodelu ovlašćenja i odgovornosti između pojedinih
hijerarhijskih nivoa, ili funkcionalnih područja. U ovoj promeni preispituju se ili redizajniraju
komunikaciono-koordinacioni mehanizmi, stepen centralizacije, odnosno decentralizacije, obavlja
redizajniranje poslova i radnih zadataka, itd.
Menjanje tehnologije
obuhvata izmene u načinu izvođenja
posla, ili metoda ili sredstava koja se koriste
. Menjanje ljudi
se odnosi na promene stavova zaposlenih,
njihovih očekivanja, shvatanja i njihovog ponašanja. Svaka od navedenih promena je međusobno zavisna, ali
i sve skupa zavise od promena koje se dešavaju u okruženju.
10. Promene tehnike i tehnologije -
Mnogo ranijih studija o klasičnoj organizaciji i menadžmentu - kao što
su rad Taylor-a i Gilbreths-a - bave se naporima koji su usmereni prema promenama tehnologije. Klasična
organizacija i klasični menadžment je težio da ostvari promene koje bi povećale efikasnost proizvodnje,
bazirane na studijama o vremenu i pokretu, pri čemu je osnovni mehanizam za postizanje navedenog
predstavljao sat, ili štoperica. Danas, glavne tehnološke promene uglavnom uključuju uvođenje nove opreme,
alate ili metoda rada, automatizaciju ili kompjuterizaciju. Stvoreni su čitavi pogoni bez prisustva ljudi, a
upravljanje istima se obavlja sa daljine. Faktori konkurencije ili nova ostvarenja (inovacije) u industriji često
zahtevaju od menadžera da uvede novu opremu, alat ili metode rada. Elektronsko ratovanje je postalo
