Buzađija Nevzudin

S K R I P T A

MS ACCESS

Travnik, novembar 2005.

Sadržaj

Sadržaj

Šta je baza podataka

Vrste baza podataka - Model podataka

Relacioni model baza podataka

Tabele

Primarni ključ

MS Access

Startovanje MS Access-a

Osnovni delovi prozora MS Access-a

MS Access-ov Toolbar

OTVARANJE baze iz MS Access-a

Otvaranje postojeće baze podataka kada je MS Access startovan

Database Window

Objekti MS Access-a

Pravljenje nove baze podataka

Rad sa tabelama

Pravljenje nove tabele

Pravljenje tabele preko wizard-a

Pravljenje tabele u dizajnu

Otvaranje postojeće tabele

Otvaranje tabele za unos podataka - Datasheet view

Modifikovaje tabele - Design view

Imenovanje objekata

Relacije među tabelama

Povezivanje tabela u bazi podataka

FORME (OBRASCI)

Kreiranje forme

Kreiranje forme korišćenjem Form Wizard-a

Unošenje podataka korišćenjem forme

Modifikovanje forme

Radni izgled forme

Selektovanje polja na formi mišem

Promjena širine forme

Podešavanje objekata na formi

Snimanje izmena

UPRAVLJANJE UPITIMA

Kreiranje upita

Dizajn upita

Startovanje upita

Korišćenje logičkih operatora

Korišćenje složenijih kriterijuma

IZVJEŠTAJI

Kreiranje izvještaja (Reports)

Kreiranje jednostavnog izvještaja - Columnar

Šta je baza podataka

Podatak

- nosilac realne slike stvarnosti koji daje zapis nekog činjeničnog stanja (žut;

bijel; cijel; 1; F14; 354; $10,50; Musa Kesedjija; itd.). To je, u stvari, činjenica a nekom
segmentu realnog svijeta koju treba čuvati u elektronskom obliku na duži vremenski
period i koja ima značenje za korisnike baze podataka.

Informacija

— obrađeni podaci povezanih grupa podataka ili podatak koji proširuje nivo

znanja, odnosno smanjuje neodređenost sistema. Za informaciju je bitno da bude jasna,
tačna i pravovremena. Tako bi rečenica: „Danas je naša firma ostvarila promet u iznosu
ad $5000 sa zaradom ad $320” bila informacija, ako nas obaveštava a nečem što nismo
znali.

Baza podataka

- kolekcija povezanih podataka sa višestrukom namenom. To je skup

podataka kaji se odnose na jednu temu ili namenu. Mada je lahko shvatiti bazu
podataka kao skladište opšte namjene za smještaj i obradu bilo koje vrste informacija,
prema vašoj želji. Na primijer, u bazu podataka možete smještati imena i adrese.
Takođe biste mogli da uskladištite podatke o vašoj videoteci, fonoteci, zalihama i
porudžbinama vašeg privatnog preduzeća, kao i svih oblika evidentiranja i prikazivanja
podataka o poslovanju.
Primjeri iz svakodnevnog života:

Telefonski imenik

Red vožnje

Adresar

Knjiga gostiju u hotelu

Itd..

Sistem baze podataka

- je cjelina koju čine:

sama baza podataka, koja može predstavljati jednu datoteku, dok je to u
kompleksnijim modelima najčešće hijerarhijski i strukturno organizovan sistem
više povezanih datoteka

sistem za upravljanje bazom podataka (Database Management System - DBMS)
i

korisnici baze podataka.

DBMS – Database Management System

1. Upravlja fizičkim smještanjem podataka na optimizovan način. Da bi čitanje i

pisanje bilo što brže.

2. Procesira upite (upit - zahtjev za izvještavanjem ili izvršavanjem)
3. Upravlja fizičkom bezbjednošću podataka (backup)
4. Logička bezbjednost podataka (security)
5. Upravlja integritetom podataka (Podaci moraju biti jedinstveni i potpuni)
6. Upravlja transakcijama (transakcija – skup operacija nad podacima koji se

tretiraju kao jedna cjelina)

7. Upravlja konkurentnim pristupom (više korisnika u isto vreme pristupa bazi)
8. Upravlja poslovnim pravilima

Vrste baza podataka - Model podataka

1. Mrežni
2. Hijerarhijski
3. Relacioni
4. Objektni

Hijerarhijski model

prilično je jednostavan i ne zahtjeva veliko informatičko znanje, ali

su pristup i manipulacija informacijama izuzetno otežani zbog stroge hijerarhijske
međuzavisnosti.

Mrežni model

je fleksibilan, moćan i efikasan, a podacima se pristupa preko mreže

logičkih veza. Nedostatak ovog pristupa je zahtjev za upotrebom brzih računara i većim
informatičkim znanjem.

Relacioni model (RDBMS)

temelji se na klasičnom tabelarnom modelu. Tablice se

međusobno povezuju relacijama čija je glavna uloga čuvanje integriteta podataka, brze
pretraživanje i izbjegavanje redundancije, odnosno ponavljanja pojedinog podataka na
vise mjesta ili tablica.

Objektni

je najsavremeniji, ali nije zaživio jer se promet novca obavlja preko relacionih

baza, a prelaz sa relacionog modela na objektni nije lahak.

Relacioni model baza podataka

Relaciona baza je skup

tabela

veza

između njih.

Ime je dobila po relacionom računu u matematici (relacije skupova).

Tabele

Tabela (engl. Datasheet) je osnovna fizička i logička jedinica baze, skladište za sirove
podtake.
Objekti su fizički fragmentisani u tabeli. Tabela sadrži redove, zvane zapisi ili slogovi
(engl.

Records

) i kolone zvane polja (engl.

Fields

). Prvi red tabele (zaglavlje) sadrži

imena polja baze podataka. Svako polje može da sadrži samo unaprijed određen tip
podatka (tekst, broj, datum, ...) i ima zadatu širinu.
Tabela je prototip entiteta. Jedan

red

tabele predstavlja jedan

zapis.

Svaki zapis sadrži

sva polja tabele.

Na presjeku reda (zapisa) i kolone (polja) nalazi se stvarni podatak (engl.

Value

Nad tabelama se izvršavaju pretrage u cilju istraživanja ili u cilju ažuriranja

Primarni ključ

Svaki  zapis  (red)  mora  da  bude  jedinstven.  Takođe  pretraga  tabele  mora  da  bude  što
brža.
U tu svrhu se definiše primarni ključ.
To  je  kolona  čije  vrijednosti  su  različite  u  svakom  redu  i  time  je  omogućena  lakša
pretraga.  Podaci  moraju  biti  jedinstveni  i  ovo  polje  je  obavezno  za  unos.  Ne  može  se
unijeti zapis bez primarnog ključa.
Primarni ključ može i da bude složen (da se sastoji od dvije ili više kolona).

OTVARANJE baze iz MS Access-a

Pokretanjem

Access-a,

(npr.

Start/Programs/Microsoft Access) sa desne strane
Access-ovog prozora, dobijate prozor kao na slici i
ponuđene slijedeće opcije za otvaranje baze:
Poslije

Open a file

se nalazi spisak baza koje su

posljednje otvarane, a ako baza koju otvaramo nije u
spisku, postoji i dugme

More files...

koje otvara dijalog

Open

. Ispod toga su i opcije

New

ako želimo da

napravimo novu bazu. (O tome će kasnije biti riječi.)

Otvaranje postojeće baze podataka kada je MS
Access startovan

U meniju File selektujte opciju Open, i zatim na
dialog box-u otvorite folder gdje je snimljena baza.

Selektujte bazu podataka (fajl) koju želite da
otvorite i kliknite na dugme Open.

Na kraju menija

File

, su prikazana imena fajlova koji su otvarani u posljednje vrijeme, pa

se ovo može iskoristiti za brže otvaranje fajlova.

Radni prozor MS Access baze (Database Window) sadrži paletu

Objects

(preko koje se

otvaraju kartice željenih tipova objekata), kao i svoj Toolbar (dugmad za alatke), sa
nekoliko najčešćih komandi. U samom vrhu ovog prozora (naslovna traka) nalazi se ime
baze koja se obrađuje.

Sistem menija i paleta alatki u MS Access-u funkcioniše na sličan način kao i u ostalim
programima Microsoft Office-a, dok se sve ostalo smatra radnom površinom u kojoj se
razvija i radi MS Access aplikacija. Na samom dnu MS Access prozora smještena je
statusna linija (Status bar) preko koje se korisniku prosljeđuju dodatne informacije o
tekućem objektu i informacije koje se odnose na tastere Insert, Num Lock, Caps Lock,
Scroll Lock,...

Database Window

Po  otvaranju  neke  MS  Access  baze  podataka  na  ekranu  se  pojavljuje  Database
Window. On omogućuje izbor jednog od sedam tipova objekata aktivne baze podataka,
kao i režim (mod) rada u njima:
Open - otvaranje postojećeg,
Design - redizajniranje postojećeg, odnosno,
New - kreiranje novog objekta).
Kod izvještaja opcija Open je zamijenjena odgavarajućom opcijom Preview (kojom se on
otvara za pogled), a kod makroa i modula opcijom Run (kojom se on pokreće).
Desnim klikom na objekat možete dobiti sve moduse rada sa datim objektom, pa ovaj
način treba maksimalno koristiti kod otvaranja objekata za bilo kakvu obradu. Ne treba
zanemariti  ni  ikonice  na  Toolbar-u,  a  posebno  u  situaciji  kada  treba  preći  iz  jednog  u
drugi  modus  obrade  objekta,  a  Database  Window  nije  vidljiv.  Toolbar  daje  još  jednu

donošenje važnih poslovnih odluka.

Pages ili Data Access Pages

(Web stranice za pristup podacima), omogućuju kreiranje

složenih obrazaca na Internetu kompanije koji su povezani s podacima u vašoj mreži.
Čak i novajlija može da kreira Web stranice sa uvijek ažurnim podacima.

Makro (Macro)

je niz MS Access komandi, a koristi se u slučajevima kada nekoliko

komandi (određenim redoslijedom) treba pozvati na više mesta u MS Access aplikaciji
(uglavnom iz forme). Kada pokrenete makro, MS Access izvršava sve naredbe makroa
u redoslijedu u kom su akcije navedene. Bez pisanja programskog koda, možete
definisati makroe koji automatski otvaraju obrasce za bazu podataka, štampaju
naljepnice sa adresama, obrađuju porudžbine i druga.

Modul (Module)

kao i makro omogućava automatizaciju, ali mnogo napredniju, jer se u

njemu, kao razvojna platforma, koristi VBA, u obliku procedura tipa Sub i Function, koje
su na raspolaganju cijelom projektu.

Kako su tabele izvori podataka, tako MS Access-fajl predstavlja bazu u slučaju da ima
tabele, dok se u MS Access aplikacijama uglavnom nalaze ostali objekti, a veza sa
tabelama se uspostavlja Link-om. Koncepcija odvajanja baze i aplikacije se obavezno
primenjuje u profesionalnim projektima.

Pravljenje nove baze podataka

Postoji više načina da se napravi nova baza podataka:

1. ili se u meniju File odabere opcija

New

2. ili se na prozoru

Getting Started

(koji se otvara

kada pokrenete Access) klikne na

Create New

File...

3. ili se na Toolbaru Standard klikne na New File

ikonu

U sva tri slučaja se dobija prozor

New File

koji nam daje

mogućnost da napravimo novu praznu bazu (

Blank

Database

) ili da iskoristimo šablone (

Templates

) pa da

napravimo bazu koristeći wizard.

Ako odaberemo Blank Databse, otvara se dijalog File
New Database gde definišemo gde će se nalaziti fajl
nove baze. Potrebno je uraditi slijedeće:

1. Otvoriti folder gde ćemo da snimimo fajl
2. Unesemo ime fajla
3. Pritisne se dugme Save

Ovim smo dobili novu „praznu“ bazu bez ijednog objekta. Sada je potrebno napraviti
nove objekte.

Rad sa tabelama

Pravljenje nove tabele

Na prozoru baze odaberu se objekti Tables i tu postoje tri načina za pravljenje novih
tabela:

1. Pravljenje tabele u dizajnu
2. Pravljenje tabele preko wizarda
3. Pravljenje tabele tako što će se unositi podaci

Pravljenje tabele preko wizard-a

Koristi  se  u  fazi  učenja,  pa  bi  bilo  dobro  da  ovde  prikažemo  njegovo  korišćenje.
Komercijalne (poslovne) baze podataka, koje se eksploatišu i po 24 na dan, moraju se
ozbiljnije  projektovati,  pa  prilikom  kreiranja  tabele  u  njima  nećete  moći  (a  ni  željeti)  da
koristite Wizard-c.
U  prvom  dijalogu  Table  Wizard-a  izaberite  tip  tabele  (poslovna  ili  personalna),  zatim
neku  od  predloženih  tabela,  polja  iz  izabrane  tabele  i  kreirali  ste  listu  polja  vaše  nove
tabele (poslijednja lista), a preko komandnog tastera ‘Rename Field” možete promijeniti
ime izabranih polja.

U drugom dijalogu Table Wizard vam nudi da unesete ime tabele i (opciono) deklarišete
polje primarnog ključa.

vaš  PC  i  vaša  lokalna  mreža)  ipak  kad  distribucije  (publikovanja)  baze  podataka  ili
njenog  povezivanja  sa  nekom  aplikacijom  u  razvoju  (npr.  pod  Visual  Basic-om  ili
operativni  sistem  UNIX)  možete  imati  grdnih  problema.  Ista  pravila  treba  koristiti  i  kod
imenovanja fajla baze i svih objekata u bazi. Ovo ne treba mješati sa unosom podataka i
komentara,  gde  se  može  koristiti  bilo  koje  pismo  ili  jezik  (omogućen  operativnim

)

Data Type

- tip podatka, kaji se čuva u tom polju je najvažnije svojstvo polja, pa mu

posvetite veliku pažnju. Ovde treba što više izbjegavati tekstualni tip (Text), jer se
njegovim korišćenjem najmanje štedi prostor, a baza gubi na performansama. Primijer
za ovo može biti poštanski broj mjesta, kaji treba obavezno definisati kao broj (Number),
a ne kao tekst (Text).
MS Access podržava slijedeće tipove podataka (Data Type):

Text

- tekst (slova, brojevi i svi specijalni znaci) sa kojim se ne vrše računske

operacije, a dužine do 255 karaktera.

Memo

- dugačak tekst (slova, brojevi i svi specijalni znaci) dužine do 65535

karaktera. Ovakav tip tekstualnog podatka ne može ući u neko sortiranje,
pretraživanje ili grupisanje. To treba imati u vidu.

Number

- brojevi koji se upotrebljavaju u aritmetičkim izrazima, a ve1ičina polja

(Field Size) zavisi ad “podtipa’ koji može biti: Byte, Integer, Long Integer, Single,
Double, Replication ID, Date/Time, Currency, Auto Number ili Yes/No.

OLE Object

- Objekat kao MS Word dokument. MS Excel tabela. zvuk. grafikon.

slika... povezan je (Linked) ili ugrađen (embedded) u MS Access tabelu

Lookup Wizard

– polje čije vrednosti su primarni ključevi iz mneke druge tale.

Ovi je najjednostavniji način povezivanja tabela.

Description

je tekstualni opis podatka dužine da 255 karaktera, a njegovo upisivanje

se savjetuje, jer se on, u toku rada korisnika na datom polju podatka, ispisuje u
statusnoj liniji i korisniku pruža dodatne informacije o tom polju.

Lookup Wizard

predstavlja skoro idealan način da inicirate prvu relaciju povezujući dva polja između
dvije tabele u vašoj bazi, ali obavezno ispoštujte slijedeću proceduru:

1) kreirajte izvornu tabelu koja obavezno treba da sadrži primarni ključ sa

AutoNumber ili Number tipom podatka i bar još jedno polje (obično tekstualna i
male dužine);

2) u izvornu tabelu Zanimanja(ZanimanjaID, Zanimanje) unesite nekoliko

tekstualnih podataka (npr. „pravnik“, „ekonomista”, “novinar”, “profesor” i
“pekar”;)

3) kreirajte novu tabelu Radnici(Prezime, Ime, Zanimanje), pa za jedno polje

podatka (Zanimanje) iskoristite Lookup Wizard i zadajte za izvor podataka liste
— prethodno kreiranu tabelu (oba polja);

4) ako je potrebno zadajte drugo ime za polje koje ste kreirali, a zatim sačuvajte

tabelu (dizajn);

5) otvorite istu tabelu za ažuriranje, pa unesite nekoliko slogova podataka.

Uočite da će se AutoNumber (ujedno i ključ) sam sakriti, pa ćete u korišćenju polja sa
vezom na drugu tabelu vidjeti samo tekstualni prikaz, a u polje podatka će biti upisana
numerička vrjednost odgovarajuće stavke koju odaberete iz liste. Pri tom, tabelu izvora
podataka za listu možete ažurirati, to će se odražavati i na stavke u listi. U slučaju da
vam ova ne uspije, preostaje da sami podesite parametre u kartici LOOKUP.

Otvaranje postojeće tabele

Otvaranje tabele za unos podataka - Datasheet view

Na glavnom prozoru baze podataka odabere se opcija Tebles i u spisku postojećih

tabela se odabere željena tabela i dva puta klikne na nju. Tabele će se otvoriti u prikazu
za unos podataka (Datasheet view).

Slogovi  su  poredani  u  redove.  Ispred  svakog  reda  je  polje  za  selektovanje  a  ispred
trenutno  aktivnog  sloga  je  crni  trougao(Record  Selector).  Da  bi  se    označio  jedan  red
potrebno  je  kliknuti  na  polje  ispred  njega.  Moguće  je  selektvati  i  više  redova  ako  što
držimo Ctrl ili Shift.
Za kretanje kroz tabelu koristio i strelice na dnu tabele. Za upis novog sloga, potrebno je
otići na posljedni red tabele, koji je uvijek prazan.

Modifikovaje tabele - Design view

Ze pravljenje izmjena na već postojećoj tabeli, koristimo Design View tabele. Potrebno

je označiti tabelu, zatim na

na prozoru baze. Ako je tabela već otvorena u

Datasheet View, može se kliknuti na

na paleti sa alatkama (Toolbar).

Ovde je moguće napraviti sve neophodne izmjene na tabeli. Za povratak u Datasheet
View potrebno je kliknuti na isto dugme na Toolbar-u.

Imenovanje objekata

Imena objekata (fajl baze podataka, objekti u bazi i polja u tabelama) je najbolje
zadavati primjenjuju sljedeća pravila:

kombinovati VelikaMala slova bez odvajanja na više riječi i bez specijalnih
znakova

VELIKIM slovima imenovati one važnije objekte (mada suštinske razlike nema,
ali se brže uočavaju u slučaju većeg broja objekata);

primijeniti imenovanje oblika IME - kada objekat treba postaviti kao prvi u nizu
(specijalni objekat ad značaja za projektovanje baze ili aplikacije)

primjeniti imenovanje oblika Ime_Sub - kada odnosni objekat (tabela, forma)
predstavlja podobjekat

objekte, planirane za uklanjanje (brisanje), imenovati sa prefiksom u obliku
‘zzzIME’, jer će se naći na kraju liste objekata.

izbjeći kreiranje tabele i upita sa istim imenom, jer može doći do greške prilikom
pozivanja (MS Access i tabelu i upit smatra izvorom podataka jednakog
prioriteta), pa se praktikuje imenovanje upita uz prefiks ‘qry’ (kao npr. ‘qryArtikli’).
Mada se prefiksi koriste i kod imenovanja svih drugih objekt (tab, frm, rpt, mod i

Izborom  Relationships  sa  Toolbar-a  Database  otvara  se  prozor  u  kome  se  definiše
relacioni  model  (veze  polja  između  tabela).  Iz  dijaloga  Show  Table  (koji  se  dobija  sa
Toolbar-a) biraju se tabele i upiti koji učestvuju u relacijama. Višestruko biranje objekata
vrši se uz pomoć tastera Shift.
Kada  se  tabele  nađu  na  panelu,  odgovarajuće  relacije  se  kreiraju  prevlačenjem  polja
jedna tabele na odgovarajuća polja druge tabele. Spuštanjem na odgovarajuće polje u
drugoj  tabeli  na  panelu,  pojavljuje  se  dijalog  u  kome  se  bira  tip  i  osobine  veze(1).  MS
Access  će  automatski  prepoznati  (sugerisati)  vezu  1  :N  (One-To-Many)  ili  1:1
(OneTo-One).  Ostaje  još  da  se  odredi  da  li  treba  uključiti  referencijalni  integritet(2)  i  u
okviru  njega  da  li  treba  postaviti  opcije  za  kaskadno  brisanje  i/ili  kaskadno  ažuriranje
sadržaja tabela. Ostali tipovi veza mogu se definisati u Join Type (3).

VEZA

je izraz za liniju koja spaja dva polja u dvije tabele. Tabele se dakle vezuju preko

polja podataka, a veza može biti i višestruka (preko više polja). Višestruke relacije mogu
uticati na povećanje broja redundantnih (ponovljenih) podataka u bazi kao i na
nemogućnost ostvarenja referencijalnog integriteta date relacije, pa ih treba izbjegavati.
Ako veza između dvije tabele nema oznaku tipa (1 i ∞) to znači daje veza tek inicirana.
RELACIJA predstavlja jednostruku ili višestruku vezu između dvije tabele preko njihovih
polja. Sve veze između dvije tabele moraju da se uklapaju u jedan tip relacije (1:n, n:1,
1:1), to znači da se u jednoj relaciji ne mogu uključiti veze različitih tipova. Relacija se
smatra definisanom (uspostavljenom) tek po uključenju referencijalnog integriteta
(dijalog Relationships) i tipa relacije (dijalog Join Properties). MS Access prepoznaje tip
relacije, pa se u ovaj dijalog ulazi da bi se tip relacije, eventualno, promjenio (najčešće
kod upita)

Relacije tipa 1:n i 1:1

Relacija tipa 1:n (ili n:1) je najčešći tip relacije, alibi se slobodno moglo i reći da se dobar
relacioni model zasniva samo na ovom tipu relacije između tabela.
Relacija tipa 1:1 je rjeđi tip, jer daje mogućnost da se obje tabele (koje su u ovoj relaciji)
smjeste  u  jednu.  U  slučajevima  kada  u  jednu  tabelu  treba  smjestiti  veliki  broj  polja
(atributi  jednog  entiteta)  onda  se,  zbog  preglednosti  relacionog  modela  i  njegovog
lakšeg  održavanja,  polja  „grupišu“  u  više  tabela,  a  između  definiše  relacija  1:1.  Kao
primjer za ovo se može uzeti neki kompleksan entitet kao to je avion, gde se on mora
podijeliti  na  grupe  atributa  (motor,  putnički  prostor,  kabina  posade,  teretni  prostor,  ...),
pa  treba  kreirati  tabele  prema  ovim  entitetima,  a  sve  njih  povezati  po  jednom  polju
(atributu) koji egzistira u svima (npr. AvionID).

FORME (OBRASCI)

Obrasci služe za unos, pregled, ažuriranje, ali nekada i za štampanje podataka. Njihova
namjena  je  pristup  korisnika  pregledu  i  ažuriranju  podataka.  Korisnik  mora  biti  lišen
svake mogućnosti da unosi i ispravlja podatke u samoj tabeli, jer se na taj način mogu
pojaviti neočekivani i nepredvidivi problemi za programera ali i za samog korisnika.
Forma  (ili  obrazac)  je  najbolje  i  najlakše  grafičko  okruženje  za  korisnika,  a  ako  ona
realno oslikava pravi obrazac na koji je korisnik do tada navikao — biće mu
mnogo  lakše  da  se  snađe  u  njoj  i  bez  velikog  objašnjavanja  o  načinu  popunjavanju  i
uslovima

Kreiranje forme

Kreiranje forme korišćenjem AutoForm Wizard-a

• Selektujte tabelu ili upit (Query) u Database prozoru.

• Kliknite na ikonu AutoForm:
• Wizard će automatski kreirati formu za unos podataka, na primjer:

U polju Tables/Queries izaberite tabelu za koju kreirate formu (1). U listi na lijevoj strani
dijaloga pojaviće se spisak polja u tabeli.
Selektujte polje (polja) koje želite da budu na formi (2) i kliknite na dugme > (3).
Ukoliko želite da se sva polja prikažu u na ekranu kliknite na dugme: >> (2’)
Sva selektovana polja će se premjesti na listu sa desne strane dijaloga.
Ukoliko ste pogrešno polje selektovali da bude na formi, na sličan način možete da ih
prebacite na listu Available Fields na lijevoj strani dialoga, korišćenjem dugmeta: <
Kada završite sa selekcijom polja, kliknite na dugme Next (4)
Na sljedećem dijalogu izaberite na koji način će polja biti raspoređena na formi.
Kliknite na dugme

Next

i na sljedećem dijalogu izaberite jedan od standardnih izgleda

forme.

Na sljedećem dijalogu unesite ime pod kojim će forma biti snimljena i kada kliknete na
Finish, forma će se snimiti i prikazati

Unošenje podataka korišćenjem forme

Na prozoru baze selektujte objekte Forms i dva puta kliknite na ime forme u kojoj želite
da unosite ili mijenjate podatke.
Unošenje podataka je slično kao da unosite podatke u tabelu.
Unesite  vrijednost  u  polje,  a  zatim
tasterom Tab pređite na sljedeće polje.
Kada  ste  na  posljednjem  polju,
tasterom  Tab  prelazite  na  prvo  polje
novog podatka.
Ako  želite  da  kreirate  novi  podatak
kliknite na dugme

Modifikovanje forme

Modifikovanje izgleda forme
Na Design prozoru selektujte tab Forms (1), a zatim i ime forme koju želite da
modifikujete (2).
Kliknite na ikonu Design (3)i selektovana forma će se otvoriti u režimu za dizajn.
Istovremeno će se pojaviti novi Toolbar (4) sa objektima koje može da sadrži forma.

Kada selektujete text box, istovremeno se selektuje i njegova labela. Prilikom promjene
položaja text box-a mjenja se i položaj labele.
Ukoliko mjenjate položaj labele, položaj text box-a ostaje isti.
Kada je neko polje selektovano, tasterom Tab možete da selektujete sljedeće polje.

Selektovanje više susjednih polja na formi

Kliknite lijevim tasterom miša van polja ili labele i zadržite ga pritisnutim. Pomjerite miš
tako da pravougaonik koji će se prikazati na ekranu obuhvati sva polja koja želite da
selektujete.
Ako polja nisu susjedna, pritisnite taster Control, zadržite ga pritisnutim, a zatim kliknite
lijevim tasterom miša na polja koja želite da selektujete.

Promjena širine forme

Postavite kursor miša na desnu ivicu forme, kliknite lijevim tasterom miša i zadržite ga
pritisnutog, a zatim pomjeranjem miša podesite širinu forme.
Promjena širine polja i forme istovremeno
Selektujte polja koja želite da proširite, kliknite levim tasterom miša na desnu ivicu i
zadržite ga pritisnutog, a zatim pomjeranjem miša podesite širinu selektovanih polja.
Ukoliko je širina polja veća od širine forme, i njena širina će se istovremeno promjeniti.

Podešavanje objekata na formi

Selektujte polje na formi.
Na Toolbar-u izaberite vrstu i veličinu fonta:
izaberite način naglašavanja (bold, italik, underline), poravnalje slova (lijevo, centralno,
desno), Boju slova , pozadine i ivice i efekat sa ivicama.

Ubacivanje slike na formu

• U meniju Insert selektujte opciju Picture.
• Korišćenjem dijaloga koji se pojavio na ekranu selektujte sliku koju želite da postavite
na formu.

Podešavanje poravnanja polja na formi

• Selektujte polja kojima želite da podesite poravnanje.
• U meniju Format selektujte opciju Align, a zatim izaberite način poravnanja:

Podešavanje rastojanje između polja na formi

Selektujte polja kojima želite da podesite međusobno rastojanje.
U meniju Format selektujte opciju Vertical Spacing ili Horizontal Spacing, a zatim
izaberite operaciju kojom ćete podesiti prostor između polja:

Kopiranje objekata na formi

Selektujte objekat (objekte) koje želite da kopirate.
U meniju Edit selektujte opciju Duplicate.
Ili, nakon selektovanja objekta, kliknite na tastere Control+C, a zatim Control+V.

Snimanje izmjena

Kliknite na ikonu Save ili u meniju File izaberite opciju Save.
Ukoliko želite da sačuvate formu i pod drugim imenom u meniju File izaberite opciju
Save As.

UPRAVLJANJE UPITIMA

Upiti služe kao posredni izvori podataka za izbor podataka na specifičan način. To
podrazumeva filtriranje, grupisanje, pretraživanje, sumiranje podataka iz jedne tabele ili
povezivanje više tabela po određenim kriterijumima, pa čak i kreiranje novih ili brisanje
postojećih zapisa.
Upiti su sekundarni izvori podataka i osnova za forme (Forms) koje prikazuju njihove
podatke na ekranu, ili izvještaje (Reports), kojima se isti prikazuju i štampaju, a osnovne
vrste upita u MS Access-u su:

Select Query

je najčešći i najjednostavniji tip upita, kojim se pregledaju, analiziraju

podaci iz tabela. Podaci mogu da potiču iz jedne ili iz više tabela ili drugih upita.

Crosstab Query

gde su podaci grupisani po kolonama i redovima, na način koji je

uobičajen za unakrsne tabele. Pogodni su za sumiranje velikog broja informacija u
preglednom obliku.

Action Query

je specijalni tip upita koji mijenja veću grupu podataka jednom

operacijom, a osnovni tipovi akcionih upita su:

Make Table Query

omogućava kreiranje novih tabela izborom polja iz

postojećih.

Delete Query

briše podatke iz tabele u skladu sa navedenim uslovom.

Append Query

dodaje izabrane podatke jedne tabele drugoj.

Update Query

mijenja sadržaj odabranih polja u tabeli.

Union Query

nadovezuje kombinujući odgovarajuća (srodna) polja iz više tabela ili upita

u jedinstveni rezultujući set podataka.

SQL Specific

upiti karakteristični za SQL (Structured Query Language), koji se ne

kreiraju u standardnom (Design View), već u SQL dizajn modu (SQL View):

Pass-Through Query

šalje komande direktno na SQL database server, kao da je

Microsoft SQL Server ili Sybase SQL Server. Sa tabelama se radi na serveru, umjesto
da se linkuju u aplikaciju.

Data-Definition Query

slično tipu Action Query, menja i kreira nove tabele u bazi.

Kreiranje upita

Kreiranje novog upita započinjemo tako što, u prozoru baze odabaramo objekte Queries
(1) i kliknemo na komandu

New (2)

, poslje čega slijedi dijalog

New Query

(kao na slici)

sa sljedećim opcijama (3):

Kada izaberemo objekte Queries, možemo i odmah da pokrenemo dizajn upita preko
dugmeta

Create Query in Design View

ili preko čarobnjaka na dugme

Create Query

by using wizard.

(2’)

Dizajn upita

Upit  je  objekat  koji  nudi  tri  moda  pristupa:  Design  View  (vizuelni  dizajn),  SQL  View
(dizajn u kodu SQL-a) i Datasheet View (izvršenje, pregled i ažuriranje rezultata upita).
Izborom  Design  View,  pri  kreiranju  novog  upita,  otvara  se  prozor  u  čijem  zaglavlju  je
ispisano ime i tip upita (Query1 - Select Query), a tu je i prozor Query Properties (koji se
prema potrebi uključuje) za podešavanje nekih svojstava na nivou polja ili upita.
U  ovom  modu  se  najčešće  dizajnira,  odnosno  edituje  i  isprobava  postojeći  upit.  U
gornjem panelu prikazuju se tabele ili upiti koji sačinjavaju upit koji se dizajnira, dok se u
donjem panelu ubacuju polja koja sačinjavaju upit. Pri kreiranju novog upita automatski
se otvara dijalog za izbor tabela ili upita koji će ga sačinjavati, a inače se može pozvati
preko  Show  Table  tastera.  Željeni  objekat  se  selektuje,  a  klikom  na  Add,  prebacuje  u
gornji panel, a isto se može učiniti i dvostrukim klikom na željenu tabelu ili query.
Ako postoje veze između tabela, i one će se prikazati, a ako ih nismo ranije definisali, to
može i ovdje  da se uradi na isti način kao i u prozoru Relationships.

Polja koja će se naći u upitu, biraju se prenošenjem iz gornjeg panela na slobodno
mjesto (Field), ili dvostrukim klikom na njega u gornjem panelu.
Ako je u View meniju čekirana opcija Table Names, u donjem panelu se prikazuje i polje
Table, u kome stoji ime objekta iz koga potiče dato polje.

Ukoliko želite da selektujete sva polja iz tabele, kliknite dva puta lijevim tasterom miša
na * u tabeli.
Redosljed polja u upitu takođe može da se mjenja, na isti način kao što se mjenja
redosled kolona u tabeli.

kriterijume:

Dobijaju se svi studenti koji su položili „Access“.

IZVJEŠTAJI

Kreiranje izvještaja (Reports)

Sjetite  se  da  je  jedan  od  prvih  koraka  prilikom  kreiranja  baze  podataka  definisanje
sadržaja izvještaja koji trebaju da budu rezultat podataka iz baze.
Podaci  mogu  da  se  prikažu  na  ekranu  ili  da  se  odštampaju  na  štampaču.  Za
prikazivanje podataka na ekranu koriste se Datasheet View tabele ili forme. Iako i ovakvi
prikazi mogu da se odštampaju, daleko bolji način je da se kreira izvještaj (Report).
Izvještaji  omogućavaju  da  se  prikaz  podataka  formatira  na  razne  načine,  obave
određene  kalkulacije  (sumiranje,  izračunavanje  proseka,  ...),  grupišu  podaci,  crtaju
dijagrami...

Kreiranje jednostavnog izvještaja - Columnar

Na Design prozoru selektujte Reports.
Kliknite na ikonu New:
Na ekranu će se prikazati prvi dijalog na kojem treba da selektujete opciju AutoReport:
Columnar, a zatim i tabelu ili upit koji ćete koristiti u izvještaju i kliknite na dugme OK.

Kreiranje izvještaja korišćenjem Report Wizard-a

Na Design prozoru selektujte tab

Reports

i kliknite na ikonu

New

Na ekranu će se prikazati prvi dijalog na kojem treba da selektujete opciju

Report

Wizard

, a zatim i tabelu ili upit koji ćete koristiti u izvještaju i kliknite na dugme OK.

podataka.
Odaberite jedno polje ili više njih i za svako odabrano podesite način sortiranja
(Asceding ili Descending) i kliknite na dugme Next.

Dijalog na sljedećoj slici služi za podešavanje izgleda izvještaja
Izaberite izgled izvještaja (Columnar, Tabular ili Justified) i orijentaciju stranice (Portret ili
Landscape), a zatim kliknite na dugme Next.

Dijalog na sljedećoj slici omogućava da izaberete jedan od definisanih stilova izvještaja.
Kliknite na različite stilove da bi ste vidjeli razliku između njih.
Izaberite željeni stil i kliknite na taster Next.

Kao i kod formi, sada možete da mjenjate položaj polja i labela, mjenjate fontove, i
slično.
Napravite željene izmjene. Da biste vidjeli kako izgleda modifikovani izvještaj kliknite na
ikonu Preview

Vrste objekata na izvještaju

Postoje tri vrste objekata (Controls) koji mogu da se nalaze na izvještaju:

Bound control

- objekat koji je povezan sa nekim poljem u tabeli ili upitu koji se

koristi u izvještaju. Ovi objekti mogu da sadrže tekstualne podatke, brojeve,
datum ili vrijeme, logičke podatke...

Unbound control

- sadrži tekst, broj, liniju, pravougaonik, sliku, ali njihov sadržaj

nije povezan sa sadržajem polja u tabeli

Calculated control

- sadržaj ovih objekata je izveden iz sadržaja tabele, na

primjer, na predhodnom izvještaju može da se doda polje u kojem je izračunata
ukupna vrijednost svih proizvoda.

Dodavanje novog objekta u izvještaj

Ukoliko prozor sa listom polja nije na ekranu, u meniju View
selektujte opciju Filed List.
Na listi selektujte pojedinačna polja koje želite da dodate na
izvještaj.

Kliknite lijevim tasterom miša na selektovano polje (zadržite taster
miša  pritisnut)  i  pomjerite  kursor  miša  na  mjesto  u  izvještaju  gde  želite  da  bude  polje
(kursor  miša  će  promjeniti  izgled).  Kada  izaberete  mjesto  na  izvještaju  gde  želite  da
bude novo polje otpustite taster miša.
Na  izvještaju  će  se  pojaviti  novo  polje  sa  labelom.  Sada  možete  da  podesite  tačnu

lokaciju na kojoj želite da bude kreirano polje (objekat).

Dodavanje novog text box-a u izvještaj

Na Toolbox-u selektujte ikonu Text Box:
Kliknite na mjesto u izvještaju gde želite da bude novi Text Box.
Ukoliko  želite  da  promjenite  sadržaj  labele,  kliknite  dva  puta  levim  tasterom  miša  na
labelu  (pozadina  teksta  u  labeli  će  promeniti  boju),  a  zatim  unesite  tekst  koji  želite  da
sadrži labela.
Ovako  kreirano  polje  neće  biti  povezano  sa  nekim  poljem  u  tabeli  ili  upitu  na  osnovu
kojeg se kreira izvještaj.

Dodavanje novog polja u izvještaj

Ukoliko želite da u izvještaj dodate Text box koji je povezan sa nekim poljem u tabeli ili
izvještaju,  na  Toolbox-u  selektujte  ikonu  Text  Box,  a  zatim  na  prozoru  Field  List,
selektujte polje koje želite da bude povezano (Bound) sa Text box-om.
Kliknite  lijevim  tasterom  miša  na  selektovano  polje  (zadržite  taster  miša  pritisnut)  i
pomjerite  kursor  miša  na  mjesto  u  izvještaju  gde  želite  da  bude  polje  (kursor  miša  će
promjeniti  izgled).  Kada  izaberete  mjesto  na  izvještaju  gde  želite  da  bude  novo  polje
otpustite taster miša.
Na  izvještaju  će  se  pojaviti  novi  Text  Box  sa  labelom  koje  će  biti  povezano  sa
selektovanim poljem