Primena SAP ERP informacionog sistema u kancelarijskom poslovanju

VISOKA ŠKOLA STRUKOVNIH STUDIJA ZA

POSLOVNO INDUSTRIJSKI MENADŽMENT

KRUŠEVAC

Specijalističke strukovne studije

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA

MENADŽMENT INFORMACIONI SISTEM

Primena SAP ERP informacionog sistema

u kancelarijskom poslovanju

Student :

Predmetni nastavnik:

Dejan Milanović, indeks br. S06/12

Dr Ana Skorup

Kruševac, 2012/2013. god.

Sadržaj :

UVOD.........................................................................................................................................3

1.1

Informacioni sistemi.............................................................................................................4

1.2

ERP........................................................................................................................................ 6

1.2.1 Karakteristike ERP sistema...................................................................................8
1.2.2 Upotreba ERP sistema..........................................................................................12
1.2.3 Komponente i podsistemi informacionog logističkog sistema ERP....................14

1.3

Primena SAP ERP informacionog sistema u kancelarijskom poslovanju....................18

1.4

Enterprise Resource Planning...........................................................................................18

1.5

SAP – Struktura baze podataka........................................................................................21

1.6

Graphic User Interface......................................................................................................22

1.7

Komponente SAP sistema..................................................................................................25

1.8

Problematika automatizacije poslovanja.........................................................................30

ZAKLJUČAK...........................................................................................................................35
LITERATURA.........................................................................................................................36

Primena SAP ERP informacionog sistema u kancelarijskom poslovanju

Slika 1.

1.1 Informacioni sistemi

U preduzećima rukovodioci koriste informacione tehnologije za obezbeđenje
podataka o narudžbini materijala, stanju zaliha, prodaji, plaćanju, narudžbinama,
budžetu i drugim podacima neophodnim za odlučivanje. Sve veću primenu imaju i
sistemi za podršku nadzoru, kontroli, odlučivanju i planiranju. Danas se glasovne
poruke, faks mašine, mobilni telefoni, pejdžeri, elektronska pošta i video konferencije
široko primenjuju u poslovnoj komunikaciji. U proteklih deset godina povećanjem
broja personalnih računara, upotrebom i širenjem javne mreže Interneta, kao posledica
u praksi pojavilo se elektronsko trgovanje kao termin za sve transakcije ostvarene
"elektronskim putem", odnosno putem računara. Važna osobina elektronske trgovine
je to što pruža podjednake šanse za poslovanje i velikim i malim zemljama odnosno
preduzećima.

Od svih informacionih sistema koji se danas koriste u svim sferama društva,
najznačajniji su informacioni sistemi koji služe za upravljanje proizvodnjom u
preduzećima. Važnost ovih informacionih sistema odgovara značaju koji materijalna
proizvodnja ima u sadašnjem stepenu razvoja ljudskog društva.

U poslednjih nekoliko decenija svedoci smo intenzivnog razvoja informacione
tehnologije. Najbrži rast zabeležen je u industriji mikrokompjutera i razvoju
softverske prodrške. Tome je značajno doprineo paralelan razvoj novih tehnologija i
orjentacija industrije na primenu računara u svom poslovanju - kompanije su počele
da shvataju važnost informacione tehnologije i da je prepoznaju kao osnovnu ključnu
funkciju sa jasnim i velikim uticajem na uspeh poslovanja.

Kada je kompaniji potrebno da nabavi nešto pre svega treba da stvori opis proizvoda
ili usluge, zatim da pronađe dobavljača za to, zatim da od njega zatraži cenu i uslove,
potom da pošalje porudžbenicu, zatim da pregovara oko detalja kao što su
organizacija transporta, specijalni uslovi isporuke, zatim da organizuje finansijski deo
kupovine, da obavi sredstva, izvrši plaćanje itd.. U prošlosti za ovo je bilo potrebno
mnogo papirologije koja je čak i najjednostavniju transakciju činila komlikovanom,
skupom i vremenski dugom. U poslednjih par decenija tehnologija je revolucionarno

Milisavljević Momčilo, “Marketing”, IX izdanje, Savremena administracija, Beograd, 1990.

Waters Donald, Global logistics: New Directions in Supply Chain Management, Kogan Page LTD,

London, 2007. str . 18

Primena SAP ERP informacionog sistema u kancelarijskom poslovanju

promenila ovu komunikaciju zamenjujući beskrajne ručne operacije automatskim,
elektronskim operacijama.

Sistem EDI se pojavio 90 godina prošlog veka, a već 1997. je oko 2000 kompanija
samo u V. Britaniji koristilo njegove prednosti. Elektronska nabavka, kretanje roba i
usluga kroz intranet, ekstranet i internet modele omogućila je trenutni pristup svakom
snabdevaču bez obzira na njegovu lokaciju, dostupnu u svako doba sa trasnsparentnim
tržištem i niskim cenama koštanja i transakcija. Elektronska trgovina se proširila kao
pečurke posle kiše. Pojavio se email, praćen e – biznisom, e – trgovinom, e -
prodajom, e- veletrgovinom, e - logistikom, i kako napreduje uskoro će biti

"e - bilo

šta".

Informacioni sistem mora da zadovolji neke osnovne principe, kako bi bilo
omogućeno kvalitetno upravljanje informacijama i tokovima informacija tokom
funkcionisanja logističkog sistema. Ti principi, odnosno karakteristike su sledeći:



rapoloživost (dostupnost) i dinamika podataka:

podaci moraju biti dostupni u

celom lancu snabdevanja, u svakom trenutku. Ovo je neophodno jer samo sa
tačnim podacima o zalihama i tačnim statusima svakog materijala i
dokumenta, rukovodioci logistike mogu da, sa više poverenja, donose
kvalitetne odluke i kvalitetne planove. Promene u bilo kojem statusu moraju
biti "vidljive" u celom lancu i to istog trentka kada su i učinjene, što znači da
"papirna" dokumentacija ne dolazi u obzir, već samo elektronska. Na ovaj
način se značajno snižava rizik korišćenja zastarelog podatka pri donošenju
bilo kakve odluke.



tačnost podataka:

podaci koji se nalaze u informacionom sistemu moraju biti

tačni, odnosno, moraju odslikavati stvarno stanje u fizičkom sistemu. Ovo
znači   da   podaci   o   količinama   na   zalihama   moraju   odgovarati   stvarnim
količinama koje se nalaze na zalihama. Praktično, stepen tačnosti podataka
odgovara stepenu poklapanja ove dve veličine. Ukoliko se ovaj stepen održava
na visokom nivou (preko 99 %), rukovodioci logistike mogu, sa vrlo malim
stepenom   neizvesnosti   koju   uslovljava   tačnost   podataka,   planirati   zalihe   i
nemaju   potrebe   držati   dodatne   sigurnosne   zalihe   (pored   sigurnosnih   zaliha
koje se drže usled neizvesnosti tržišnih kretanja),



mogućnost rada u nepredviđenim situacijama:

(na anglosaksonskom

govornom području se korist termin exception based management, što se kod
nas prevodi kao upravljanje na osnovu izuzetaka. Ovaj termin je odgovarajući
u nekim situacijama, ali ne i u ovoj, što se može videti na osnovu teksta koji
sledi). Ova karakteristika se zahteva od savremenih informacionih sistema,
pošto   se   kroz   iskustvo   došlo   do   zaključaka   da   se   ne   mogu   sve   situacije
formalizovati i implementirati u informacioni sistem. U praksi se često desi da
se   jave   neke   situacije   -problemi   koje   je   nemoguće   "obraditi"   uobičajenim
postupcima   i   tada   mora   postojati   način   da   se   i   takvi   slučajevi   unesu   u
informacioni   sistem,   kako   bi   se   postupak   mogao   sprovesti   do   kraja.   Ova
mogućnost informacionog sistema, pored omogućavanja nastavka započetog
procesa,   pruža   i   mogućnost   ukazivanja   rukovodiocima   na   potrebu   boljeg
upoznavanja   samog   logističkog   procesa   i   eventualnog   unapređenja   rada   i
ostvarivanja   uštede.   Praksa   u   našim   preduzećima   je   da   se   ovakve   opcije

Waters Donald, Global logistics: New Directions in Supply Chain Management, Kogan Page LTD,

London, 2007. str . 9

Primena SAP ERP informacionog sistema u kancelarijskom poslovanju

upravljanja informacijama (MIS - Management Information System) u organizaciji,
kvalitet i brzina protoka informacije će varirati i uticati na sposobnost proizvodjača da
obezbedi   brz   i   pouzdan   vremenski   ciklus   naručivanja   za   dostizanje   konsolidacije
transporta i  najniže  moguće nivoe  zaliha.  Po  pravilu,  manuelni  sistemi  su  veoma
spori,   nekonzistentni   i   podložni   greškama,   a   zastoji   u   informacijama   su   česti.
Manuelni   sistemi   ozbilno   ograničavaju   sposobnost   kompanije   da   uvode   integralni
logistički   menadžment,   a   naročito   da   smanje   ukupne   troškove   za   održavanje   ili
poboljšanje   usluge   kupca.   Neki   uobičajeni   problemi   su   nesposobnost   otkrivanja
grešaka u ceni, pristup informacijama o platežnoj sposobnosti ili raspoloživosti zaliha.
Kombinacija: izgubljena prodaja i veći troškovi, utiče na smanjenje profitabilnosti
proizvodjača.

Kada   je   informacija   dobijena   na   vreme   i   kada   je   tačna,   to   ima   svoju   vrednost.
Kašnjenje   informacija   produžava   ciklus   porudžbine.   Automatizacija   i   integracija
procesa   naručivanja   donosi   vremenske   uštede   i   smanjuje   verovatnoću   kašnjenja
informacija.   Automatizacija   pomaže   menadžerima   da   integrišu   logistički   sistem   i
omogućava   im   da   smanje   troškove   kroz   smanjenje   nivoa   zaliha   i   prevoza.
Komunikaciona mreža je ključni faktor u postizanju najmanjih logističkih troškova.
Logistički   menadžment   informacinog   sistema   je   neophodan   da   omogući
menadžmentu obavljanje raznih logističkih zadataka, uključujući sledeće:



Plasman na nova tržišta,



Izmene u dizajnu pakovanja,



Izbor način prevoza,



Povećanje ili smanjenje zaliha,



Odredjivanje profitabilnosti kupca,



Utvrdjivanje profitabilnog nivoa usluga za kupca,