UNIVERZITET U NOVOM SADU
TEHNIČKI FAKULTET
”MIHAJLO PUPIN”
ZRENJANIN
SEMINARSKI RAD:
Predmet
:
Internet marketing
Tema: Sistem za upravljanje dokumentima
profesor:
student:
Prof. Dr. Ivković Miodrag
Sušić
Branislav
asistent:
br. indeksa:
22/08-03
Lacmanović Dejan
UVOD
Današnje vreme slobodno možemo nazvati vreme informacijske
revolucije. Na svakom koraku obasipaju nas sa velikom količinom
informacija. U eri prebogatoj informacijama i najrazličitijim
dokumenatima prinuđeni smo da vršimo njihovu selekciju. Nameće se
pitanje kako informacije pravilno filtrirati, odnosno prihvatiti i sačuvati
samo informacije koje su nam neophodne.
Svakodnevno nas takođe okružuje veliki broj novih proizvoda i
usluga namenjenih poboljšanju efikasnosti poslovnih procesa. U igri su
sve moćniji računarski sistemi, opremljeni softverom koji podržava sve
delatnosti, a multimedijalna oprema je prilagođena svakoj vrsti
komunikacije.
Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje
ekonomskog potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako
eksplozivan razvoj tehnologija u komunikacijama i poslovanju zahteva
od poslovnih subjekata da prepoznaju, definišu i dalje razvijaju
savremena tehničko-tehnološka dostignuća i prateće elemente od
značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u
sopstvene radne procese.
Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća je skup dokumenata
različitih formata i na raznim medijima: poslovna dokumentacija,
projektna dokumentacija, poslovna klasična i elektronska pošta, zvučni
i video zapisi (reklame, spotovi, audio zapisi sastanaka), faksovi,
dokumenti sistema kvaliteta, ugovori itd.
Ova je dokumentacija kod nas danas u najvećem broju slučajeva u
papirnom obliku, nesortirana , često uskladištena na neodgovarajući
način. Time je potraga za potrebnim informacijama i celim projektima
spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna.
Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom obliku
nije funkcionalno povezana sa već postojećom dokumentacijom u
papirnom obliku. Najčešće je samo naredna faza u procesu poslovanja
firme modernizovana primenom kompjuterske tehnologije.
Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili trajno
propadanje velikog broja značajnih podataka. Pored toga, prisutno je
~ 1 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima
Sušić Branislav
neracionalno trošenje ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad
kompanija.
Kako su se u našoj javnosti intenzivirale aktivnosti na promociji
ideje uvođenja EDMS (Electronic Document Management Systems),
smatram da je ova tema aktuelna i da predstavlja interesantan prilog
oblasti elektronskog poslovanja, jer uvođenje dokumenata u
elektronskom obliku i sistema za njihovo upravljanje predstavlja
osnovu za uvođenje koncepta elektronskog poslovanja u preduzeće.
Uštede primenom EDMS-a su brojne i očigledne, od potrebnog
fizičkog prostora, koji je na elektronskim medijima nebrojeno puta
manji, do raznog kancelarijskog materijala. Najveće uštede se ipak
postižu u brzom i pravovremenom donošenju poslovnih odluka.
Ovaj sistem za upravijanje dokumentacijom je jedan od
podsistema integralnog Poslovnog Informacionog Sistema (PIS). On
obuhvata poslove Tehničke pripreme proizvodnje, Komercijale
(nabavka i prodaja), Magacina i Materijalnog knjigovodstva kao i
vođenja zaduzenja Sitnog inventara. Zasnovana je na ISO postupcima -
ISO 9001.
~ 2 ~
Seminarski rad: Sistemi za upravljanje dokumentima
Sušić Branislav
• Kontrolu pristupa dokumentima;
• Saradnju korisnika DMS u radu sa dokumentima (email-
a.diskusija i foruma);
• Upravijanje životnim ciklusom dokumenata (eng. check-in, check-
out).
DMS nije jedinstvena tehnologija već kombinacija nekoliko
tehnologija. Najveći izazov danas je integracija svih različitih funkcija u
jedan integrisan sistem.
S obzirom na to da se opšti DMS ("papirni" DMS) fokusira na
skladištenje dokumenata po fasciklama, registratorima, velikim sobama
za sredivanje i organizaciju dokumenata itd., elektronski DMS
("računarski podrzan" DMS) je izmenjen i fokusira se na stvaranje
savršene "paperles kancelarije" u kojoj je pristup dokumentima uvek
moguć. Oni su ispravno skladišteni, održavani i obezbedeni (šifrovani)
putem tačno određenog skupa pravila.
~ 4 ~
