Šta sve obuhvata kancelarijsko poslovanje?

Kancelarijsko poslovanje obuhvata kompletan životni ciklus službenog dokumenta: prijem pošte (lično, poštom, elektronski), otvaranje i pregled sadržaja, digitalizaciju dokumenata, klasifikaciju prema sadržaju i važnosti, registraciju u propisanim evidencijama (upisnik, dosije, elektronski sistem), dostavljanje nadležnim obrađivačima, praćenje kretanja predmeta kroz organizaciju (rokovi, status obrade), potpisivanje i overavanje akata od strane ovlašćenih lica, otpremu gotovih dokumenata adresatima, arhiviranje u skladu sa klasifikacionim šemama i rokovima čuvanja, i konačno izdvajanje za uništavanje ili trajno čuvanje. Pored toga, kancelarijsko poslovanje uključuje i pratećе aktivnosti: prijem stranaka, telefonsku komunikaciju, organizaciju dežurstva, vođenje raznih evidencija, upravljanje pečatima i drugim sredstvima za rad.

Koja je razlika između podneska i akta?

Podnesak je svaki zahtev, molba, predlog, prijava, peticija, žalba, prigovor i drugi podnesak kojim se građani, pravna lica i druge stranke obraćaju organima državne uprave. Podnesak dolazi SPOLJA u organizaciju, od eksternih subjekata. Akt je svaki pismeni dokument koji je nastao u organu (odluka, rešenje, zaključak, nalog, uverenje, izveštaj, zapisnik, dopis itd.) kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili okončava neka službena radnja organa. Akt nastaje UNUTAR organizacije kao rezultat službene aktivnosti. Dakle, podnesak je „ulazni“ dokument kojim neko traži nešto od organa, dok je akt „izlazni“ ili interni dokument koji predstavlja službeni odgovor ili radnju organa. Oba se tretiraju kao dokumentarni materijal i podležu pravilima kancelarijskog poslovanja.

Kako funkcioniše elektronsko kancelarijsko poslovanje (e-kancelarija)?

Elektronsko kancelarijsko poslovanje (e-kancelarija) je sistem koji digitalizuje kompletne procese upravljanja dokumentima. Umesto fizičkih dokumenata, koriste se elektronski dokumenti sa elektronskim potpisima. Osnovni elementi: 1) Prijem – dokumenti pristižu putem e-pošte, portala, skenirani su ili digitalno kreirani; 2) Registracija – automatsko evidentiranje u elektronskom upisniku sa dodeljenim brojem predmeta; 3) Raspoređivanje – elektronski dokument se prosleđuje nadležnoj osobi ili odeljenju putem sistema; 4) Obrada – obrađivač pristupa dokumentu, dodaje komentare, kreira akte u sistemu; 5) Arhiviranje – automatska klasifikacija i čuvanje u elektronskom arhivu sa metapodacima; 6) Pretraživanje – brza pretraga po različitim kriterijumima; 7) Kontrola pristupa – različiti nivoi ovlašćenja; 8) Praćenje rokova – automatska obaveštenja o blisko isteklim rokovima. Prednosti: brzina, transparentnost, smanjenje papira, bolja kontrola, lakše pretraživanje arhive.

Šta je klasifikacioni znak i kako se dodeljuje?

Klasifikacioni znak je kombinacija brojeva i slova koja označava oblast ili vrstu delatnosti kojoj dokument pripada. Svaka organizacija ima klasifikacionu šemu (plan) koja sistematski razvrstava sve delatnosti i predmete kojima se bavi. Na primer, klasifikacioni znak „110-00“ može označavati opšte poslove, „120-00“ personalne poslove, „220-00“ finansijsko poslovanje itd. Klasifikacioni znak se dodeljuje pri registraciji dokumenta u upisnik i služi za: 1) Sistematizaciju dokumenata – omogućava grupisanje srodnih predmeta; 2) Formiranje dosijea – dokumenti sa istim klasifikacionim znakom čuvaju se zajedno; 3) Olakšano pronalaženje – brža pretraga arhive; 4) Određivanje roka čuvanja – različiti klasifikacioni znakovi imaju različite rokove čuvanja (1 godina, 5 godina, 10 godina, trajno). Važno je da klasifikaciona šema bude logična, sveobuhvatna i prilagođena delatnosti konkretne organizacije.

Koji su rokovi čuvanja dokumentacije i kako se određuju?

Rokovi čuvanja dokumentacije određuju se Uredbom o kancelarijskom poslovanju i propisima o arhivskom materijalu, u zavisnosti od vrste i značaja dokumenata. Osnovne kategorije: 1) Trajna arhiva – dokumenti od trajne istorijske, naučne ili kulturne vrednosti (osnivački akti, važne odluke, izveštaji o radu, katastar, maticne knjige); 2) 50 godina – izuzetno važna dokumentacija (kadrovska akta zaposlenih, spiskovi, evidencije); 3) 10 godina – važna dokumentacija (finansijsko-računovodstveni dokumenti, ugovori, registri); 4) 5 godina – manje važna dokumentacija (razna prepiska, dopisi); 5) 1-3 godine – tekuća dokumentacija (pozivi, obaveštenja, dnevni izveštaji). Po isteku roka, Komisija za razvrstavanja pregleda materijal i odlučuje šta se uništava, a šta predaje državnom arhivu. Uništavanje se vrši uz zapisnik. Preduzmena i organizacije mogu imati i specifične rokove za stručnu dokumentaciju prema delatnosti.

Šta je podnesak u kontekstu kancelarijskog poslovanja?

Zahtev ili molba građana i pravnih lica upućen organu

Koja aktivnost se NE smatra delom kancelarijskog poslovanja?

Izrada poslovne strategije organizacije

Registracija primljenih dokumenata

Izrada poslovne strategije organizacije

Arhiviranje završenih predmeta

Šta je klasifikacioni znak?

Kombinacija brojeva i slova koja označava oblast delatnosti dokumenta

Koja je glavna prednost elektronskog kancelarijskog poslovanja u odnosu na tradicionalno?

Brzina, transparentnost i lakša pretraga dokumenata

Više fizičkog prostora za arhivu

Pretraga: matične knjige

Zoohigijena

Matične knjige u govedarstvu. U govedarstvu matične knjige čine: karton osemenjavanja, pripusni spisak, registar teladi, osnovna matična knjiga krava, osnovna matična knjiga bikova i izvod iz matične knjige (potvrda o...

Poljoprivreda

Poljoprivredni fakultet

93 stranica

Agronomija, Seminarski radovi, Skripte

Objavio SWAH · 31. avgust 2014.

Subjekti prava

Matične knjige vode evidenciju o ličnim stanjima građana. Pitanja u vezi sa vođenjem matičnih knjiga regulisana su Zakonom o dopuni Zakona o matičnim knjigama. Postoje tri vrste matičnih knjiga :...

Pravo

Visoka turistička škola strukovnih studija

13 stranica

Pravo, Seminarski radovi, Skripte, Turizam/Ugostiteljstvo

Objavio studenti.rs · 4. septembar 2017.

Uloga špeditera u međunarodnom transportu

da vodi poslovne knjige. On vodi dve vrste knjiga: skladišnu i matičnu knjigu. Skladišna knjiga predstavlja vrstu dnevnika o zaključenim ugovorima o uskladištenju, a matična knjiga je zbirka svih izdatih...

Saobraćaj

57 stranica

Diplomski/master radovi, Saobraćaj, Skripte

Objavio studenti.rs · 5. septembar 2018.

Kancelarijsko poslovanje 2

Maticna knjiga- Kazneno-popravni dom zakljucuju maticnu knjihu sa brojem 10.000, dok zatvor zakljucuje maticnu kljigu svake kalendarske godine(posebna knjiga sa osudjena, a posebno za prekrsajno kaznjena lica). U maticnu knjigu...

Pravo

4 stranica

Pravo, Skripte

Objavio gorila · 15. oktobar 2013.

Špeditersko poslovanje u međunarodnom transportu

zakonsku obavezu da vodi poslovne knjige. On vodi dvije vrste knjiga: skladišnu i matičnu knjigu. Skladišna knjiga predstavlja vrstu dnevnika o zaključenim ugovorima o uskladištenju, a matična knjiga je zbirka...

Saobraćaj

58 stranica

Diplomski/master radovi, Saobraćaj, Skripte

Objavio studenti.rs · 12. april 2021.

Srpska kultura u evropskom kontekstu

. Библиотека Матице српске поседује највећу збирку ћирилских рукописних књига, почев од 13. века, као и значајне рукописне и старе штампане руске, украјинске, грчке, француске, мађарске и румунске књиге. Фондови...

Lingvistika

153 stranica

Lingvistika i književnost, Skripte

Objavio studenti.rs · 10. januar 2018.

Kancelarijsko poslovanje

Osnovne evidencije koje se vode u ustanovama za izvrsenje krivicnih sankcija su Maticna knjiga (kazneno-popravni domovi je vode zakljucno sa brojem 10.000, a zatvori je zakljucuju svake kalendarske godine i...

Opšta ekonomija

12 stranica

Ekonomija, Skripte

Objavio SakaMaka · 3. novembar 2014.