Question 1

Šta sve obuhvata kancelarijsko poslovanje?

Accepted Answer

Kancelarijsko poslovanje obuhvata kompletan životni ciklus službenog dokumenta: prijem pošte (lično, poštom, elektronski), otvaranje i pregled sadržaja, digitalizaciju dokumenata, klasifikaciju prema sadržaju i važnosti, registraciju u propisanim evidencijama (upisnik, dosije, elektronski sistem), dostavljanje nadležnim obrađivačima, praćenje kretanja predmeta kroz organizaciju (rokovi, status obrade), potpisivanje i overavanje akata od strane ovlašćenih lica, otpremu gotovih dokumenata adresatima, arhiviranje u skladu sa klasifikacionim šemama i rokovima čuvanja, i konačno izdvajanje za uništavanje ili trajno čuvanje. Pored toga, kancelarijsko poslovanje uključuje i pratećе aktivnosti: prijem stranaka, telefonsku komunikaciju, organizaciju dežurstva, vođenje raznih evidencija, upravljanje pečatima i drugim sredstvima za rad.

Question 2

Koja je razlika između podneska i akta?

Accepted Answer

Podnesak je svaki zahtev, molba, predlog, prijava, peticija, žalba, prigovor i drugi podnesak kojim se građani, pravna lica i druge stranke obraćaju organima državne uprave. Podnesak dolazi SPOLJA u organizaciju, od eksternih subjekata. Akt je svaki pismeni dokument koji je nastao u organu (odluka, rešenje, zaključak, nalog, uverenje, izveštaj, zapisnik, dopis itd.) kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili okončava neka službena radnja organa. Akt nastaje UNUTAR organizacije kao rezultat službene aktivnosti. Dakle, podnesak je „ulazni“ dokument kojim neko traži nešto od organa, dok je akt „izlazni“ ili interni dokument koji predstavlja službeni odgovor ili radnju organa. Oba se tretiraju kao dokumentarni materijal i podležu pravilima kancelarijskog poslovanja.

Question 3

Kako funkcioniše elektronsko kancelarijsko poslovanje (e-kancelarija)?

Accepted Answer

Elektronsko kancelarijsko poslovanje (e-kancelarija) je sistem koji digitalizuje kompletne procese upravljanja dokumentima. Umesto fizičkih dokumenata, koriste se elektronski dokumenti sa elektronskim potpisima. Osnovni elementi: 1) Prijem – dokumenti pristižu putem e-pošte, portala, skenirani su ili digitalno kreirani; 2) Registracija – automatsko evidentiranje u elektronskom upisniku sa dodeljenim brojem predmeta; 3) Raspoređivanje – elektronski dokument se prosleđuje nadležnoj osobi ili odeljenju putem sistema; 4) Obrada – obrađivač pristupa dokumentu, dodaje komentare, kreira akte u sistemu; 5) Arhiviranje – automatska klasifikacija i čuvanje u elektronskom arhivu sa metapodacima; 6) Pretraživanje – brza pretraga po različitim kriterijumima; 7) Kontrola pristupa – različiti nivoi ovlašćenja; 8) Praćenje rokova – automatska obaveštenja o blisko isteklim rokovima. Prednosti: brzina, transparentnost, smanjenje papira, bolja kontrola, lakše pretraživanje arhive.

Question 4

Šta je klasifikacioni znak i kako se dodeljuje?

Accepted Answer

Klasifikacioni znak je kombinacija brojeva i slova koja označava oblast ili vrstu delatnosti kojoj dokument pripada. Svaka organizacija ima klasifikacionu šemu (plan) koja sistematski razvrstava sve delatnosti i predmete kojima se bavi. Na primer, klasifikacioni znak „110-00“ može označavati opšte poslove, „120-00“ personalne poslove, „220-00“ finansijsko poslovanje itd. Klasifikacioni znak se dodeljuje pri registraciji dokumenta u upisnik i služi za: 1) Sistematizaciju dokumenata – omogućava grupisanje srodnih predmeta; 2) Formiranje dosijea – dokumenti sa istim klasifikacionim znakom čuvaju se zajedno; 3) Olakšano pronalaženje – brža pretraga arhive; 4) Određivanje roka čuvanja – različiti klasifikacioni znakovi imaju različite rokove čuvanja (1 godina, 5 godina, 10 godina, trajno). Važno je da klasifikaciona šema bude logična, sveobuhvatna i prilagođena delatnosti konkretne organizacije.

Question 5

Koji su rokovi čuvanja dokumentacije i kako se određuju?

Accepted Answer

Rokovi čuvanja dokumentacije određuju se Uredbom o kancelarijskom poslovanju i propisima o arhivskom materijalu, u zavisnosti od vrste i značaja dokumenata. Osnovne kategorije: 1) Trajna arhiva – dokumenti od trajne istorijske, naučne ili kulturne vrednosti (osnivački akti, važne odluke, izveštaji o radu, katastar, maticne knjige); 2) 50 godina – izuzetno važna dokumentacija (kadrovska akta zaposlenih, spiskovi, evidencije); 3) 10 godina – važna dokumentacija (finansijsko-računovodstveni dokumenti, ugovori, registri); 4) 5 godina – manje važna dokumentacija (razna prepiska, dopisi); 5) 1-3 godine – tekuća dokumentacija (pozivi, obaveštenja, dnevni izveštaji). Po isteku roka, Komisija za razvrstavanja pregleda materijal i odlučuje šta se uništava, a šta predaje državnom arhivu. Uništavanje se vrši uz zapisnik. Preduzmena i organizacije mogu imati i specifične rokove za stručnu dokumentaciju prema delatnosti.

Rezultati pretrage za: matične knjige

Zoohigijena

Subjekti prava

Tip dokumenta

Oblasti

Popularni predmeti

Institucije