Komunikacija sa zaposlenima na različitim nivoima u preduzeću

UVOD

Bilo koje društvo, zajednica, organizacija, preduzeće, mora imati i poštovati određena pravila i odnose da bi funkcionisala. Kvalitet odnosa u jednoj zajednici i njena efikasnost zavise od mnogo faktora, ali osnov svega čini komunikacija članova zajednice, komunikacija između njih samih i prema spoljašnjem svetu. Način komuniciranja, komunikacioni kanali, pravila komuniciranja mogu biti određeni, manje ili više detaljno i strogo definisani, i uglavnom i jesu u dobro organizovanim zajedniciama, ali samo od ljudi, pojedinaca zavisi hoće li dobrom međusobnom komunikacijom ostvariti veću harmoniju odnosa i bolju efikasnost organizacije. Pravila komuniciranja mogu biti detaljno regulisana u nekoj organizaciji i svi članovi zajednice ih se mogu pridržavati, a da opet izostanu optimalni rezultati – organizacija tehnički dobro funkcioniše i relativno je efikasna, ali bez iskrene posvećenosti svih članova zajednice i otvorene i direktne komunikacije između njih izostaje onaj fini, neuhvatljivi fluid koji atmosferu u jednoj organizaciji čini prijatnom, i za one koji su stalno tu, i za one koje se trenutno nađu. Svi smo sigurno iskusili takve primere u praksi.

Ako odemo u neku instituciju, preduzeće, prodavnicu, osetićemo dobru atmosferu koju prisutni šire dobrom i otvorenom međusobnom komunkacijom, osećamo se prijatno i tu rado opet dolazimo. Sa druge strane, svako je sigurno bio i na puno mesta gde vlada hladna atmosfera, ledeni i napeti odnosi između članova, veštačka i usiljena ljubaznost, neiskrenost i zatvorenost. To se, naravno, odmah oseti, tu se niko ne oseća prijatno i gleda da što pre ode iz takve sredine. Zato veština komuniciranja danas mnogo znači u svim, a naročito u poslovnim i trgovačkim odnosima. Veština komuniciranja jeste i prirodni talenat – neko lako i jednostavno stupa u odnose sa drugim ljudima, gradi dobre i srdačne odnose, biva rado prihvatan od drugih. Sigurno je da takav čovek ima bolje izglede da postigne uspeh u poslu. Nekim ljudima je samo komuniciranje posao – voditelji, spikeri, svi koji rade sa javnošću, medijima. Neki ljudi su po prirodi zatvoreniji, uzdržaniji, teže stupaju u odnose, naročito sa nepoznatim ljudima i u kritičnijim situacijama. No, to ne znači da su oni loši, da treba izbegavati odnose sa njima, i da oni nemaju šansi u poslovima gde treba vešto komunicirati sa drugim ljudima. Ali ono što je izvesno, i jedni i drugi mogu značajno da poprave svoje tehnike komuniciranja. Jer, niti su prirodni talenat, iskrenost i otvorenost dovoljni za uspeh u poslu, niti je suzdržanost i zatvorenost potpuna prepreka na putu ka uspešnim poslovnim odnosima. Tom važnom temom bavimo se u ovom poglavlju – veštinom komuniciaranja u savremenom poslovanju i značaju dobre komunikacije za jedno malo preduzeće.

DEFINICIJA I ZNAČAJ KOMUNIKACIJE

Komunikacija je sastavni deo socijalne interakcije, odnosno kontakta među ljudima jer bez komunikacije nema ni zajedničke akcije. Komunicirati znači saopštavati. Elementi sistema komuniciranja su odašiljač poruke (informacije), karakter i sadržaj poruke, mreža, kanali i sredstva preko kojih se emituje, šalje, kao i primalac (receptor) poruke.
Komunikacija je proces tokom kojeg određena osoba svoju želju, nameru ili osećanje ispoljava putem određenog znaka ili koda drugoj osobi, koja zatim taj znak  dekodira i reaguje na njega.

Efikasna komunikacija je potrebna na različitim aspektima u organizaciji kao što su:

• za odnose rukovodstvo – radnik: Firma ne može dobro funkcionisati  ako poslodavac najpre ne objasni dobro što traži od radnika. Za poslodavca je zapravo najvažnije da zna dobro komunicirati i sporazumevati se s radnicima i zapravo većina problema u rukovodstvu dolaze zbog nedostatka pravilne komunikacije. Šanse pogrešnog sporazumevanja i krivog predstavljanja stvari mogu se svesti na minimum s pravim sistemom komunikacije.

• za motivaciju i jačanje morala radnika: Komunikacija je osnovno sredstvo za motivaciju koje može poboljšati moral zaposlenih u nekoj firmi. Neodgovarajuća ili pogrešna komunikacija među zaposlenima ili među njima i šefovima firme je glavni uzrok konflikta i niskog morala u nekoj firmi. Poslodavac bi trebalo zaposlenima objasniti šta trebaju raditi, koliko dobro to rade i šta bi se trebalo napraviti kako bi radili još bolje i s više motivacije.

• za povećanje produktivnosti: Efikasnom komunikacijom možete održavati dobre odnose u firmi i isto tako lakše podstaći zaposlene da sami daju ideje kako da se poboljša stanje i produktivnost.

• za radnike: Kroz komunikaciju sa poslodavcem možete davati svoje izveštaje o radu, komentare, pritužbe i predloge. U firmi bi trebale postojati unapred osmišljene procedure brže, efikasne i direktne komunikacije zaposlenih i šefova, kako bi se izbeglo nezadovoljstvo radi čekanja, nesporazumi i prenošenje pogrešnih informacija preko drugih osoba i uspostavio bolji odnos među svima u firmi.

Znakovi u komunikaciji predstavljaju ili zamenjuju nešto, na primer neki objekat, osobu, stanje ili pojavu. Postoje dve vrste komunikacionih znakova. To su simboli i  signali.

Simboli su znaci kojima namerno i svesno drugim osobama nešto saopštavamo. Simbolima se služi čovek i to usmenim i pisanim govorom, odnosno kroz reči i rečenice. Simboli imaju poseban značaj u neverbalnoj komunikaciji.

Signali su nenamerno, spontano proizvedeni znakovi kojima se izražavaju određena stanja i raspoloženja. Reč je o ekspresivnim znacima kao što su izraz lica i  pokreti tela.

Govor i jezik su najznačajnija i najposebnija sredstva opštenja koje je kultura razvila i nastoji dalje da ih neguje i razvija. Mada se govor i jezik međusobno dopunjuju, ipak među njima treba praviti razliku. Verbalni govor (govor pomoću reči) jeste opšta moć koja je zajednička čitavom ljudskom rodu, tj. pomoću koje ljudi mogu na najlakši način da razmenjuju svoja iskustva. Govor i jezik nisu samo sredstvo komunikacije nego i vrlo značajan kulturni cilj kome težimo. Oni se svrstavaju u red najznačajnijih ljudskih otkrića i pronalazaka, u kojima se na najuspešniji način ukrštaju materijalni i duhovni svet čoveka. Drugim rečima, govor kao širi pojam, i jezik kao uži pojam omogućavaju čoveku da organizuje čitavo svoje iskustvo pomoću reči, zato što se reči mogu istovremeno odnositi na materijalni svet (stvari, događaji, pojave) kao i na duhovni svet (misli i pojave, predstave o tim stvarima).