Organizacija poslovnog sastanka

1. UVOD
Tema ovog završnog rada je organizacija poslovnog sastanka.Razlog zbog kojeg sam izabrao ovu temu je upoznavanje principa organizacije poslovnog sastanka jer će me to čekati u budućnosti ukoliko se budem bavio poduzetništvom ili nekom drugom djelatnošću koja će zahtijevati organizaciju i vođenje poslovnog sastanka i zato je bitno naučiti kako to uraditi ispravno.
Poslovni sastanak treba promatrati kao aktivnost okupljanja dvoje ili više ljudi u grupu u kojoj mogu razgovarati o određenoj temi. Ljudi se okupljaju na poslovnim sastancima kako bi razgovarali o konkretnom poslu, eventualnom problemu ili potencijalnim mogućnostima. Cilj svakog sastanka je sastajanje kako bi se razgovaralo o određenom poslu. Na takvom poslovnom sastanku obavljaju se određeni pregovori, odnosno razgovori i postižu se određeni dogovori između dvije strane.
U daljnjem tijeku svog rada objasniti ću nekoliko stvari. Prvo ću objasniti kakve sve vrste poslovnih sastanaka imamo jer se sastanci mogu podijeliti na više načina. Zatim ću navesti i objasniti faze koje svaki normalni poslovni sastanak ima ili koje bi barem trebao imati. Također ću prikazati organizaciju sastanka na primjeru Google-a, koji je jedna od najutjecajnijih i najvećih tvrtki na svijetu.

2. VRSTE POSLOVNIH SASTANAK
Postoji više vrsta poslovnih sastanaka u zavisnosti s kojih aspekata se promatraju. Za sve je zajedničko da se radi se o takvom obliku suradnje gdje sudjeluju ljudi odnosno poslovni partneri vezan je za jedan konkretan problem ili mogućnost.
Prema načinu rada, razlikujemo dvije osnovne vrste poslovnih sastanaka:
• Formalni sastanci
• Neformalni sastanci

Formalni sastanci odvijaju se po prethodno utvrđenoj shemi. To su razgovori o ideji, problemu, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora ili posla. Kod ovih sastanaka zna se točan broj prisutnih i tko sudjeluje u njima. Oni vremenski duže traju, zato što se isprepliću procesi informiranja, donošenja odluka, planiranje događaja, konzultacije i izvještaji o radu.
Neformalni sastanci nemaju strogo propisana pravila događanja i događaju se između dva ili više sudionika. To mogu biti sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju dnevni, nedjeljni, mjesečni planovi i podjele zadataka. Postoje i neformalni sastanci s klijentima koji se odvijaju na nekim skupovima ili sastancima. To su kratki razgovori na bilo kojem mjestu, a mogu se odvijati i sasvim slučajno.

Prema broju učesnika poslovne sastanke možemo podijeliti:
• vrlo mali sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje od 2 do 5 osoba
• mali sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje od 5 do 10 osoba
• srednji sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje od 10 do 50 osoba
• veliki sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje od 50 do 100 osoba
• vrlo veliki sastanak – sastanak na kojemu sudjeluje preko od 100 osoba.

Prema vremenu održavanja, poslovne sastanke možemo podijeliti na:
• dnevni – sastanci koji se održavaju svaki dan
• tjedni – sastanci koji se održavaju određenog dana u tjednu
• mjesečni – sastanci koji se održavaju jednom mjesečno, na početku ili kraju mjeseca. U okviru ovih postoje i tromjesečni i šestomjesečni sastanci koji se uglavnom organiziraju radi pregledavanja postignutih rezultata.
• godišnji – sastanci koji se organiziraju jednom godišnje. Mogu se organizirati na početku ili kraju godine.

Prema toku informacija, poslovni sastanci se mogu podijeliti:
• Informativni poslovni sastanci prvog tipa – karakterizira ih informiranje podređenih od strane rukovoditelja
• Informativni poslovni sastanci drugog tipa – karakterizira ih prikupljanje informacija od podređenih u organizaciji.

Veoma važna podjela je podjela na interne i eksterne poslovne sastanke. Podjela se vrši u zavisnosti od toga vodi li se između osoba unutar jedne organizacije, poduzeća odnosno tvrtke ili između osoba iz različitih tvrtki. Sastanci koji se održavaju unutar jedne tvrtke ili na nivou određenog odjeljenja, sektora, direkcije, jedinice, odnosno u okviru jednog tima su interni sastanci, dok sastanci koji se odvijaju s poslovnim partnerima ili klijentima izvan konkretne tvrtke su eksterni sastanci.