Pisana poslovna komunikacija

Uvod – Šta je pisano poslovno komuniciranje?

Poslovne komunikacije u kojima su sredstvo prenošenja poruke napisane reči, nazivamo pisanim poslovnim komunikacijama. Pisane poslovne komunikacije odvijaju se unutar preduzeća ili između preduzeća i okoline, a mogu se izvoditi u papirnatom ili elektronskom obliku.
Pisano poslovno komuniciranje, za razliku od usmenog, ostavlja pisani trag u poslovnim aktivnostima. Bitna prednost pisanog poslovnog komuniciranja je u tome što ostavlja dokument koji se može čuvati i koji služi kao dokaz u ostvarivanju prava, ili u međusobnom odnosu poslovnih partnera. Poslovni iskaz se može doterivati i dopunjavati sve dok definitivno ne bude poslan poslovnom partneru. Suprotno tome, u usmenom poslovnom komuniciranju svaka ispravka ili dopuna je primetna, posebno su primetni neverbalni znakovi komuniciranja.
U pisane poslovne komunikacije na papiru ubrajamo poslovna pisma i memorandume, a u elektronske pisane poslovne komunikacije ubrajamo e-mail, Web i chat komunikacije. Postoji i skup kombinovanih komunikacija u kojoj se pisane komunikacije prenose elektronskim putem, nju čine telefaks komunikacije.
Izrada pisanih poslovnih komunikacija provodi se u nekoliko koraka. U prvom koraku poslovna komunikacija se planira tako da se određuje svrha, analiziraju čitatelje i izabran kanal i medij komuniciranja. U drugom koraku komunikacija se piše uz razradu organizacije i sastavljanje poruke. Konačno, komunikacija se popravlja i uređuje uz nekoliko ponovnih čitanja i šalje primaocu.

 
Prednosti i nedostaci pisane poslovne komunikacije

Prednosti pisane komunikacije u poređenju sa usmenim izražavanjem:

• efikasno i jeftino – ostvarivanje komunikacije na veliku daljinu uz male financijske izdatke;
• povoljnost za pošiljaoca poruke – ima vremena da o pojavama i stvarima dobro razmisli i osmisli ih kako je za njega najpovoljnije (živa reč traži brzo usklađivanje jezika i mišljenja, pa ostavlja prostora greškama),
• pogodnost za primaoca poruke – mogućnost čuvanja i podsećanja na sadržaj ili pozivanja na dokaz i slično.

Nedostaci pisane komunikacije u odnosu na «živu reč»:

• sporost razmene informacija – nemogućnost brzog dijaloga «na licu mesta», što usmeno komuniciranje omogućava;
• izostanak efekata neverbalne komunikacije (gestovi, mimika i slično);
• opasnost od nesporazuma (dvosmislenost, apsolutna ili relativna nejasnoća i slično);
• nepovoljnost za pošiljaoca poruke – povećana odgovornost i prema sadržaju (trajnost i dokumentiranost pisanog iskaza i prema formi jezik i stil);
• nepovoljnost za primaoca poruke – onemogućena naknadna objašnjenja, postavljanje potpitanja itd.