INFOTEH-JAHORINA, Vol. 3, Ref. E-10, p. 265-268, March 2003.
UPRAVLJANJE POSLOVNIM PROCESIMA I NJIHOVIM TOKOVIMA
U KONTEKSTU ERP SISTEMA
BUSINESS PROCESSES AND WORKFLOW MANAGEMENT
IN AN ERP SYSTEM CONTEXT
Pere Tumbas, Neđo Balaban, Jelica Trninić - Ekonomski fakultet Subotica
Sadržaj:
U radu se prikazuju osobine i tipovi sistema upravljanja tokovima poslova i daju
osnovne naznake ERP informacionih sistema. Takođe, detaljno se opisuju pozitivni efekti sistema
upravljanja tokovima poslova u razvoju ERP sistema u nekoliko odabranih segmenata poslovanja,
kao što su: nivo produktivnosti rada u organizaciji, kontrola obezbeđenja sistema kvaliteta, brzina
reagovanja na zahteve kupaca, fleksibilnost konfigurisanja i mogućnost reinženjeringa poslovnih
procesa.
Abstract:
The work reviews the features and types of the workflow technology and gives the basic
indications of ERP information systems. It also describes in detail the positive effects of the
workflow technology in developing ERP systems in several selected segments of business, as
productivity labor level in the organization, quality assurance control, reaction speed to the
consumers’ requirements, flexible business process configuration and the possibility of business
process reengineering.
1. UVODNE NAPOMENE
Sistemi upravljanja tokovima posla i ERP (Enterprise
Resource Planning) sistemi su i pored proteklog perioda
pojedinačno nezavisnog i intenzivnog razvoja još uvek na
veoma niskom stepenu integrisanosti, mada bi njihova
kombinacija mogla realizovati veoma snažne i uspešne
aplikacije. U radu se ukratko opisuju oba sistema,
identifikuju problemi njihovog razvoja, navode moguće
solucije integracije i potencijalni efekti primene sistema
upravljanja tokovima posla u ERP sistemima.
2. SISTEMI UPRAVLJANJA TOKOVIMA POSLA
Sistemi upravljanja tokovima posla se najčešće definišu
kao računarski podržana potpuna ili delimična automatizacija
realizacije poslovnih procesa unutar organizacije. Putem
pridruživanja kontrolnih mehanizama postojećim sistemima,
sistemi upravljanja tokovima posla obezbeđuju da se
odgovarajući zadaci izvršavaju u pravo vreme, od strane
prave osobe i po utvrđenom redosledu. Pored upravljanja
zadacima, ovi sistemi takođe olakšavaju prikupljanje i
skladištenje podataka i omogućuju korisnicima da im lako
pristupaju, kada je to neophodno. Globalni rezultat
uključivanja sistema upravljanja tokovima posla u ostale
softverske proizvode je uprošćavanje toka operacija i
poboljšavanje toka podataka.
Da bi se razumelo na koji način sistemi upravljanja
tokovima posla mogu obezbediti prikladnu osnovu za
automatizaciju kompleksnih ERP procesa, neophodno je
prethodno istaći inovacije koje su do sada učinjene u razvoju
istih. One su ih značajno izdvojile od tradicionalnih sistema
za elektronsko upravljanje dokumentima, prema sistemima
koji olakšavaju upravljanje softverskim komponentama i
ljudskim resursima.
Sistemi upravljanja tokovima posla kompletno definišu,
upravljaju i izvršavaju tokove poslova, putem softvera čije se
izvršenje vodi računarskom reprezentacijom logike
upravljanja tokovima posla. Sistemi upravljanja tokovima
posla mogu biti grupisani u četiri posebne celine: saradnički
tokovi posla (engl. collaborative), ad-hok tokovi posla (ad-
hoc), administrativni tokovi posla (administrative) i
proizvodni tokovi posla (production).
Saradnički tokovi posla
podržavaju poslovne procese
koji su visoke poslovne vrednosti, ali se izvršavaju veoma
mali broj puta.
Ad-hok tokovi posla
se projektuju da bi podržali
nestrukturiran najniži nivo procesiranja u proizvodnji, koji
olakšava međusobnu interakciju nekolicine korisnika na
izvesnom segmentu posla. Oni su niske poslovne vrednosti i
nemaju unapred definisanu strukturu jer ista zavisi od svakog
korisnika koji učestvuje u procesu. Ovi poslovi uključuju
relativno mali obim radnih zadataka, čineći elektronsku poštu
pogodnim i prihvatljivim mehanizmom za usmeravanje posla.
Administrativni tokovi posla
takođe podržavaju
poslovne procese niske poslovne vrednosti, ali se učestalo
odvijaju. To su uobičajeni administrativni poslovi koji se
ponovljeno i stereotipno odvijaju u organizacijama.
Proizvodni tokovi posla
podržavaju procese visoke
poslovne vrednosti i velikog broja ponavljanja. To su poslovi
koji čine suštinu rada organizacije i od kojih zavisi uspešnost
njenog poslovanja.
Karakterišući sisteme upravljanja tokovima posla, može
se istaći da većina raspoloživih proizvoda pripada grupi
sistema za podršku, a samo manji broj grupi sistema za
upravljanje tokovima posla.
265
INFOTEH-JAHORINA, Vol. 3, Ref. E-10, p. 265-268, March 2003.
To znači da oni uglavnom podržavaju definisanje i
izvršenje tokova posla, dok u manjem obimu podržavaju i
upravljanje istima. Takođe, ovi sistemi se tipično
implementiraju kao lejeri na najvišem nivou postojećih
aplikacija, a ne u njihovom središtu, te takav pristup
povećava broj i vrste integracionih problema.
3. ERP SISTEMI
ERP je opšti izraz za integrisane sisteme koji se koriste u
obradi podataka organizacije. Ovi sistemi povezuju
upravljanje poslovnim i proizvodnim procesima
obuhvaćenim u proizvodnji. Istovremeno, ERP sistemi
automatizuju i integrišu poslovne procese koji se mogu naći u
proizvodnom okruženju, uključujući poslovne procese koji se
odvijaju u samoj proizvodnji. Oni najčešće integrišu
informacije u organizaciji o lancu snabdevanja, kupcima,
ljudskim resursima, finansijama i računovodstvu.
ERP sistemi su postali sredstvo za podršku i ubrzavanje
celokupnog procesa zadovoljenja porudžbina, uključujući i
distribuciju proizvoda. Registrujući promene računarskim
zapisom, ERP sistemi prate resurse - materijal, kapacitete i
radnu snagu, koji se tipično koriste u upravljanju finansijama,
proizvodnjom i distribucijom.
Ovi sistemi se sve više posmatraju kao izvor podataka za
pomoćni sistem podrške odlučivanju, koji koristi na memoriji
zasnovane procese da bi izvršio "what if" simulaciju, ili
takozvani Data Warehouse koji upotrebljava OLAP
tehnologije za ad-hok analize. ERP sistemi su vezani za
upotrebu klijent-server tehnologije, relacione baze podataka,
Unix ili Windows operativne sisteme, radi veće fleksibilnosti
u poslovanju i modelovanju organizacije. ERP sistemi mogu
biti mehanizam za izvođenje reinženjeringa poslovnih
procesa i povećanje fleksibilnosti i raspoloživosti istih, putem
ukidanja "granica" između funkcionalnih delova i smanjenja
napora u njihovoj realizaciji.
Povećana funkcionalnost sistema za upravljanje tokovima
posla je unešena u ERP sisteme, da bi podržala specifične
potrebe vertikalnih industrijskih segmenata. ERP sistemi koji
uključuju sistem upravljanja tokovima posla, postaju
proaktivniji, fleksibilniji, intuitivniji i kao rezultat, efektivniji
u izvršenju procesa lanca snabdevanja.
Posebno napredne alternative ERP sistema su one koje se
vezuju za sistem upravljanja tokovima posla u aktuelnim
aplikacijama, tako da promene učinjene unutar sistema za
upravljanje tokovima posla, određuju direktno promene
aktuelnih sistemskih funkcija. Sposobnosti kao što su
monitoring osobina procesa i modelovanje tokova posla
obezbeđuju korisnika sa ERP karakteristikama. Pri
optimizaciji lanca snabdevanja ugrađenog u ERP sisteme,
koriste se alati modelovanja tokova posla.
U razvoju ERP sistema mogu se istaći brojni problemi:
sistem postaje veoma monolitan, prednosti integralnosti
sistema postaju teret, a broj veza između modula biva veći
i teži za upravljanje;
sistem postaje težak za implementaciju, jer se koristi u
različitim tipovima organizacija te ga je teško
parametrizirati;
sistem je orijentisan na poslovne funkcije i suštinski
ocrtava funkcionalnu strukturu organizacije.
4. KONCEPTI KOMBINOVANJA SISTEMA
UPRAVLJANJA TOKOVIMA POSLA I
ERP SISTEMA
U kombinovanju napred ukratko opisanih sistema,
neophodno je istaći tri ključna koncepta.
Poslovni procesi
predstavljaju specifikaciju
sekvencijalnog niza aktivnosti u pravcu realizacije
postavljenog cilja. Oni se razmatraju kao značajan elemenat,
zato što izdvajaju logiku procesa iz aplikacija. Ovo
razdvajanje dozvoljava veću fleksibilnost, pošto komponente
aplikacija mogu biti kreirane mnogo slobodnije. Fokusiranje
na procese je u najširem smislu spoznato. Opšti model
procesa je definisan na način da sadrži konstitutivne delove
za modelovanje različitih vidova svih vrsta poslovnih
procesa. Pošto se ovaj model koristi podjednako u
segmentima sistema upravljanja tokovima posla i ERP
sistemima, njihova integracija je olakšana.
Poslovni objekti
predstavljaju entitete u poslovnim
područjima. To su pojedinačni objekti sa interfejsom, mada
interno oni mogu objedinjavati i povezivati više objekata,
koji sadrže metode u interfejsu poslovnog objekta. Procesna
logika se napušta u obimu koliko je to moguće. Poslovni
objekti se povezuju u veće celine, koje su nezavisne jedna od
druge i koje se mogu konfigurisati relativno nezavisno.
Međutim, kada se ove nezavisne celine povežu, one mogu
biti u mogućnosti da rade zajedno.
Poslovne akcije
, sažete u poslovnim objektima,
predstavljaju delove funkcionalnosti, algoritme ili korisničke
zadatke. Akcije se opisuju u deklarativnom smislu,
uključujući karakteristike i ograničenja. Opšte poslovne
akcije, razvijene u delu sistema za upravljanje tokovima
poslova ili ERP sistemu, koriste koncepte iz generičkog
modela procesa. Oba sistema mogu koristiti ove akcije.
Povezivanje poslovnih objekata sa poslovnim akcijama se
čini putem poslovnih procesa, koji se mogu konfigurisati tako
da omoguće priličnu fleksibilnost. Aktivnosti u poslovnim
procesima upućuju na poslovne akcije koje je neophodno
stvarno izvršiti. Ove akcije transformišu ulazne u izlazne
resurse. Pri tome resursi su modelovani kao poslovni objekti.
5. EFEKTI SISTEMA UPRAVLJANJA TOKOVIMA
POSLA U RAZVOJU ERP SISTEMA
Alati sistema za upravljanje tokovima posla ugrađeni u
ERP sisteme mogu kreirati i menjati poslovne funkcije.
Takvo adaptibilno rešenje je presudno za upravljanje lancem
snabdevanja. Sistem upravljanja tokovima posla omogućuje
organizaciji da reaguje na izmenjene uslove u poslovanju
proaktivno. Takođe, on doprinosi većoj operativnoj
efikasnosti organizacije, omogućuje istoj da poveća njenu
ukupnu produktivnost bez povećanja normi rada.
Mnogi od zadatih poslova obavljeni tokom dana
predstavljaju delove većih procesa, koji uključuju brojne
266
