Visoka škola “CEPS-Centar za poslovne studije” Kiseljak
SEMINARSKI RAD
MENADŽMENT I FUNKCIJE
MENADŽMENTA
STUDENT: PROFESOR:
SADRŽAJ
UVOD............................................................................................................1
1. KONTROLA KAO FAZA MENADŽMENT PROCESA........................2
2. NEOPHODNOST I ZNAČAJ KONTROLE.............................................4
3. PROCES KONTROLE..............................................................................5
4. FOKUS KONTROLE I KARAKTER EFEKTIVNE KONTROLE.......10
5. VRSTE KONTROLE..............................................................................14
ZAKLJUČAK..............................................................................................18
LITERATURA.............................................................................................19
POPIS SLIKA.........................................................................................20
1.KONTROLA KAO FAZA MENADŽMENT PROCESA
Pojam kontrole je definisan na različite načine. Za kontrolu se sreću i različiti
termini, kao što su: verifikacija, supervizija, provjera, nadzor, ocjena, monitoring,
regulisanje, itd. Za razliku od nekih drugih pojmova u menadžmentu, između
stučnjaka ne postoje suštinske razlike u pogledu shvatanja njene suštine. To je
moguće vidjeti iz uporednog pregleda svega par definicija.
Jednu od prvih definicija kontrole dao je Anri Fejo još početkom XX-og
vijeka. On ju je definisao kao :"
Aktivnost koja se sastoji u verifikaciji da
li se svi poslovi obavljaju u skladu sa usvojenim planskim ciljevima,
izdatim naredbama i utvrđenim principima. Njen cilj je da otkrije slabosti i
greške kako bi se sprečila velika odstupanja.”
Kontrole je Tanenbaum definisao kao "
Aktivnost koja pogađa ponašanje
pojedinaca ili grupa da bi se uskladile sa nečijim željama
".
Sveobuhvatno i veoma obimno definisanje kontrolnog procesa dao je
Robert Mokler kao "
Sistemskog napora ka utvrđivanju performanskih
standarda za planske ciljeve,-utvrđivanje informacionog sistema, kako bi se
upoređivali stvarni rezultati poslovanja preduzeća sa unaprijed definisanim
standardima u cilju otkrivanja devijacija i značajnih odstupanja, kako bi
se preduzela neophodna korektivna akcija radi obezbjeđenja da se svi
resursi preduzeća koriste na nejefikasniji i najefektivniji način i time što
potpunije ostvare ciljevi preduzeća
"
Prostim riječima, kontrola je faza procesa upravljanja u kojoj menadžeri vrše
provjeru ostvarivanja upravljačkih odluka, efikasnosti organizovanja i liderstva, i
gdje ukoliko je to potrebno, preduzimaju mjere korektivne akcije na otklanjanju
poremećaja. Srž kontrole se sastoji u skupljanju informacija o trenutnim
rezultatima tekućih aktivnosti organizacije, kako bi se izvršilo njihovo upoređenje
sa planiranim očekivanjima. Konačan rezultat tog upoređenja je otkrivanje mogućih
odstupanja i različitih problema, njihovih uzroka i traženje načina za njihovo
otklanjanje.
U toku kontrolnog procesa treba da se razvije kontrolni sistem. Kontrolni
sistem se definiše kao podsistem otvorenog organizacionog sistema u kome se
aktivnosti
usmeravaju ka unapred osmišnjenom načinu, koji predstavlja određene parametre
kontrolnog sistema. Upravljački kontrolni sistem čine više različitih elemenata,
metoda i tehnika kontrole. Dobro izabran kontrolni sistem je u stanju da spoji
dugoročne i strategijske sa kratkoročnim i operativnim aspektima funkcionisanja
organizacije. Sistem čini kombinaciju spoljnih mehanizama kontrole sa unutrašnjom
samokontrolom članova organizacije. Sistem mora biti povezan i sa činiocima
planske funkcije u organizaciji, pogotovo strategijskim, operativnim i finansijskim
planiranjem. Posebna specifičnost dobrog kontrolnog sistema je ta da
podrazumijeva koriščenje različitih metoda i tehnika kontrole.
Najvažnije su metode finansijske kontrole, kontrole kvaliteta, itd., kao i da sadrži
i upravljački informacioni sistem. Koliki je značaj kontrolnog sistema za
organizaciju, možemo vidjeti u slučaju kada nije pravilno dizajniran. Tada se
javljaju problemi, koji ukazuju na očigledne propuste u organizaciji:
Loš kvalitet proizvoda i usluga,
Zakašnjenja u izvještavanju,
Pad ili stagniranje profita,
Slab radni moral zaposlenih i vrlo loši međuljudski odnosi,
Gubitak liderskih pozicija na tržištu i smanjenje narudžbi od strane kupaca,
Nemogućnost brzog i blagovremenog dobijanja relevantnih podataka i
informacija,
Neefikasno korištenje resursa itd.
Da bi se oni popravili, menadžeri moraju da posvete veliku pažnju kontroli.
Potrebno je istaći da kontrolni sistemi mogu biti parcijalni ili totalni.
Parcijalni
sistemi
obaveštavaju o odstupanjima, ali ne podrazumijevaju preduzimanje akcije.
Totalni sistem
ukazuje na odstupanja između stvarnih i očekivanih performansi,
kao i da podrazumijeva preduzimanje korektivne akcije.
Usljed postojanja ograničenih resursa kojima organizacija raspolaže kontrola je
više nego neophodna. Bez obzira koliko god resursa pojedinac ili organizacija
imaju u svom posjedu, uvijek su ograničeni za mnoge ciljeve koji se mogu
formulisati. Zbog toga, kontrola omogućava njihovo efikasno alociranje i
korišćenje. U tom smislu ona je neophodna kod svih organizacija-privrednih,
neprivrednih, profitnih, neprofitnih, proizvodnih, uslužnih, itd.
3. PROCES KONTROLE
Suštinske razlike između mnogih učesnika u menadžmentu ne postoje kada u
pitanju proces kontrole. Treba istaći da prije početka kontrole je neophodno
odrediti područje koje kontrolišemo. To je sasvim razumno, pošto svaki pojedinac
ili organizacija mora tačno da zna šta želi da provjeri. Poslije toga, kontrola se
posmatra kao proces koji se sastoji iz minimum četiri osnovna koraka:
1. Utvrđivanja standarda i metoda za merenje rezultata
-poželjno je ovaj
korak obaviti još u fazi planiranja. Misli se na ključnu aktivnost u procesu
kontrole koja najdirektnije povezuje ove dvije važne menadžerske funkcije.
2. Mjerenje rezultata i performansi organizacije
-za uspješnost ovog koraka
poželjnobje da zadaci i ciljevi budu kvantitativno formulisani, i to u
različitim oblicima-vrijednost, količina, vrijeme, procenti, itd
3. Poređenje ostvarenih rezultata sa utvrđenim standardima
-
s
uština je da
se prepoznaju i identifikuju eventualna odstupanja, problemi i poremećaji.
4. Preduzimanje mjera korektivne akcije
-vrši se u slučaju postojanja
odstupanja stvarnih rezultata u odnosu na planske standarde. Ukoliko ih
nema i postoje pozitivni rezultati, tada menadžeri dozvoljavaju da se
aktivnost odvija na već započeti način
Kontrola je dinamičan proces, koji je neophodno s vremena na vrijeme
preispitivati i takođe kontrolisati. To znači, ponovo vršiti definisanje i ocjenu
standarda i metoda za mjerenje rezultata. Tako je faza kontrole tijesno povezana
sa aktivnošću planiranja preko akcija koje se preduzimaju na realizaciji planskih
