Virtualni ured

1. Uvod
Više nego ikad suvremene informacijsko – komunikacijske tehnologije, osobna računala, računalne mreže i na njima utemeljeni informacijski sustavi postaju „strateško oružje“ poduzeća. O njima ovisi cjelokupna uspješnost i dugoročna perspektiva poslovanja.
Informacijska tehnologija bitno mijenja konkurentske perspektive svih djelatnosti, proizvodnje i usluga. Računala imaju najneposredniji utjecaj na sve poslove kojima se bavimo, na sve ono što radimo, a ne samo kako to radimo.
Kada su se računala tek uvela u poslovanje mnogi su pomislili da je došao kraj uredima zatrpanim bezbrojnim gomilama papira, no stvari se baš nisu odvijale kako se zamislilo, a količina papira u uredima, umjesto da se smanji, čak se povećala.
Iako postoji sva tehnologija potrebna za ostvarenje ideje ureda bez papira, Bill Gates ističe da se uporaba papira udvostručuje svake četiri godine te da je oko 95% svih informacija u SAD-u još uvijek na papiru, a samo 1% čuva se elektronički. Gates iznosi i tezu da broj procesa dokumentiranih na papiru raste puno brže nego ih digitalna tehnologija može zamijeniti. Osim toga, uočava se znatan porast uporabe papira u modernom poslovanju koji proistječe upravo iz uporabe informacijskih tehnologija. (Srića, Kliment, Knežević, 2003.)
Štoviše, neki autori ističu da poduzeća troše više papira nego ikada iz sljedećih razloga: dugi tekstovi na ekranu su nepregledni, papirnati dokumenti su čvršći dokaz nego elektronički, papir se promatra kao dio organizacijske dinamike i kulture, a njegova fizička pojava menadžerima daje osjećaj kontrole nad složenim procesima. Zbog toga će ideja o uredu bez papira i u budućnosti biti vrlo teško ostvariva.
Koncept virtualnog poslovanja i virtualnih timova također je teško ostvariti jer osim tehnoloških, uključuje organizacijske, sociološke, psihološke i mnoge druge aspekte. Virtualno poslovanje temelji se na izgradnji virtualnog ureda o kojem ćemo, kao temi ovog seminara, u nastavku reći više i detaljnije.

2. Općenito o elektroničkom uredskom poslovanju
Elektroničko uredsko poslovanje obuhvaća tri komponente:

1. digitalni ured
2. mobilni ured
3. virtualni ured

Pojmom digitalnog uredskog poslovanja ili D-ureda obuhvaćeni su koncepti automatizacije, standardizacije te digitalne obrade poslovnih komunikacija i dokumentacije tijekom poslovnih procesa. Digitalno uredsko poslovanje ubrzava izradu i odvijanje poslovnog komuniciranja. Ubrzanjem poslovnog komuniciranja, ubrzava se poslovni proces i postiže potpuna informiranost u tijeku poslovnog procesa, te se ostvaruje povećan protok roba i novca unutar poduzeća i između poduzeća i okoline. Uporabom digitalne tehnologije, posebice postupcima digitalizacije poslovnih dokumenata te uporabom obrazaca, postižu se znatne uštede.
Osim toga povećava se kvaliteta poslovnih komunikacija dodavanjem neverbalnih elemenata u pisane poslovne komunikacije, a digitalnom izradom poslovnih pisama poboljšana je kvaliteta konvencionalnoga komuniciranja.
Mobilno uredsko poslovanje ili M-ured probližava poslovanje ureda poslovnom procesu jer omogućuje obradu poslovnih promjena na mjestu i u vrijeme nastanka što pri konvencionalnoj obradi nije bilo moguće. Mobilna tehnologija omogućuje dodatno poboljšanje informiranosti u poslovnom procesu jer su poslovne informacije dostupne s bilo koje vrste mobilnih uređaja, a omogućena je i obrada podataka u stvarnom vremenu. Mobilan način rada utječe na smanjenje broja fiksnih uredskih radnih mjesta te uredsko poslovanje približava mjestu prodaje.
Virtualno uredsko poslovanje ili V-ured također omogućuje ukidanje fiksnih radnih mjesta te poboljšanje produktivnosti uredskog osoblja jer je moguć rad na daljinu. Uštede se ogledaju u ukidanju troškova poslovanja i nabavi uredske opreme.
Elektroničko uredsko poslovanje ili E-ured dakle omogućuje:

1. ubrzanje poslovnih procesa
2. ostvarenje konkurentske prednosti
3. izgradnju pozitivnog imidža
4. povećanje informiranosti
5. ostvarenje ušteda
6. povećanje dobiti (profita)
7. povećanje zadovoljstva i produktivnosti zaposlenih

Uvođenje elektroničkog uredskog poslovanja u poduzeće zahtijeva:

1. reviziju i promjene u poslovnoj organizaciji
2. mijenjanje poslovnih procedura u uredu
3. promjenu konfiguracije PC-a
4. proširenje programskih i mrežnih komponenata
5. nabavu uređaja za mobilno komuniciranje
6. stalnu edukaciju uredskog osoblja
7. edukaciju menadžera
Informacijska tehnologija za uredsko poslovanje omogućuje i pojavu novih poslovnih modela, npr. posrednika za upravljanje virtualnom radnom snagom.