Kancelarsijsko poslovanje

1. Uvod u kanc. Poslovanje
Kanc. Posovanje je najvažnija sporedna djelatnost državnih organa, javnih službi i dr. organizacija koje primjenjuju uredbu o kanc. Poslovanju republ. Organa uprave. Kanc. Poslovanje podrazumjeva rad koji se obavlja u organima i organizacijmama sa ciljem da se registruje i prati tok radnog procesa te obezbjeđuje obavljanje osnovnih funkcija organa, odnosno organizacija. Ono obezbjeđuje da se poslovi na vrijeme otpočnu, pravilno razumiju, planiraju i na kraju za vrijeme završe. Može se posmatrati u užem i širem smislu.
U širem obuhvata: tehnički rad u organima i organizacijama koje sadrži poslove planiranja, organizovanja, analiziranja, komunikacija kao i dr. poslove postupanja sa aktima od njihovog nastanka ili prijema pa do otpremanja, odnosno ahiviranja.U užem smislu: obuhvata rad koji se odnosi na primanje, otvaranje, pregeldanje i raspoređivanje akata, zavođenje akata, zaduživanje akata, dostavljanje akata u rad, rad sa aktima, razvođenje akata, rokovnik predmata, otpremanje akata, arhiviranje akata i njihovo čuvanje.

2. Osnovni pojmovi u sistemu kanc. Poslovanja
U kanc. Posovanju najčešće se koriste sledeći pojmovi: akt, podnesak, pošta, prilog, predmet, dosije, fascikl, omot, arhivski depo, registraturski materijal, arhivska građa, pisarnica, arhiva, klasifikacioni znak, djelovodni broj i arhiv.

3. Akt
Akt je osnovni pojam u kancelariskom poslovanju, njime se djelatnost organa i organizacije pokre’e i na njemu zasniva.Akt (spis) je u širem smislu svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjava, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja.U užem smislu akt je podnesak,službeni dopis, rješenje.
Podjela akata:

1. primljeni i vlastiti -Primljeni akti su akti primljeni od drugih pravnih i fizičkih lica a vlastiti su oni kojima organ ili organizacija po sopstvenoj inicijativi po prvi put pokreću službenu djelatnost.
2. u odnosu na redosljed rješavanja dijele se na hitne i redovne – Hitni su vezani za rok,određeni propisom ili ga je kao takvog označilo službeno lice.Ostali su redovni.
3. u odnosu na pristupačnost sadržaja akta dijele se na obične,povjerljive i strogo povjerljive – Obični su akti čiji sadržaj mogu znati svi zaposleni u organu ili organizacije.Povjerljivi su oni čiji sadržaj mogu znati starješina organa i određeni broj zaposlenih.Sadržaj moraju čuvati kao službenu tajnu.Strogo pov. akti su oni čiiji sadržaj može znati samo starješina organa i sl. lica koja on ovlasti.

4. Podnesak
Podnesak je svaki pisani sastav kojim se pokreće,dopunjava ili okončava neka službena radnja organa ili organizacije. Pod podnescima podrazumjevamo zahtjeve, prijedloge, molbe, žalbe, prigovore,prijave i dr. Saopštenja kojima se fizička ili pravna lica obraćaju organima ili organizacijama. Elementi podneska:

• naziv organa ili organizacije kojoj se podnesak upućuje
• predmet na koji se podnesak odnosi
• ime i prezime tj. naziv podnosioca i adresa
• ime i prezime punomoćnika ili zastupnika

5. Pošta

Pojam pošta podrazumjeva sve akte, otvorene ili zatvorene omote, pakete, telegram, telekse, štampu i drugo što je predmet prijema ili otpreme protokola.

6. Prilog
Prilog je pisani sastav ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja.

7. Predmet
Predmet u kancelariskom poslovanju je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje i čine posebnu cjelinu.

8. Dosije
Je skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu stranku, a kao cjelina se čuvaju na jednom mjestu. Dosije o materiji podrazumjeva predmete svih fizičkih ili pravnih lica koja se obraćaju organu ili organizaciji u vezi sa određenim pitanjem. Dosije o licu podrazumjeva sve predmete koji se odnose na isto lice, bez obzira što se u tim predmetima raspravlja o različitim pitanjima.

9. Fascikl
Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i sl. u kojem je složeno više dosijea ili predmeta, a koji se nakon završene obrade čuvaju sređeni u tim fasciklima. Na fasciklima se obavezno navode osnovni podatci o sadržaju premeta.

10. Omot
Omot je zaštitna košuljica predmeta. Osnovna namjena omota je da se predmeti i akti nalaze na jednom mjestu i da se zaštite od oštećenja.

11. Arhivski depo
Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuva registraturski materijal i arhivska građa, a koja mora ispunjavati uslove propisane propisima o arhivskoj djelatnosti.

12. Registraturski material

Registraturski materijal čine akti i predmeti, fotografski i fonografski snimci ili na drugi način sačinjeni zapisi i dokumenti kao i knjige i kartoteke o evidenciji akata i predmeta nastalih u radu organa odnosno organizacija, sve dok su od značaja za njihov tekući rad ili dok se iz njega ne odabere arhivska građa.

13. Arhivska građa
Arhivska građa obuhvata izvorni i reprodukovani dokumentarni materijal ili na dr. način zabilježeni dokumentarni materijal od trajne vrijednosti i značaja za nauku i kulturu uopšte, a koji je nastao u radu organa i organizacije.

14. Pisarnica
Pisarnica je radno mjesto ili organizovana jedinica gdje se vodi registar i obavljaju kancelarijski poslovi: primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje akata, zavođenje akata, zaduživanje akata, dostavljanje akata u rad, rad sa aktima, razvođenje akata, vođenje rokovnika predmeta, otpremanje pošte, arhiviranje akata i njihovo čuvanje. Kancelarijsko poslovanje se organizuje i vrši u pisarnici organa ili organizacije ili putem zajedničke pisarnice za sve organe RS koja je organizovana pri Ministarstvu uprave i lokalne samouprave. U opštimnama se organizuje zajednička pisarnica za sve opštinske organe pri administrativnoj službi za opšte poslove. O obrazovanju zajedničke pisarnice za republičke organe odluku donosi Vlada RS, a za zajedničku opštinsku, odnosno gradsku pisarnicu, načelnik opštine odnosno gradonačelnik.