Dokumentacija u knjigovodstvu

Knjigovodstvo je strogo formalna i strogo dokumentovana evidencija. Da bi se određeni poslovni događaj evidentirao u knjigovodstvu, neophodno je imati dokaz da je ekonomska promjena nastala. U dnevniku i glavnoj knjizi računovodstveno se obuhvataju samo dokumentovane poslovne promjene. Dakle, ukoliko ne postoji odgovarajući dokument knjiženje je bez ikakvog značaja. Zbog svega toga je i nastala poznata sintagma „Ni jedno knjiženje bez dokumenta“.
U cilju obezbjeđenja pune tačnosti i regularnosti knjigovodstva i finansijskih izveštaja koji se na osnovu njega sastavljaju (bilans stanja, bilans uspjeha), u svim zemljama svijeta, a takođe i u našoj zemlji, donijeti su odgovarajući zakonski propisi kojima se normativno obezbjeđuje vjerodostojnost i sadržina knjigovodstvenog dokumenta. Dokument se sastavlja u momentu nastanka poslovne promjene. Da bi se olakšalo sastavljanje dokumenata izrađuju se obrasci za tipične i ponovljive poslovne promjene, koji sadrže fiksne elemente.
Bitni elementi svakog knjigovodstvenog dokumenta su:
– naziv i broj dokumenta
– mjesto i datum izdavanja
– sadržina promjene
– razlog promjene
– odgovorna lica za nastalu promjenu