Elektronska razmena podataka EDI

Uvod

Globalna informaciono-komunikaciona infrastruktura je osnova za trenutnu integraciju ekonomija, kultura i društava, koja se javlja širom sveta. Sposobnost pristupa velikoj kolicini informacija, koje su dostupne u trenutku, na bilo kom mestu, nije prošla neprimecena u razvijenim zemljama i one su uspele da iskoriste njene ekonomske kao konkurentne prednosti. Upotreba Interneta od strane preduzeca je dovela do globalne proizvodnje, potrošnje i konkurencije.

Pod elektronskim poslovanjem (Electronic Business) podrazumevamo obavljanje poslovnih procesa uz primenu elektronske tehnologije. Elektronska tehnologija podrazumeva kombinovanu upotrebu informacionih tehnologija i telekomunikacija. Ova vrsta tehnologije omogucava slanje velikog broja informacija, na velike daljine u kratkom vremenoskom periodu. To omogucava preduzecu, koje u svom poslovanju koristi elektronsku tehnologiju, da ostvari znacajne uštede u troškovima poslovanja, efikasnije obavlja svoje zadatke i, samim tim, bude konkurentnije na tržištu. Elektronsko poslovanje se, prema aktivnostima koje se obavljaju, može razvrstati na nekoliko oblasti poslovanja, i to: elektronske usluge; elektronsku trgovinu; elektronske finansije; elektronske komunikacije; i elektronsku proizvodnju.

U trgovini razvijenih zemalja u toku je proces strukturne, organizacione i poslovne transformacije. Osnovni ton tome daje uvodenje moderne informacione tehnologije. Mehanicka sredstva u trgovini zamenjuju elektronika, a njenu tehnicko-tehnološku osnovu cine novi sistemi komuniciranja, zasnovani na elektronskoj razmeni podataka (EDI – Electronic Data Interchange). Na osnovama EDI afirmiše se koncept elektronske trgovine.

Razvoj elektronskih komunikacija pocinje sa pojavam elektronske razmene podataka šezdesetih godina prošlog veka. Pre elektronskih komunikacionih sistema u poslovnoj komunikaciji su primenjivani telekomunikacioni sistemi kao što su telegram, telefon, teleks i telefaks. Ubrzo se, zahvaljujuci dinamicnom razvoju informacionih tehnologija i njihovom primenom u telekomunikacijama, pojavljuju i drugi sistemi elektronskih komunikacija kao što su elektronska pošta, koja je bila prvo korišcena za privatno, a kasnije i za poslovno komuniciranje, i elektronske konferencije, kao noviji sistemi.

Elektronske veze se ostvaruju putem Interneta, ekstranetova, intranetova, groupware-a, elektronske razmene podataka (EDI), sistema za tok posla, mobilnih komunikacionih tehnologija i drugih informacionih i komunikacionih tehnologija.

 Pojam EDI

Ogromne kolicine pisanih dokumenata, narudžbenica, racuna, dokumentacije i sl. cirkulišu medu firmama. Ovi dokumenti najcešce su nastali na kompjuteru prve firme a destinacija im je najcešce opet kompjuter druge firme. Proces kreiranja dokumenata u papirnoj formi, zatim slanje poštom ili faksom i na kraju ponovan unos u kompjuter predstavljaju ocigledan nepotrebni utrošak vremena i novca.

EDI je skracenica od Electronic Data Interchange, bukvalan prevod bi znacio Elektronska razmena podataka. Postoji više definicija EDI-a od kojih se najcešce koristi sledeca: EDI je razmena struktuiranih poslovnih podataka izmedu racunara zasebnih firmi, izvršena bez manuelne intervencije, elektronskim putem, posredstvom standardizovanih poruka koje zamenjuju tradicionalne papirne dokumente.
EDI je razmena dokumenata u standardnoj elektronskoj formi izmedu organizacija, automatski, direktno sa racunarske aplikacije jedne organizacije prema aplikaciji druge organizacije.
Electronic Data Interchange (EDI) je razmena poslovnih podataka gde se koristi razumljivi format ovih podataka. Ovaj sistem razmene podataka je prethodio pojavi Interneta i obicno se korstio u razmena podataka izmedu korisnika koji su medusobno vec bili u kontaktu (sistem 1 na 1).

Sve definicije EDI-ja sadrže sledeca cetiri elementa:

1) Strukturirani podaci-EDI transakcije se sastoje od kodova, brojeva i (ako je neophodno) kratkih delova teksta, pri cemu svaki element ima striktno definisanu namenu;
2) Dogovoreni standard poruka-EDI transakcija mora imati standardizovani format. Obicno je u pitanju standard koji nije samo ugovoren izmedu trgovinskih partnera, vec je to generalni standard,
3) Od jednog racunarskog sistema do drugog,
4) Putem elektronskih medija.

EDI jeste:

1) Direktna komunikacija izmedu dve aplikacije koje su povezane u medusobnu razmenu dokumenata (a ne izmedu racunara),
2) Upotreba elektronskih medijuma za prenos (mreže racunara) umesto magnetnih (traka, diskova, disketa) i drugih medijuma za prenos,
3) Upotreba sistema elektronskih poštanskih pregradaka za slanje i prihvat poslovnih dokumenata koji su osnova za kvalitetnu razmenu poslovne dokumentacije,
4) Upotreba precizno strukturiranih dokumenata koji su formatizovani prema sintaksnim pravilima i semantici pojedinih polja, striktno zasnovanim na medunarodno dogovorenim standardima elektronske razmene podataka.

Poslovni pratneri obicno imaju razlicite racunarske sisteme i poslovne programe, EDI okruženje standardnim formatima podataka i protokolima omogucava slanje i primanje poslovnih dokumenata. Kao i drugi modeli elektronske komunikacije, kao što su fax i E-Mail, EDI dozvaljava da se informacije šalju preko javne ili privatne komunikacione linije.
EDI koristi mogucnosti koje pruzaju postojeci kompjuteri i telekomunikaciona mreža uz istovremeno unapredenje poslovanja, sniženje troškova, poboljšanje u pružanju usluga i smanjenja grešaka do kojih se dolazi u radu na klasican nacin.
Primena interneta u obavljanju EDI transakcija ( internet EDI tj. XML/ EDI ) omogucila je mnogim srednjim i malim preduzecima da iskoriste prednosti EDI transakcija bez ulaganja znacajnijih finansijskih ulaganja. Jezik XML je podignut na nivo standarda, koji je pre nekoliko godina zdušno prihvatio Microsoft i poceo da implementira u svoje tehnologije. S obzirom na cinjenicu da je neutralan po pitanju formata, XML predstavlja standardni jezik za razmenu podataka, koji omogucava konzistentne dokumente i njihovu razmenu izmedu kompanija, bez potrebe za bilo kakvim konvertovanjem.
Dostavljanje poslovnih dokumenata se obavlja za nekoliko sekundi umesto za nekoliko dana, i smanjuje se mogucnost da se dokumenti izgube ili budu ošteceni. Za razliku od drugih modela elektronske komunikacije, EDI omogucava racunaru da obraduje informacije koje je primio i na taj nacin eliminiše zadatke prepisivanja i moguce greške prilikom prekucavanja.
U prethodnih deset godina, elektronska razmena podataka (EDI) postaje sve znacajnija za standardne poslovne komunikacije. Pojavom Interneta, EDI može da se koristi na zaista univerzalan i ekonomican nacin. Zajedno sa drugim Internet servisima kao što je distribucija informacija preko Web-a i elektronska pošta, Internet EDI predstavlja osnovu za sveobuhvatnu eletronsku komercijalnu službu. Internet sve više koriste banke i kompanije u svetu i za finansijske transakcije.
EDI je široko korišcen u industriji, brodarstvu, trgovini, uslužnim delatnostima, farmaciji, konstukcijama, naftnoj industriji, metalurgiji, prehrambenoj industriji, bankarstvu, osiguravajucim zavodima, maloprodaji, državnim ustanovama, zdravstvu, tekstilnoj i mnogim drugim industrijama. Prema nedavnim istraživanjima, predvida se da ce se broj kompanija koje koriste EDI povecati cetiri puta u narednih 6 godina.
Prilikom elektronske razmene podataka cesto se koriste mrežni provajderi koji nude komunikacijske servise specijalno dizajnirane za EDI. Takozvani prevodilacki (translation) softver stupa u interakciju sa kompjuterom kako bi podatke preveo iz formata u kome su oni uskladišteni u bazi podataka date kompanije u oblik koji je prikladan za njihov transport preko mreže. Na drugom kraju mreže, isti takav prevodilacki softver primljene informacije ponovo transformiše u oblik koji odgovara kompaniji-primaocu.
Glavna primena EDI aplikacija je u izvršavanju funkcija kao što su, kupovina i prodaja robe i servisa, ali EDI takode se može koristiti za širok spektar poslovnih aplikacija. Dobavljaci i trgovci razmenjuju narudžbenice i racune elektronskim putem od racunara do racunara.
Obicno, ovaj prenos je posredovan preko provajdera VAN servisa. Kupac šalje njegovu porudžbenicu u obliku EDI dokumenta preko VAN, koristeci odgovarajucu adresu dobavljaca (elektronsko poštansko sanduce). Prodavac se konektuje na VAN i proverava i prima narudžbine od njegovih nabavljaca/mušterija iz njegovog poštanskog sanduceta. Isti scenario se ponavlja kada trgovac pošalje EDI racun kupcu. VAN takode obezbeduje proveru i potvrdu transakcija obezbedujuci sigurnost i kvalitet kontrole obrade podataka. Elektronsko vodenje poslova ima mnogo prednosti za jednu organizaciju kao što je: smanjenje nabavne cene i troškova nabavke, bolji servis za klijente, i manje iventarske zalihe.