Vrste i karakteristike formalnih organizacionih struktura

UVOD

Svaka organizacija ima, u određenoj mjeri razvijenu strukturu, kao svoj sistem unutrašnjih veza i odnosa. Ovo zbog toga jer svaka organizacija ima različite činioce rada koji moraju da se usklade da bi koordinirano djelovali ka postavljenom cilju. Struktura predstavlja sastavni i najvažniji dio svake organizacije. Ona je toliko važna da je pojedini autori poistovjećuju sa organizacijom. Neki autori organizaciju posmatraju kao strukturu (statički dio) i proces odnosno funkcije (dinamički dio). Razdvajanje strukture organizacije od njene funkcije nije racionalno jer su ovi elementi međusobno uslovljeni i djeluju kao homogena cjelina. Pošto obuhvata i funkcije, struktura nema karakter statičkog elementa, već dinamičkog, koji se stalno mijenja i dopunjuje. U statičnosti strukture se može govoriti samo uslovno, u jednom vremenskom trenutku. Struktura se različito shvata i definiše, zavisno od toga šta autori smatraju bitnim u strukturi. Tako neki u prvi plan stavljaju kompoziciju odjeljenja i poslova koje treba obaviti, drugi preferiraju sistem odnosa među ljudima i veza između ljudi i drugih činilaca organizacije, a treći i jedno i drugo. Prva grupa autora strukturu definiše kao sistem rasporeda odjeljenja i poslova koje treba obaviti. Za njih je struktura sredstvo za razmještaj i povezivanje organizacionog potencijala. Druga grupa autora težište stavlja na odnose u organizaciji i definiše je kao sistem odnosa između različitih djelova organizacije.. Po ovoj grupi autora, strukturom se u prvom redu utvrđuju odnosi kojima se reguliše status ljudi u organizaciji, a koji se uspostavlja između rukovodilaca na višim i nižim položajima, kao i između rukovodilaca i radnika. Treća grupa autora stavlja naglasak i na jedno i na drugo tj. i na dijelove, odnosno činioce organizacije i na njihove međusobne veze. Izgradnja strukture se najčešće vrši putem djelatnosti organizovanja, koja obuhvata brojne radnje i brojna područja aktivnosti preduzeća. Neka od najvažnijih područja organizacije u američkoj praksi su: -obrađivanje opštih pitanja strukture i koordinacije, – Davanje i razgraničavanje ovlašćenja i odgovornosti, -planiranje org.strukture i org.mjera, -pripremanje i provjera org.planova, -obrada podataka, -analiza, kontrola i poboljšanje metoda i postupaka, -analiza, procjena i mjerenje rada, -cirkulacija spisa i informacija.
Struktura koja se planski i smišljeno gradi naziva se formalnom. Ona čini kičmu svake organizacije. U njoj su smješteni i raspoređeni svi materijalni i ljudski elementi organizacije. Preko strukture se vrši usmjeravanje ovih resursa u pravcu ostvarivanja ciljeva organizacije. Pored formalne, postoji i neformalna struktura, koja djeluje u svim organizacijama, ali se ona ne stvara planski već spontano – međusobnim interakcijama ljudi. Formalna struktura se prema Howeru i Loršu sastoji od:

1) Sistema formalnih odnosa i dužnosti i
2) Formalnih pravila, radnih procedura, načina kontrole, sistema nagrada i kazni koje je utvrdilo rukovodstvo radi usmjeravanja rada organizacije u određenom pravcu.

Formalnom strukturom se utvrđuju, opisuju i povezuju poslovi koje treba obaviti u organizaciji i u isto vrijeme dovode u vezu s njenim zadacima, odnosno ciljevima. Ovom strukturom se utvrđuje i status ljudi u organizaciji, utvrđuju njihove dužnosti, nadležnosti i odgovornosti. Kod postavljanja formalne strukture treba uzeti u obzir i faktore koji omogućavaju njeno pravilno postavljanje ali i one koji onemogućavaju njeno funkcionisanje. Ako je stvarno djelovanje ljudi u organizaciji znatno različito od postavki i očekivanja utvrđeni formalnom organizacijom, onda vjerovatno formalna organizacija nije bila dobro postavljena ili su se uslovi rada promjenili.