Menadžment projektima
Seminarski rad
1
1.
METODE I TEHNIKE PROJEKTNOG MENADŽMENTA
Pod metodama se podrazumeva poznata tehnika formiranja organizacione strukture
potrebne za realizaciju određenih projekata. Zadatak metode projektovanja organizacione
strukture je da izabere najbolju organizacionu formu za dati projekat.
1.1. WBS (The Work Breakdown Strukture)
Pomoću WBS dijagrama ondnosno tehnike, projekat se deli na manje segmente,
podsisteme,odnosno funkcionalne celine
. Uprošćeno, ceo projekat se razbija na podzadatke i to
tako što se krene od krajnjeg cilja projekta a onda se podela vrši po kriterijumima važnosti, veličine
i
složenosti. Elementi na najnižem nivou su nedeljivi dalje i nazivaju se paketi ili zadaci. Na ovaj
način nastaju podsistemi, komponente, podzadaci, itd. Ova metoda je korisna za složene projekte
ali ima veliki nedostatak. Ona, naime, ne pokazuje tok vremena, odnosno vreme aktivnosti na
projektu. Problem se
rešava tako što se, pored WBS metode, koriste i druge alatke (Gantogram).
Ovom
metodom
određuju
se
osobe
koje
će
biti
odgovorne
za
rad
na
projektu, procenjuje se iznos
troškova, meri učinak rada, kontroliše izvršenje poslova, izrađuju
terminski planovi i inicira izrada ostalih pomoćnih planova (izmene, kontrola kvaliteta, zaštita na
radu, itd.).
Slika 1. WBS dijagram (primer šeme izgradnje nove fabrike)
Menadžment projektima
Seminarski rad
3
Ovaj dijagram je organizaciona šema tzv. „organogram“ – upravljačka struktura jedne
firme.To je šemiran prikaz odgovornosti u organizaciji koja vodi određeni projekat ili
projektnizadatak i kao takav, on je hijerarhijski orijentisan.
Organizaciono struktuiranje projekta (OBS) predstavlja metod kojim se formira
organizacionašema, organizaciono ustrojstvo odnosno globalna hijerarhija, koja predstavlja
odgovorne
menadžere projekta i delove projekata u preduzeću. Tako se utvrđuje mesto svih
učesnika u realizaciji projekta i daju im se atributi obima zadataka, opredeljeni nivoi odlučivanja i
pojedinačne odgovornosti. Na čelu, utvrđuje se vođa projekta sa jasnim obavezama i
ovlašćenjima. Dakle, cilj formiranja OBS-a je determinisanje odgovornosti, ovlašćenja i obaveza
svih učesnika u projektu i njihovih odnosa tokom realizacije projekta. Pre početka definisanja
OBS-a potrebno je imati WBS i spisak pojedinaca ili organizacionih jedinica koje
mogu izvršiti
zadatke prikazane WBS-om (
objašnjavamo u prethodnom poglavlju). Nakon formiranja OBS-a,
poznate su sve faze projekta, tehnološka struktura, svi učesnici u projektu, konkretne
odgovornosti i ovlašćenja.
1.3. Metod ključnih događaja (Milestone)
Ključni događaji predstavljaju važne događaje u projektu. Oni označavaju završetak ili
po
četak značajne faze projekta, definisani organizaciono-tehnološkom strukturom projekta. Na
primeru izgradnje nove fabrike, ključni događaji bi predstavljali završetak kotlarnice, pogonske
hale, portirnice, saobraćajnica i slično. Izrada plana realizacije jednog projekta jeste proces koji
se naziva izrada plana ključnih događaja ili gantograma ključnih događaja. Ključni događaji
predstavljaju najvažnije aktivnosti na projektu ili na pojedinim fazama projekta I njihova trajanja
su najčešće fiktivna. Pomoću metode ključnih događaja prati se odgovarajuće vremensko
napredovanje u projektu.
Mrežni plan ključnih događaja je veoma jednostavan plan iz razloga jer sadrži mali
brojaktivnosti, odnosno mali broj ključnih događaja u projektu. Milestone plan se može
prikazati putem dijag
rama ili mrežnim planom (
slika 3
.).
Slika 3.
Primer mrežnog plana klučnih događaja projekta
Menadžment projektima
Seminarski rad
4
Mrežni plan ključnih događaja je jedan od značajnijih vrsta planova u realizaciji
projektnogzadatka. Mrežnim planom ključnih događaja vrši se vremensko planiranje realizacije
projekta.
„Milestone“ sadrži manji broj događaja od operativnog plana. Plan ključnih događaja,
po
pravilu koristi vrhunski menadžment firme i njime se upravlja projektom na strateškom nivou.
Važi pravilo da ukoliko se u toku realizacije projekta ključni događaji odigravaju u planiranim
granicama, može se očekivati da će se ceo projekat realizovati u planiranom i ugovorenom roku.
Plan ključnih događaja se često pored vrhovnog rukovodstva izvođača,dostavlja i investitoru,
zbog lake preglednosti i kontrole izvođenja projekta.
1.4. Mrežno planiranje i upravljanje
Proces menadžmenta,
č
iji sadržaj
č
ine planiranje, organizovanje i kontrolisanje (sa
regulisanjem), postavlja pred menadžera odgovoran zadatak donošenja odluka o jednoj, više ili
svim fazama projekta kojim upravlja, ali samo u delu u kom je direktno uklju
č
en. Veza izme
đ
u
donošenja odluka i menadžmenta je velika, ali se ipak ova dva pojma ne mogu poistovetiti jer je
odlu
č
ivanje uslov za ostvarivanje cilja u bilo kojoj situaciji. Kod donošenja odluka uvek se
opredeljuje za jednu od mogu
ć
ih alternativa
. Situacije koje zahtevaju donošenje odluka mogu se
podeliti na problemske koje ne moraju uvek biti izuzetno komplikovane i na rutinske koje nisu
uvek jednostavne. Problemske situacije posmatrano na duži period nose ve
ć
i rizik da akcija koju
je menadžer preduzeo vodi u gubitak nego ka ostvarenju funkcije cilja, koji generalno može biti
maksimizacija dobrog ili minimizacija lošeg, odnosno postizanje optimalnog.
U ovakvim situacijama veoma korisno sredstvo za svakog menadžera koji mora da
podnese odgovornost za donošenje odluka je tehnika mrežnog planiranja (TMP). Pod ovim
imenom je objedinjen ve
ć
i broj postupaka planiranja i upravljanja projektima, sa zajedni
č
kom
karakteristikom grafi
č
kog prikazivanja toka procesa. Ovaj grafi
č
ki model je
nazvan mrežni
dijagram, a zna
č
aj mu je što se tako jasno vizualizuje problem, što vodi lakšem razumevanju
realnih sistema.
Slika 4. Osnovne metode tehnike mrežnog planiranja
Iz ove dve osnovne metode, prikazane na slici 4., do sada je razvijeno preko 30
modifikacija. Primena TMP je kod planiranja novih projekata, razvoja novih proizvoda i procesa,
projektovanja investicion
ih objekata, a takođe kod održavanja velikih i komplikovanih sistema.
Mnogi projekti imaju ogroman broj aktivnosti, pa je neophodno za
uspešno obavljanje zadatka
odrediti koje je vreme potrebno za završetak projekta, kao i početak i kraj svake aktivnosti. Takođe
je potrebno izračunati koje su aktivnosti „kritične“ i moraju da se završe tačno na vreme, a takođe
koliko se početak aktivnosti koje nisu kritične može odlagati, a da se ne ugrozi završetak projekta
u planirano vreme. Prednosti primene TMP su da se svi
resursi mogu rasporediti pre početka
Menadžment projektima
Seminarski rad
6
Za razliku od aktivnosti, doga
đaj se odigrava trenutno i odražava stanje u kome nema
nikakve aktivnosti.
Po
četni događaj predstavlja stanje u kome neka aktivnost može da otpočne, a završni
doga
đaj je trenutak koji odražava njen završetak.
Postoje dva oblika prikazivanja mreže i to:
mrežni dijagram orijentisan aktivnostima i
mrežni dijagram orijentisan događajima.
Kod mrežnog dijagrama orijentisanog aktivnostima, aktivnosti se prikazuju pomoću duži
orijentisane strelicom, a do
gađaji se prikazuju krugovima (slika 5.).
Slika 5. Elementi mrežnog dijagrama
1.4.2. Pravila za
konstruisanje mrežnog dijagrama
U tehnici mrežnog planiranja postoji određeni broj osnovnih pravila, kojih se treba
pridržavati radi pravilnog konstruisanja mrežnog dijagrama.
Pravilo br. 1
-
Svaka aktivnost počinje jednim događajem i završava se u jednom
narednom događaju.
Nepravilno Pravilno
Pravilo br. 2
-
Ako se neka aktivnost mora završiti pre početka naredne aktivnosti, onda
se moraju postaviti
u red, tako da je završni događaj prve aktivnosti identičan sa
početnim događajem druge aktivnosti.
Pravilo br. 3
-
Ako se više aktivnosti mora završiti pre nego što može početi sledeća
aktivnost, onda se sve te aktivnosti moraju završiti u početnom događaju sledeće
aktivnosti.
