Kontrola i kontrolisanje u preduzećima

UVOD

Menažment pored planiranja, organizovanja i vođenja ima zadatak da kontroliše. Kontrolom se usmjeravaju aktivnosti zaposlenih prema planiranim ciljevima; konstantuju ostvareni rezultati u odnosu na planiranje; utvrđuju odstupanja od planiranih zadataka, po obimu i karakteru, uzrocima nastanka i trajanja; i konačno predlažu i sprovode mjere i akcije kako bi se odstupanja svela na minimum, stvarni efekti približili planiranim (standardima). Da bi kontrola bila uspiješna neophodno je da menadžment preduzeća obezbijedi tj. omogući uslove i instrumente.

Rezultati rada i planski standardi treba da budu iskazani u smislu kvantiteta, kvaliteta, vremena i troškova. Kontrolisanje (kontrola) je četvrta funkcija menadženta odnosno menadžera. Vršenje ove funkcije ima posebno mjesto i ulogu u obavljanju ukupnog zadatka menadžera – svakog ponaosob i svih zajedno. Ovo stoga što ono omogućava :

• Definisanje standarda za praćenje procesa i rezultata koji se ostvaruju u organizaciji
• Sticanje uvida u karakteristike realnih procesa i rezultata,
• Upoređivanje realnih i standardima predviđenih performansi procesa i rezultata,
• Identifikovanje potreba inventarisanja u cilju korigovanja performansi procesa i rezultata,
• Preduzimanje nophodnih korektivnih akcija (operativnog ili strategiskog karaktera).

Po svojoj prirodi kontrolisanje koje vrše menadžeri je veoma složena aktivnost, aktivnost koja kontinuelno prati dinamiku procesa i rezultata obavljanja svih aktivnosti organizacije. Pri tome potrebno je naglasiti sledeće:

• Kontrolisanje se ne vrši samo u svrhu sticanja uvida u performanse realnih procesa i rezultata u oblasti obezbjeđivanja inputa, transformacije inputa u output i prodaji proizvoda,
• Svrha kontrolisanja je sticanje uvida u performance ponašanja i efekte obavljanja menadžerskih funkcija (planiranja, organizovanja i kontrolisanja) – i to ne samo na relaciji nadređeni-podređeni menadžer već i kontrolisanje sopstvenog rada i relevantnih rezultata (samokontrola) i preduzimanje korektivnih aktivnosti kojima se utiče na povećanje efektivnosti i efikasnosti menadžera.

U daljem izlaganju prvo ću objasniti pojam kontrole, njene vrste i proces, zatim uzajamnost i kontrole i drugih performansi, postaraću se da njenu suštinu prikažem na pravi način.

 
POJAM I ZNAČAJ FUNKCIJE KONTROLISANJA

Tri osnovne funkcije menadžmenta (planiranje, organizovanje i vođenje) od vitalnog su značaja za uspijeh organizacije. Međutim za potpuni uspijeh organizacije postoji i četvrta bazična funkcija – kontrolisanje. Kontrola kao funkcija manadžmenta predstavlja proces “ praćenja aktivnosti da bi se osiguralo da su one izvršene kao što je i planirano i ispravljanja bilo kojih značajnih devijacija” (Rubbins,S.P., Coulter, M). Ako nema kontrole konačan ishod nekog poduhvata može dovesti u pitanje cjelokupan napor koji je uložen u ostale faze poslovanja. Kontrola je jedini način na koji menadžeri mogu da utvrde dali su ciljevi organizacije ispunjeni i , ukoliko nisu, da, ustanove razloge zbog čega nisu .

U opštem smislu pod kontrolom se podrazumijeva provjera ispravnosti nečega kao npr. Provjera ispravnosti i rezultata funkcionisanja preduzeća, proizvodnje, kontrola usluga i sl. Sa druge strane kontrolisanje je integralni dio procesa menadžmenta i direktno se povezuje sa planiranjem. Naime u ovoj funkciji se planiraju budžeti, odluke i ciljevi provode u specifične standarde poslovanje. U tom smislu kontrolisanje se može definisati kao menadžerska akcija koja mjeri i ocjenjuje planiranu aktivnost i poredi je sa stvarnom aktivnošću u namjeri da odredi korektivne mjere, ukoliko su one potrebne. Kontrolisanje poslovanja preduzeća kao jedne od faza procesa upravljanja, ima za cilj da obezbijedi da ostvareni rezultati poslovanja preduzeća odgovaraju planiranim. Potreba za kontrolom nebi postojala kada bi menadžeri bili u stanju da precizno predviđaju budućnost, pa shodno tome i da postavljaju planove od kojih u praksi neće biti odstupanja. Međutim, takvo predviđanje budućnosti nije moguće, pa ni izrada takvih planova.

Samo isticanje planova i njihovo prihvatanje od zaposlenih nije garancija da će se oni zaista i ostvariti. Bez obzira na način na koji menadžeri rade planove, zbog činjenice da su uslovi u kojima preduzeća posluju veoma složeni, promjenljivi i neizvijesni, ostupanja od planova u većoj ili manjoj mjeri su skoro redovna pojava. Sprovođenjem ove funkcije kontrolisanja menadžeri nastoje da smanje neizvijesnost svog poslovanja, i to zahvaljujući informacijama koje na taj način dobijaju. Zahvaljujući datim informacijama, menadžeri preduzimaju odgovarajuće akcije kojima mogu da utiču na promjene u organizaciji i okruženju ili da im se prilagođavaju, čime opasnost mogu da tranformišu u vlastite šanse za uspijeh. Kontrola osigurava da se planovi realizuju i ciljevi ostvaruju efektivno i efikasno. Kontrola kao menadžerska funkcija ne odvija se izolovano, niti je, kao sto može da izgleda, poslednja faza menadžerskog posla. Ona se vrši u tijesnoj saradnji sa drugim menadžerskim funkcijama.