Vodjenje sastanka

Uvod

Sastanci su jedan od najčešćih oblika razmene informacija, prikupljanja predloga i planiranja budućih akcija. Veština pripremanja i vođenja sastanaka neophodna je u poslovnom svetu.
Upravljanje sastancima sarži set znanja i veština na koje menadžeri često ne obraćaju pažnju u zaovoljavajućem stepenu. Najvažnija karakteristika sastanaka, koja se veoma često bezrazložno zaboravlja, ogleda se u činjenici a su oni izuzetno skupi. Možda će vam se ova tvrnja na prvi pogle učiniti preteranom, ali dovoljno je da razmislite o satima i satima koje ste tokom svog radnog veka proveli na nepotrebnim i neefikasnim sastancima. Pomnožite broj sati koje ste utrošili sa cenom sata vašeg rada i brojem osoba koje su prisustvovale sastancima i lako ćete stvoriti sliku cene svih tih nepotrebnih sastanaka. Dakle, kao što možemo videti, efikasno vođenje sastanaka je pitanje kome se u svakoj organizaciji mora posveti izuzetno velika pažnja.

Priprema sastanka

Kada se bavite mišlju da sazovete sastanak, prva stvar koju treba da procenite je da li je sastanak uopšte neophodan! Preporučeno je da sastanke treba sazivati: kada učesnici treba da podnesu izveštaje, da bi se zajednički procenile informacije i došlo do najbolje odluke, kada treba da se otkrije, analizira ili resi problem, da bi se dobila podrška učesnika za ideju, program ili odluku, da bi se suočila različita gledišta, da bi se obezbedile ili saopštile ključne informacije, smanjila nesigurnost ili tenzije, da bi se obezbedilo puno razumevanje politike kompanije, njenih odluka i metoda, kada je u hitnim slučajevima potrebna brza reakcija ljudi itd.
Nasuprot tome, sastanak ne treba sazivati: kada druga sredstva komunikacije (telefon, e-mail, telegram, pismo, memorandum itd.) mogu da postignu željeni rezultat, kada učesnici ili sazivač sastanka nemaju dovoljno vremena za njegovu kvalitetnu pripremu, kada jedan ili više ključnih učesnika sastanka ne mogu da budu prisutni, kada vreme nije najbolje, kada se proceni da zbog personalnih ili strateških razlika sastanak neće dati priželjkivane rezultate, kada se proceni da bi troškovi sastanka bili veći od njegovih rezultata itd.
Ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno, prilikom njegovog planiranja treba da odgovorite na nekoliko pitanja:
–    Šta je tema sastanka?
–    Šta su ciljevi svake tačke dnevnog reda?
–    Kakva priprema je potrebna?
–    Ko treba da prisustvuje i sa kojom ulogom?
–    Šta treba da bude krajnji efekat sastanka?
Iz navedenih pitanja proističe ključna uloga jasnog, dobro planiranog i osmišljenog dnevnog reda sastanka koji treba da obezbedi:
–    da predviđene tačke dnevnog reda dovedu do ispunjenja zacrtanih ciljeva sastanka
–    dobru i kvalitetnu pripremu sastanka od strane svih učesnika
–    prisustvo svih učesnika koji su neophodni za uspeh sastanka
–    da tok sastanka bude jasno usmeren i skoncentrisan, bez nepotrebnih skretanja sa teme
–    da se sastanak odvija brzo, dinamično i efikasno.