Visoka medicinska škola strukovnih studija, Ćuprija
SEMINARSKI RAD
Oblast: Zdravstveni menadžment
Tema: Vođenje sastanka
Profesor:
Student:
Prof. dr Tatjana Simović
Milica Bošković 241
U Ćupriji, decembar 2014.
4
Priprema sastanka
Kada se bavite mišlju da sazovete sastanak, prva stvar koju treba da procenite je
da li je sastanak uopšte neophodan! Preporučeno je da sastanke treba sazivati: kada
učesnici treba da podnesu izveštaje, da bi se zajednički procenile informacije i došlo do
najbolje odluke, kada treba da se otkrije, analizira ili resi problem, da bi se dobila podrška
učesnika za ideju, program ili odluku, da bi se suočila različita gledišta, da bi se
obezbedile ili saopštile ključne informacije, smanjila nesigurnost ili tenzije, da bi se
obezbedilo puno razumevanje politike kompanije, njenih odluka i metoda, kada je u
hitnim slučajevima potrebna brza reakcija ljudi itd.
Nasuprot tome, sastanak ne treba sazivati: kada druga sredstva komunikacije
(telefon, e-mail, telegram, pismo, memorandum itd.) mogu da postignu željeni rezultat,
kada učesnici ili sazivač sastanka nemaju dovoljno vremena za njegovu kvalitetnu
pripremu, kada jedan ili više ključnih učesnika sastanka ne mogu da budu prisutni, kada
vreme nije najbolje, kada se proceni da zbog personalnih ili strateških razlika sastanak
neće dati priželjkivane rezultate, kada se proceni da bi troškovi sastanka bili veći od
njegovih rezultata itd.
Ukoliko procenite da je sazivanje sastanka neophodno, prilikom njegovog
planiranja treba da odgovorite na nekoliko pitanja:
- Šta je tema sastanka?
- Šta su ciljevi svake tačke dnevnog reda?
- Kakva priprema je potrebna?
- Ko treba da prisustvuje i sa kojom ulogom?
- Šta treba da bude krajnji efekat sastanka?
5
Iz navedenih pitanja proističe ključna uloga jasnog, dobro planiranog i
osmišljenog dnevnog reda sastanka koji treba da obezbedi:
-
da predviđene tačke dnevnog reda dovedu do ispunjenja zacrtanih ciljeva
sastanka
-
dobru i kvalitetnu pripremu sastanka od strane svih učesnika
-
prisustvo svih učesnika koji su neophodni za uspeh sastanka
-
da tok sastanka bude jasno usmeren i skoncentrisan, bez nepotrebnih
skretanja sa teme
-
da se sastanak odvija brzo, dinamično i efikasno.
Svi učesnici sastanka treba da znaju šta će se na sastanku dešavati. Zbog toga je od
velikog značaja da se dnevni red dostavi učesnicima barem dva dana pre održavanja
sastanka, kako bi bila omogućena adekvatna priprema, prikupljanje informacija,
zauzimanje stavova, ali isto tako izbegla konfuzija i nagađanja u pogledu "prave" svrhe
sastanka (za važnije sastanke dnevni red treba da se dostavi učesnicima nedelju dana
ranije, a za veće konferencije čak i nekoliko meseci ranije).
Glavni nedostatak koji ima većina dnevnih redova je njihova bezrazložna kratkoća
i nejasnost. Menadžeri ne treba da se plaše dnevnog reda koji sadrži puno informacija o
tačkama kojima će se baviti, jer je to pokazatelj dobre analize i pripreme, koja je od
velike pomoći učesnicima. Navešćemo nekoliko saveta u vezi sa dnevnim redom:
1. Dnevni red treba da sadrži 3-6 tačaka. Ako postoji još pitanja koja treba da se
razmotre, bolje je zakazati još jedan sastanak.
2. Dnevni red ne treba da obuhvati tačku "razno", koja se po pravilu pretvara u
nepotrebno odugovlačenje i gubljenje vremena. Ako učesnik sastanka želi da se
razgovara o nekoj temi, treba da se obrati osobi koja vodi sastanak sa zahtevom da se
proširi dnevni red.
