Upravljanje promenama u kompaniji Zara

Promjene su jedina stalna kategorija u prirodi i u zajednici ljudi.Od atmosferskih do političkih, od malih do upečatljivih i suštinskih, sastavni su dio svake organizacije i zahtijevaju stalno prilagođavanje zaposlenih i resursa poslovanja. Prilagođavanje samo po sebi nije dovoljno da bi organizacija išla u željenom pravcu razvoja i uspjeha, zato što svaka promjena ne mora biti, i obično nije sama po sebi promjena na bolje.
Potrebno je inicirati konstruktivne promjene i znati upravljati njima, ovo zahtijeva proaktivan pristup rada i razmišljanja koji podrazumjeva predviđanje budućih događaja, stvaranja potrebne klime za promjene, i odgovarajuće okruženje koje može da omogući da se promjene odvijaju u željenom pravcu.Sve su to zahtjevi koji se stavljaju pred menadžment organizacije. Međutim karakteristika modernog poslovanja ukazuje na činjenicu da samo djelovanje menadžmenta na kako uspješan bio nije dovoljno u velikom broju uočenih promjena. Sposobnost menadžmenta neke organizacije ogleda se u mogućnosti prenosa pozitivne energije prema promjenama na sve strukture zaposlenih i podrške koju tom prilikom dobijaju.
Uspjeh kroz ostvarivanje promjena sadrži ogromnu uloženu energiju zaposlenih fokusiranu na pronalaženje i ostvarivanje najboljeg načina da se na promjene utiče i da se od njih izvede što veća korist za organizaciju.
Ovaj zadatak nije ni malo lak. Poznata je činjenica da su ljudi u opštem smislu rezervisani prema velikom broju promjena a naročito prema onima čiji im je cilj nepoznat, nejasan ili najblaže rečeno sumnjiv i opasan po egzistenciju. Otpor prema promjenama raste i sa godinama staža kao i sa rastom birokratizacije odnosno sa starošću organizacije.
Odgovornost menadžera za pravilan prikaz ideja i vizija time je veća i zahtijeva od ove kategorije ljudi visoke etičke i intelektualne sposobnosti, zahtijeva kompletno zaokruženu zrelu ličnost koja zna šta hoće, može i smije; puno poštovanje prema saradnicima, vještinu komuniciranja i stvaranje klime povjerenja među zaposlenima, korisnicima i stejkholderima.
Dr Isak Adižes, u knjizi “ Upravljanje promjenama”, kroz sokratovski vođen dijalog sa jednim ambicioznim i znatiželjnim učenikom, na izuzetno duhovit i jednostavan način iznosi duboko utemeljeno i na činjenicama osnovano znanje, metodologiju i nauku upravljanja promjenama u poslu i društvu kao i u privatnom i porodičnom životu.
Jednostavnost u objašnjavanju osnovnih ideja i njihove primjene u svakodnevnim situacijama samo su rezultat dugotrajnog plodonosnog i napornog rada na proučavanju organizacionih i psiholoških aspekata uspješnog upravljanja promjenama.
Upravljanje promjenama predstavlja organizovan pristup u vođenju pojedinaca, timova ili organizacija iz postojećeg do željenog stanja, ka ostvarenju željene vizije i strategije.

2. UPRAVLJANJE PROMENAMA

2.1 Pojam promjena

Svaka poslovno proizvodna kompanija, firma, organizacija, ili korporacija je podložna promjenama iz okruženja.
Organizacije koje posluju nepotpuno prilagođene okruženju i ne prihvataju promjene su u privremenom stanju.
Iznenadne promjene iz okruženja narušavaju to stanje. Uzrok mogu da budu nove strategije koje iniciraju nove promjene.
Nove promjene poslovanja podstaknute sa tržišta usmjerene su: na razvoj preduzeća i cjelokupne privrede, na stvaranje, unapređivanje i raspodjelu kvalitetnih informacija u cilju, objedinjavanja kvalitetnog društva u kome dominiraju multidisciplinarna znanja i gdje se organizacijske promjene vezuju za razvijanje i unapređivanje kvaliteta života i rada.
Razvoj procesa upravljanja promjenama je glavni zadatak menadžmenta i svih zaposlenih u okviru jedne organizacije. Postavlja se pitanje:
Kako da se na najefikasniji način dostigne poslovni uspeh?
Pojašnjavanje nekoliko značajnih termina i definicija u oblasti menadžmenta promjenama i konkurentske prednosti ima svoju vijednost u nauci i praksi – da približi značenja važnijih termina koje organizacije koriste za efikasno poslovanje na tržištu.

2.2. Primjena promjena

PROMJENA: Pod promjenom se podrazumjeva delovanje svih faktora iz okruženja – internog i eksternog, koji će da doprinesu poboljšanju sposobnosti i moći preduzeća da nadmaše konkurenciju.
Promjena je način reagovanja preduzeća na uticaje koji su nastali iz okruženja.
Promjene mogu biti slabe na koje preduzeća reaguju plitko, i radikalne na koje preduzeća reaguju duboko, a jedne i druge se tretiraju kao ’’imperativ promjena’’.
Promjena je signal iz okruženja koji izaziva poremećaje koji mogu da se manifestuju traumatično na organizaciju. U većini slučajeva ako mogu, zaposleni ih izbjegavaju.
U modernom svijetu poslovanja, promjene su deo života i rasta preduzeća. Imaju veliki uticaj na ljudsko društvo i na rast privrednog sistema. Posljedica ignorisanja promjena iz okruženja je zaostajanje u razvoju.

Promjena u najširem značenju predstavlja prelazak iz stanja qvo u neko novo, perspektivnije stanje.

2.3. Upravljanje promjenama

MENADŽMENT: Pod menadžmentom se podrazumjeva efikasno ostvarivanje visokog rasta stepena organizovanosti u cilju, osposobljavanja preduzeća da prevaziđe sve prepreke nastale usled promjena iz okruženja.
Osnovne aktivnosti menadžmenta su:
– planiranje,
– organizovanje,
– upravljanje ljudskim resursima i
– kontrolisanje svih procesa.

2.4. Krajnji cilj

PARADIGMA: Paradigma ili obrazac za definisanje vrijednosti temeljise na: mentalnom načinu funkcionisanja sistema ili skupa pretpostavki kojedeterminišu određeno ponašanje kroz: uvjerenja, vrijednosti i postupke.
Paradigma je način ostvarivanja ciljeva u preduzeću. To je skup pravila koja determinišu ponašanje preduzeća u tržišnom okruženju.

Preduzeće koncipira sledeće osnovne elemente paradigme, i to:
– organizacija,
– strategija,
– inovacije,
– okruženje – konkurentnost.

KONKURENTNOST: Konkurentnost se definiše kao: način na koji preduzeće bolje zadovoljava potrebe i želje kupaca od konkurencije.
Cilj je, pronaći najefikasnije rešenje, odnosno formu i sadržinu paradigme.
KONKURENCIJA: potiče od latinske reči concurrentia, i ima značenje takmičenja, nadmetanja, suparništva
Suparništvo – takmičenje, sprovodi se između učesnika u ponudi robe s ciljem, da svako od učesnika što više, proširi svoje tržište robe, na račun tržišta ostalih učesnika.
Osnovna sredstva (instrumenti) poslovanja konkurencije su:
– snižavanje cijena proizvoda ili usluga,
– povećanje nivoa kvaliteta proizvoda ili usluga,
– racionalizacija proizvodnje kroz smanjenje troškova, uvođenje novih tehnoloških rješenja,
– diversifikacija – uvođenje novih proizvoda efikasnijih, kvalitetnijih i korisnijih od dosadašnjih i dr.

KONKURENTSKA PREDNOST za kompaniju znači: privlačenje kupaca, i razlikovanje od konkurencije.
Za kvalitetno upravljanje promjenama u preduzeću i dovodjenja do krajnjeg cilja tj.prednosti nad konkurencijom potrebne su ključne stvari i to :
1. Organizacija
2. Top menadžment
3. Strategija kao važan faktor promjena
4. Inovacija

2.5. CHANGE MANAGEMENT (UPRAVLJANJE PROMJENAMA)

Upravljanje promjenama je strukturirani proces koji promenjuje skup različitih alata za vođenje poslova i za rukovođenje ljudima da bi se postigao željeni ishod.
Osnovni zadatak menadžmenta je da anticipira – izvršava obaveze pre formalnog roka nastajanja promjene.
To znači, da menadžment mora da realizuje potrebne poslove pre predviđenog roka u kome se on uklapa u potrebne druge događaje s kojima je u nekoj interakciji ili međuzavisnosti.
Cilj je, da se te promjene odnose na ključne odrednice poslovanja kao što su:

– organizacijska struktura,
– preduzetnička kultura,
– sposobnost radnika na pripreme za promjene,
– inovacije,
– know-how i dr.

Slika 1.Model upravljanja promenama

Efikasan plan realizacije promjena sprovodi se krugom PDCA – Plan – Do – Chek- Act, odnosno (Deming- ovim ciklusom razvoja promena).
To se ne dešava samo od sebe.
Praktična iskustva razvijenih kompanija govore, da je veoma teško ostvariti koncept održivog liderstva promjena i upravljanje promjenama.
Veliki broj procesa ne mogu da se riješe bez adekvatnih alata, kojima se mogu olakšati i ubrzati promjene širom organizacije.
Metodologija realizacije značajnih promjena za kvalitetno i neprekidno poslovanja odvija se fazno. Karakteristične su sledeće faze sprovođenja promena:
– procesi moraju da se dijagnostikuju, da se proceni gde i kako izvršiti promjene,
– da se procesi promjena analiziraju kroz kompletan PDCA ciklus promjena,
– menadžeri i lideri treba da rukovodeće poslove sprovode sa jednog ili više aspekata:
– planiranja,
– upravljanja,
– komuniciranja za promjene i dr.,
– primjena specifičnih alata i tehnika u skladu sa delatnošću kompanije i dr.
Efikasan model upravljanja organizacionim promjenama za konkurentsku prednost.

2.6. OSNOVNI ZADACI I OČEKIVANI REZULTATI MENADŽMENTA U UPRAVLJANJU PROMJENAMA

1. Vizija – definisanje željenog Šta, kako i kada treba promjeniti stanja da bi se dostiglo željeno stanje.Kako će sprovedene promjene djelovati na organizaciju?
2. Planiranje promjena. Šta se očekuje u toku promjena?
3. Motivisanost
Efikasno realizovanje osnovnog zadatka menadžmenta.Uvjerenje zaposlenih da su promjene neophodne i da treba daih prihvate i da daju svoj doprinos.
4.Sprovođenje promjena
To je ključna faza upravljanjaorganizacionim promjenama.Donose se i sprovode odluke u praksu, kreiraju se nova rješenja,sprovode se inicijative za razvoj.

Za pravilnu primjenu organizacijskih promjena neophodno je da preduzeća budu u stanju da obavljaju više ključnih zadataka, i to:
• planiranje,
• obuka zaposlenih,
• ciklično poboljšavanje procesa i sistema,
•izrada poslovnika i procedura,
• upravljanje ljudskim resursima,
• određivanje ciljeva,
• uvođenje novog proizvoda ili usluge,
• poboljšanje poslovanja na postojećem proizvodu ili usluzi,
• povećanje svoje profitabilnosti,
• posvećenost menadžmenta i svih zaposlenih svom poslu,
• da zaposleni i menadžeri imaju kapaciteta za sprovođenje promena,
• da su zainteresovani da pravilno primenjuju poslovnik o kvalitetu,
• da postoji razumjevanje rukovodećeg kadra za poslovanje svoje kompanije i za društvenu odgovornost.
Nove promjene lideri u osnovi treba da reflektuju kroz tri parametra za konkurenciju, i to kroz:
– cijenu,
– kvalitet i
– servis.

Dati parametri se stalno analiziraju, ispituju i podižu na viši nivo kvaliteta kroz:

1. Fleksibilnost na promjene, obuhvata sledeće aktivnosti:
Prvo, treba rešiti problem, kako i na koji način da se iznose problemi, da se prezentuju pitanja opstanka preduzeća?
Sve promjene su prihvatljive za preduzeće, i ove poslove ljudi u organizaciji treba da vide onakve kakvi jesu.
Drugo, svi u organizaciji treba da tragaju za najboljim metodama rada kroz:

2. Troškove

Troškovi se regulišu na sledeći način, i to:
Prvo, treba odrediti načine – metode pomoću kojih će se obaviti svaki pojedinačni proces da bi se podigla produktivnost.
Drugo, ne potencira se stalno samo jedno pitanje, da treba misliti o smanjenju troškova za 5-10%.
Treće, mora da se pronađe način da se optimalno, a zbog uspjeha, skine 30-40% troškova u većini slučajeva, jer toliko bi bilo potrebno da se bude konkurentno.

3. Kvalitet

Kvalitet je najznačajnija kategorija uspjeha proizvoda i usluga i kod lidera preduzeća na tržištu . To se karakteriše kroz pristupe:
Prvo, procenat od 95% ispravnosti sistema kvaliteta proizvoda nije dovoljno dobro.
Drugo, za uspješnu poslovnu filozofiju kakvu sprovodi Japan koji je i danas lider u svijetu u pogledu kvaliteta stalno ističe, da se treba u potpunosti otarasiti škarta.

4. Servis

Za lidera je važna fleksibilnost na promjene kad je u pitanju ostvaren visok kvalitet servisa.
Nije izazov poslovnog sistema samo da se poboljša kvalitet, već i da se ukoliko to tržište zahtijeva, promjeni usluga servisiranja u svojoj industriji ili tržištu, tako da kupci ne budu samo zadovoljni, već iznenađeni koliko je preduzeće uspješno i dobro, u svom poslovanju i u dugogodišnjem postojanju na konkurentskom tržištu.

5. Tržište

Tržište ima poseban marketinški i komercijalni značaj. Strategija marketinškog nastupa ima fleksibilni karakter, i to kroz primarne aktivnosti:
Prvo, zauzimati uvek novi, čvršći stav na tržištu
Drugo, tragati za neiskorišćenim mogućnostima, pronaći nove šanse
Treće, samo ne ići starim putem
Četvrto, možda će tržište na kome se pružaju usluge izgledati zasićeno, ali ono je puno različitih zahtjeva za novim proizvodima, uslugama i tehnologijama.

UPRAVLJANJE PROMJENAMA I KONKURENTSKA PREDNOST JE IMPERATIV MENADŽMENTA I VOĐA DANAŠNJIH KOMPANIJA U SVIJETU I KOD NAS, ZA DUGOROČAN RAST I RAZVOJ I ZA PERSPEKTIVAN OPSTANAK NA KONKURENTSKOM TRŽIŠTU.

Ciklus upravljanja promjenama obuhvata:

– Iznošenje zahtjeva menadžmenta za uvođenje promjena

– Ispitivanje, analiza i procjena svih faktora budućih promjena

– Donošenje odluka da se promjene odobravaju ili odbijaju

– Implementacija promjena

– Nadgledanje stanja i izveštavanje o promjeni.