Poslovna kultura i bonton

Пријем странака

Секретар је особа која свакоднено врши пријем странака, познатих и непознатих. Секретар мора бити сконцетрисан током слушања странке, мора бити стрпљив, пријатан, упоран уколико је то потребно. Потом им даје неопходна упуства. Секретар треба да се понаша на тај начин да улије осећање сигурности у саговорника и увери га да може да се реши одређени проблем.
Помним слушањем и праћењем оно што странка прича секретар истовремено помаже и свом руководиоцу сугестијама о проблему странке, јер када секретар разговара са руководиоцем о томе може се доћи до решења проблема.
Према томе особа која је пословни секретар мора пажљиво да слуша саговорника и нађе најбоље решење у тренутку.

Када странка уђе у канцеларију, правила понашања налажу да секретар усмери поглед према њој, уз благи смешак главом и подравом, како би странка видела да је секретар регистровао њен улазак. Ако секретар разговара у том тренутку, замолиће странку да на кратко причека, а потом ће јој се обратити.

Секретар треба на адекватан начин да се извини када директор није у могућности да у том тренутку прими странку. Секретар мора одговорити клијенту на уверљив начин, пазећи које ће информације изјавити током одговора. Не сме да даје информације о томе зашто директор не може да прими странку која ће се касније испоставити као нетачна.

Уколико дође до интеракције између секретара и странке која не жели да се представи, секретар не треба да омогући странци да ступи у било који вид комуникације са директором, јер секретар мора знати одређене информације о лицима које желе да ступе у контакт са директором.

Секретар увек треба рећи таквој странци да се смири и да јој се обраћа смиреним тоном, без обриза на рећи које су упућене секретару. Ако странка неће да прича људски са секретаром и наставља на исти начин, секретар треба да нађе начин да што пре заврши интеракцију са таквом странком, правдајући то адекватним разлогом. Ако странка одбије да оде, секретар у таквој ситуацији може позвати неког колегу са стране ради решавања спора са странком, потом обезбеђење, а у крајњем случају, ако постоји таква потреба и полицију. 

Ако странка прекида секретара у овом случају секретар треба да буде стрпљив, одлучан и упоран и мора да толерише начин на који странка разговара. Мора јој адекватно наговестити да на овај начин не могу да разговарају, јер секретар не може да обавести странку о свему што је неопходно и да успешно дођу до решавања проблема.