Knjigovodstvena dokumenta

R e z i m e :

Ovim seminarskim radom ću pokušati da objasnim šta su knjigovodstvena dokumenta,kako se definišu,kakav je njihov oblik i sadržina i kako se klasifikuju.Seminarskim radom će biti obradjena neka od najvažnijih knjigovodstvenih dokumenata,uz odredjeni osvrt na numeraciju knjigovodstvenih dokumenata,proces njihovog priticanja, kontrole i kontiranja ,kao i na procese odlaganja i čuvanja .

Uvod

Knjigovodstvo je strogo formalna i strogo dokumentovana evidencija. Da bi se odredjeni poslovni dogadjaj evidentirao u knjigovodstvu, neophodno je imati dokazda je ekonomska promena nastala. Upravo tu ulogu dokaznog sredstva imaju knjigovodstvena dokumenta. Knjigovodstvena dokumenta su pisane isprave kojima se dokazuje nastanak vrednosne promene na imovini pravnog lica i koja služe kao podloga za unošenje podataka u poslovne knjige i kontrolu izvršenja poslovne operacije koju dokumenat prezentuje
Knjiženje poslovnih promena na imovini, kapitalu, obavezama, rashodima i prihodima, vrši se isključivo na osnovu knjigovodstvenog dokumenta. Računovodstveni dokument (isprava) mora da sadrži sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama, tako da se iz dokumenta o poslovnoj promeni može saznati osnov poslovne promene. Dakle, knjigovodstveni dokumenti su osnova i temelj za knjiženjekoja istovremeno omogućava efikasnu, potpunu i tačnu kontrolu izvršenih knjiženja u poslovnim knjigama.
Dokument se sastavlja u momentu i na mestu nastanka poslovne promene.Sastavljaju ga lica koja su učestvovala u nastanku poslovne promene.Dokumenta se ispisuju hemijskom ili mastiljavom olovkom,pisaćom ili nekom drugom mašinom,obicno preko indiga u vise kopija.Ispravka u knjigovodstvenim dokumentima vrši se precrtavanjem prvobitnog teksta ili cifara,tako da oni postaju čitljivi.Ispravke vrši lice koje je izdalo dokument ili lice koje vrši kontrolu knjigovodstvenih dokumenata.Blagajnički i drugi dokumenti koji dokazuju gotovinske uplate ili isplate se ne smeju ispravljati.Oni se poništavaju i sastavlja se novi dokument.
Dokumentacija je dakle bitan dokument u knjigovodstvu,jer knjiženja koja nisu potkrepljena odgovarajućom dokumentacijom prakticno su bez ikakvog značaja.Usmena uveravanja o nastanku promena za knjigovodstvo su nevažna.Dokumentacija čini knjigovodstvene informacije verodostojnim i istinitim,naročito pred sudom i drugim institucijama.
I.Pojam knjigovodstvenih dokumenata

Radom preduzeća nastaju poslovne promene koje utiču na veličinu i strukturu njegove imovine. Da bi te promene u imovini preduzeća mogle da se registruju kroz knjigovodstvo, potrebno je za svaku promenu sastavljati knjigovodstveni dokumenat (ispravu). Knjigovodstveni dokumenat predstavlja pismenu ispravu kojom se dokazuje da je neka promena stvarno nastala. Istovremeno, knjigovodstvenim dokumentom, odnosno “računovodstvenom ispravom smatra se i isprava dobijena telekomunikacionim putem, uključujući i elektronsku razmenu podataka između računara u skladu sa JUS-UN/EDIFACT standardima”.
Knjigovodstveni dokument se može definisati i kаo “jаvnа isprаvа kojа predstаvljа pisаni dokаz o nаstаloj poslovnoj promeni i drugom dogаđаju”.
Dokumentaciju u knjigovodstvu čine pisane isprave kojima se potvrđuje nastanak određenog poslovnog događaja. U dnevniku i glavnoj knjizi računovodstveno se obuhvataju samo dokumentovane poslovne promene. Dakle, ukoliko ne postoji odgovarajući dokument knjiženje je bez ikakvog značaja. Zbog svega toga je i nastala poznata sintagma “ni jedno knjiženje bez dokumenta” ( na nemačkom: “Keine Buchung ohne Beleg”).
Na osnovu knjigovodstvenih dokumenata vrši se knjiženje nastalih promena kroz poslovne knjige, kao i kontrola tačnosti izvršenih knjiženja s obzirom da knjigovodstvena dokumenta predstavljaju dokazno sredstvo o nastalim promenama u imovini preduzeća.
U srednjem veku knjigovodstvo je vođeno bez knjigovodstvenih dokumenata. Knjiženje se obavljalo ili odmah posle nastale promene ili kasnije na osnovu memorijala koji je predstavljao podsetnik za knjiženje. Knjigovodstvenih dokumenata nije bilo zato što je broj promena bio mali i njihovo knjiženje vršio je obično sam vlasnik (trgovac) ili neki član njegove porodice. Stoga, kontrola tačnosti izvršenih knjiženja nije imala posebnu važnost i nije bilo potrebno da se ispravnost knjiženja pravda i dokazuje knjigovodstvenim dokumentima.
Međutim, razvojem preduzeća i proširivanjem knjigovodstvenih zadataka stalno se povećavao broj promena za knjiženje, tako da je memorijal postao glomazan kao podloga za knjiženje. U većem preduzeću vlasnik nema neposredan uvid nad radom čitavog preduzeća i promenama koje knjigovodstvo evidentira. Zato se pojavila potreba za knjigovodstvenim dokumentima na osnovu kojih se vrši knjiženje i pomoću kojih se kontroliše ispravnost knjiženja.
Pored vlasnika i drugi korisnici kao: poreski organi, revizori, kreditori, i drugi koriste knjigovodstvena dokumenta da pomoću njih kontrolišu ispravnost knjiženja i tačnost podataka koje pruža knjigovodstvo. Isto tako, greške materijalne prirode koje su učinjene prilikom knjiženja mogu se pronaći i ispraviti samo uz pomoć knjigovodstvenih dokumenata.
S obzirom na veliki broj promena koje treba knjižiti u savremenim preduzećima, tačnost knjigovodstvenih podataka može se proveriti samo pomoću knjigovodstvenih dokumenata na osnovu kojih se vrši knjiženje. Zbog toga, svako knjiženje mora se zasnivati na verodostojnoj ispravi. Da bi knjigovodstvena dokumenta bila verodostojna treba da se sastavljaju u trenutku nastale promene i to od onih službi u čijem delokrugu poslovanja nastaju odgovarajuće promene.
Prema tome, uloga knjigovodstvenih dokumenata sastoji se u tome da ona predstavljaju osnov za knjiženje i za kontrolu tačnosti izvršenih knjiženj