DIPLOMSKI RAD
Poslovno komuniciranje u projektnom menadžmentu
4
komunikaciju smatra samo „usmenom odn pisani kontakt između poslovnih partnera, koji imaju
potrebne punomoći poslovnim okruženjima za rješavanje prošlih, sadašnjih ili budućih situacija I
problema” (str. 9).
Analitički preciznije definicije poslovne komunikacije mogu se pronaći u literaturi. Ovaj oblik
komunikacijske prakse posebna je vrsta masovne odn međuljudsku komunikaciju koja se vodi u
svrhu poslovanja djelatnosti, gdje se može realizirati u užem i širem smislu. O poslu o
komunikaciji u užem smislu govori se ako je ekonomski aspekt primarni i jedinstven u obavljanju
određenog posla. Ako su sadržajno uključene druge teme (političke, vjerske, zabavno-rekreacijske
i dr.) u funkciji obavljanja poslovnih djelatnosti, onda je riječ o komunikaciji u širem, odnosno
društvenom smislu (Jokić & Mikić, 2001).
Komunikacija na projektu je identifikovana kao jedan od najvećih razloga za uspeh, odnosno
neuspeh projekta. Projektni menadžer (project manager) provede skoro 90% svog vremena u
komunikaciji pa je efektivna komunikacija, u okviru projektnog tima, rukovodioca projekta sa
članovima tima, rukovodioca projekta sa svim eksternim stakeholderima, od esencijalnog značaja.
5
2. Upravljanje projektima u poduzeću
Upravljanje projektima (projektni menadžment) je specifično područje upravljanja, koje se
razlikuje od svih ostalih područja obuhvaćenih u prethodnom razdoblju (proizvodnja, marketing,
financije, trgovina), jer je u središtu svih aktivnosti projekt.
Projekt je jedinstven proces (pothvat) sastavljen od skupa aktivnosti, te ljudskih i materijalnih
resursa potrebnih za provođenje ovih aktivnosti, kako bi se zadovoljile potrebe naručitelja za kojeg
se projekt provodi. Projekt je privremenog karaktera i uvijek ima definiran početak i kraj, kao i
procese namijenjene stvaranju jedinstvenog proizvoda ili usluge, proračun za njegovu provedbu i
kvalitetu koju treba postići.
Koncept upravljanja projektima prisutan je u brojnim granama industrije, prvenstveno
građevinarstvu, brodogradnji, zrakoplovstvu, IT industriji i drugim granama koje karakteriziraju
visoka ulaganja, integracija suvremenih znanstvenih dostignuća, visoki rizik i neizvjesnost. Ovaj
koncept potiče kreativnost i ubrzava primjenu inovacija i promjena. U poduzećima je potrebna
organizacijska struktura uspostavljena po mrežnom modelu s visokim stupnjem fleksibilnosti,
specifičan sustav rada i komunikacije te naglašena uloga voditelja projekta kao voditelja.
Temeljna zadaća upravljanja projektima je da, koristeći specifične metode planiranja,
organiziranja, vođenja i kontroliranja, racionalno koristi resurse i koordinira aktivnosti u svrhu
provedbe pojedinog projekta. S obzirom na složenost i raznolikost projekata, postoji nekoliko
kriterija prema kojima se projekti mogu klasificirati. Prema vrsti djelatnosti koju obavlja projekt,
razlikuju se: investicijski projekti, projekti istraživanja i razvoja, marketinški projekti, IT projekti,
projekti restrukturiranja poduzeća. Prema izvođačima projekta dijele se na: unutarnje, vanjske i
7
•
rješavanje različitih potreba, briga i očekivanja dionika kako se projekt planira i provodi.
•
uravnoteženje konkurentskih ograničenja projekta uključujući, ali ne ograničavajući se
na:
o djelokrug
o kvalitetu
o raspored
o proračun
o resurse
o rizik.
Specifični projekt će utjecati na ograničenja na koja se treba usredotočiti voditelj projekta. Odnos
između tih čimbenika je takav da se, ako se promijeni bilo koji čimbenik, vjerojatno utječe na
barem još jedan čimbenik. Na primjer, ako se raspored skrati, često je potrebno povećati proračun
kako bi se dodali dodatni resursi za dovršenje istog broja radova u kraćem vremenu. Ako povećanje
proračuna nije moguće, opseg ili kvaliteta mogu se smanjiti kako bi se proizvod isporučio u manje
vremena za isti proračun. Dionici projekta mogu imati različite ideje o tome koji su čimbenici
najvažniji, što stvara još veći izazov. Promjena zahtjeva projekta može stvoriti dodatne rizike.
Projektni tim mora biti u stanju procijeniti situaciju i uravnotežiti zahtjeve kako bi ostvario
uspješan project. Zbog mogućnosti promjene, plan upravljanja projektom je iterativan i prolazi
kroz progresivnu razradu tijekom cijelog životnog ciklusa projekta. Progresivna razrada uključuje
stalno poboljšavanje i detaljno planiranje gdje detaljnije i specifične informacije i točnije procjene
postaju dostupne. Progresivna razrada omogućuje timu za upravljanje projektima da postigne veću
razinu detalja kako se projekt razvija.
