1.Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju su:
Akt; Podnesak; Predmet; Prilog; Dosije; Fascikl; Omot; Pošta; Arhivska građa; Registraturski
materijal; Arhiv; Arhiva; Arhivski depo; Pisarnica; Rokovnik predmeta; Rješenje; Djelovodni
broj; Klasifikacioni znak.
2.Strogo povjerljivi akti
Strogo pov. akti
su oni čiiji sadržaj može znati samo starješina organa i sl. lica koja on
ovlasti.
Obični su akti
čiji sadržaj mogu znati svi zaposleni u organu ili organizacije.
Povjerljivi su
oni čiji sadržaj mogu znati starješina organa i određeni broj zaposlenih.Sadržaj
moraju čuvati kao službenu tajnu.
3.Podnesak i bitni elementi podneska
Podnesak je svaki pisani sastav kojim se pokreće,dopunjava ili okončava neka službena radnja
organa ili organizacije. Pod podnescima podrazumjevamo zahtjeve, prijedloge, molbe, žalbe,
prigovore,prijave i dr. Saopštenja kojima se fizička ili pravna lica obraćaju organima ili
organizacijama.
Elementi podneska:
naziv organa ili organizacije kojoj se podnesak upućuje
predmet na koji se podnesak odnosi
ime i prezime tj. naziv podnosioca i adresa
ime i prezime punomoćnika ili zastupnika
4.Šta sačinjava predmet u kancelarijskom poslovanju
Predmet u kancelariskom poslovanju je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje
i čine posebnu cjelinu.
Predmet
je skup akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i čine jednu cjelinu.
5.Šta je pošta, ko prima i otvara poštu, na koji način se otprema pošta
Pojam pošta podrazumjeva
sve akte, otvorene ili zatvorene omote, pakete, telegram,
telekse, štampu i drugo što je predmet prijema ili otpreme protokola.
Poštu prima
ovlašteni službenik pisarnice tijekom cijelog radnog vremena. prijama službene
pošte izvan radnog vremena i u dane kada se ne radi određuje rukovoditelj organa uprave
odnosno službe za upravu, sukladno specifičnostima djelatnosti, mjesnim prilikama i
potrebama.
Otvaranje pošte
Poštu otvara službenik nadležan za otvaranje pošte
Povjerljivu i strogo povjerljivu poštu otvara starješina organa ili organizacije ili službenik
koji je za to ovlašćen
Vrijednosne pošiljke otvara službenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili
posebno ovlašćen službenik
Pošta u vezi sa licitacijama, konkursima i sl. otvara se na mjestu, u vremenu i na način
utvrđen posebnim propisom ili odlukom
Pošta naslovljena na ličnost neotvorena se upućuje licu kojem je upućena (ako se radi o
službenom aktu vraća se u pisarnicu radi evidentiranja)
Elektronsku poštu otvara službenik ovlašćen za pristup elektronske adrese organa ili
organizacije
6.Kako se razvrstava pošta
Pošta se razvrstava na:
Ličnu poštu
Neslužbenu i službenu poštu
Redovnu i hitnu poštu
Običnu i povjerljivu poštu
Predmete upravnog i predmete neupravnog postupka.
7.Signiranje pošte
Signiranje vrši rukovodilac organa ili organizacije
Na svaki akt u gornjeg desnom uglu prve stranice akta upisuje se oznaka organizacione
jedinice ili radnog mjesta kojem će se akt dostaviti
Organizaciona jedinica ili radno mjesto označavaju se arapskim brojevima od 01 na dalje
koji su posebnim rješenjem označeni
8.Šta je arhivski depo
Arhivski depo
je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka.
Arhivski depo ne smije biti u blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih
čvorova
Uslovi za čuvanje arhivske građe u depoima i arhivama Propisani su propisima o arhivskoj
djelatnosti
9.Šta je pisarnica
Pisarnica je
OJ ili radno mjesto gdje se vrši djelatnost:
Prijema, otvaranja, pregledanja i raspoređivanja pošte
Evidentiranja i združivanja akata
Dostavljanja akata u rad
Otpremanja pošte
Razvođenja akata
Arhiviranja i čuvanja akata
Pisarnica treba da bude u blizini ulaznih vrata
Stranke u pisarnici se primaju svakodnevno u toku cijelog radnog vremena.
10.Šta je arhiva a šta arhiv
Arhiva
je dio pisarnice gdje se čuvaju arhivirani predmeti i akti do njihove predaje
nadležnom arhivu na čuvanje ili do uništenja
Arhiv
je ustanova u kojoj se prikuplja, čuva, štiti, obrađuje, evidentira i izdaje na korištenje
arhivska građa
11.Načela kancelarijskog poslovanja
Načelo tačnosti
Načelo ekspeditivnosti
Načelo jednostavnosti
Načelo preglednosti i urednosti
Načelo ekonomičnosti
Načelo budnosti
