Poslovo pismo i e-mail – forma i primeri

Uvod

Iako je 21. vek doba elektronske komunikacije, klasično poslovno pismo nije u potpunosti izgubilo na značaju. Poslovno pismo i e-mail treba međusobno da se dopunjuju, jer su slabosti jednog najčešće prednosti onog drugog.

Uprkos sve većoj upotrebi e-mail-a, poslovno pismo je i dalje najčešći oblik poslovne komunikacije. Poznata je izreka da papir trpi sve, ali to jednostavno nije istina kada je u pitanju poslovno okruženje. Poruka poslovnog pisma može biti raznovrsna, ali postoje pravila kojih je potrebno pridržavati se, jer osim što prenosimo poruku, svakim pojedinačnim poslovnim pismom predstavljamo sebe.

 
Poslovno pismo

Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju između dve različite kompanije, kada god se želi trajna zabeleška o tome da je određena informacija poslata, treba se odlučiti za pisanje poslovnog pisma.

Vrste poslovnog pisma su:

1. poslovni pozivi,
2. rutinski zahtevi, upiti i porudžbine,
3. rutinski odgovori,
4. potvrde,
5. prateći dopisi,
6. naknadni dopisi,
7. zahvalnice.

Poslovno pismo mora biti:

• kratko – jedna stranica poslovnog pisma je i više nego dovoljna da se skrene pažnja i iznesu potrebni detalji;
• jasno i nedvosmisleno – poslovno pismo treba da je sastavljeno od rečenica koje su lako razumljive i šalju konkretnu poruku bez obzira na stručnost i iskustvo onoga ko ih čita;
• usmereno na onoga ko čita – poslovno pismo mora biti napisano u skladu sa primaočevim osobinama i potencijalnim motivima – pri pisanju uvek treba razmišljati kroz pitanja kao što su “šta bi mene zainteresovalo na njihovom mestu?” i “da li oni posmatraju situaciju iz istog ugla iz koje je posmatram ja?”;
• vizuelno uređeno – nakon zaglavlja pisma, prvo se piše uvodni pasus u kome se objašnjava svrha pisanja pisma, način pribavljanja kontakt informacije ili se podseća na raniji razgovor. Nakon toga, u svakom kratkom pasusu piše se o različitim temama ili aspektima teme. Poslednji pasus rezervisan je za zahvaljivanje na izdvojenom vremenu i poruku o spremnosti za saradnju ili novi dogovor.