Upravljanje projektima

UVODNE NAPOMENE

Realizacija savremenih poslovnih i drugih aktivnosti, poduhvata i projekata opterećena je izuzetnom složenošću i neizvesnošću, koje su prouzrokovane, pre svega, sve većom i rastućom složenošću samih projekata i okoline u kojoj deluju i izuzetno brzim tempom razvoja nauke, tehnologije i civilizacije u celini. Ova složenost najčešće dovodi do ozbiljnijih problema u realizaciji različitih poduhvata i projekata, koji se očituju u velikim zakašnjenjima i povećanim ukupnim troškovima realizacije i u neefikasnoj realizaciji u celini. To znači da se ne ostvaruju osnovni ciljevi realizacije svakog poslovnog poduhvata i projekta, a to je da se realizacija završi u najkraćem mogućem vremenu i sa minimalnim troškovima.
Da bi  analizirali i sagledali, makar i delimično, u čemu se ogleda složenost savremenih projekata i njihove realizacije, treba najpre definisati šta se danas podrazumeva pod pojmom projekat. U svakodnevnom privrednom i društvenom životu termin projekat je u veoma širokoj upotrebi. Bilo da se radi o osvajanju novog tržišta, uvođenju novog infomacionog sistema ili nove organizacije, razvoju novog proizvoda, rekonstrukciji proizvodnog pogona, izgradnji nove fabrike, brane, bolnice ili škole, uvek se govori o realizaciji određenog projekta. Projekat se najčešće definiše kao složeni i neponovljivi poduhvat koji se preduzima u budućnosti da bi se postigli ciljevi u predviđenom vremenu i sa predviđenim troškovima.
Složenost savremenih projekata izražava se kroz veliki obim i široku strukturu ovih poduhvata, dugo vreme trajanja, ogroman budžet, veliki broj učesnika u relizaciji i druge parametre.
Svaki projekat obično sadrži veći broj podprojekata, faza i podfaza i pojedinačnih aktivnosti, koji svi zajedno čine razgranatu strukturu projekta. Veliki projekti, gledano po obimu i strukturi, imaju izrazito veliki broj faza i aktivnosti i obično dugo traju. Veze između pojedinih faza aktivnosti koje čine savrmene projekte su mnogobrojne i proističu iz složene strukture projekta i upotrebljene tehnologije. Složenosti procesa realizacije jednog projekta doprinosi i veliki broj pojedinih faza i aktivnosti, ali takođe i mnogobrojne veze i odnosi između njih i između njih i okoline.
Velikoj složenosti realizacije savremenih projekata, pored mnogobrojnih faza i aktivnosti i njihove povezanosti, posebno doprinosi i veliki broj učesnika u realizaciji projekta, i to kako preduzeća, tako i pojedinačnih kadrova. U realizaciji npr. investicionih i razvojnih projekata, pored investitora učestvuje i veliki broj firmi – projektantske, inženjering i konsalting kompanije, glavni izvođač sa velikim brojem kooperanata u oblasti građevinskih radova i montaže opreme, uređaja i instalacija, razni isporučioci opreme, uređaja, materijala i delova i dr. Sve ove firme koje učestvuju u realizaciji jednog većeg projekta su na različite načine tehnički, organizaciono i kadrovski opremljene i sa različitim potencijalima, znanjima i iskustvima ulaze u relizaciju projekta. Neke od njih su sposobne da brzo i efikasno obavljaju svoje poslove, da zajednički rade sa drugim učesnicima i da se brzo prilagode različitim uslovima, dok su druge sposobne da brzo i efikasno rade samo u posebnim uslovima i situacijama. Pošto sasvim sigurno postoje značajne razlike između većeg broja učesnika u realizaciji projekta, to mora da dovede do većih problema kada se pokušaju sve potrebne aktivnosti složiti u jedan organizovan tok i koordinirati celokupan rad da bi se što brže i efikasnije odvijao.
Firme koje učestvuju u realizaciji projekta ulaze u posao sa velikim brojem ljudi različitog profila, stručnosti, znanja i iskustva, pri čemu svaki pojedinac obavlja samo mali, pripadajući deo posla u ukupnoj relizaciji projekta. Obavljanje pojedinačnih aktivnosti je neophodno koordinirati i sinhronizovati da bi se ukupna realizacija projekta efikasno odvijala, što ukazuje na potrebu koordiniranja i organizovanja pojedinaca, grupa i timova i sinhronizacije svih učesnika u realizaciji projekta.
Pored svih navedenih elemenata, velikoj složenosti realizacije projekata doprinosi i činjenica da se u realizaciji projekta, naročito velikih troše ogromne količine resursa i velika finansijska sredstva. Pošto su raspoloživa sredstva za realizaciju projekata najčešće ograničena ili pozajmljena iz skupih izvora, neophodno je da se ona racionalno troše kako bi se postigla zadovoljavajuća efikasnost ukupne realizacije posmatranog projekta, jer jedan od osnovnih ciljeva svakog projekta je da se realizacija obavi sa minimalno mogućim finansijskim sredstvima.
Pored finansijskih sredstava, važan faktor u realizaciji svakog projekta, koji istovremeno doprinosi njegovoj složenosti je i vreme realizacije svake pojedine aktivnosti, faze i projekta u  celini. Veliki broj aktivnosti koje sadrži svaki projekat, izuzimajući male i jednostavne projekte, obično zahteva i značajno vreme za obavljanje, tako da je veoma važno za svaki projekat da se sve predviđene aktivnosti i projekat u celini obave u planiranom, odnosno minimalnom mogućem vremenu. Ovaj zahtev normalno povećava složenost realizacije svakog projekta, a istovremeno je povezan sa zahtevima u vezi finansijskih sredstava, pošto su vreme i troškovi realizacije svakog projekta direktno povezani. S obzirom da se vreme realizacije svakog projekta proteže u bližu i dalju budućnost, koja je u principu neizvesna i nepoznata, to se na ova način u realizaciji svakog projekta unosi neizvesnost i dodatna složenost njenog sagledavanja.
Sve ovo jasno pokazuje koliko složenosti, neizvesnosti i problema donosi realizacija svakog projekta i zašto se ona spontano i neorganizovano ne može odvijati na efikasan način. Efikasna realizacija projekata je jedino moguća ako se izvodi na organizovan način, ako se detaljno sagledaju i planiraju svi pojedinačni procesi i koordiniraju i usmeravaju pojedine aktivnosti i proces realizacije projekta u celini.