Poslovni sastanci

1.    UVOD

Svaki sastanak treba posmatrati kao akciju okupljanja dvoje ili više ljudi u grupi u kojoj mogu da komuniciraju o određenoj temi. Ljudi se nalaze na poslovnim sastancima da bi razgovarali o konkretnom poslu, eventualnom problemu ili potencijalnim mogućnostima. Zbog toga najednostavnije je reći da je cilj svakog sastanka nalaženje da bi se razgovaralo o određenom poslu. Na takvom poslovnom sastanku obavljaju se određeni pregovori, odnosno razgovori i postižu se određeni dogovori između dve strane.
Sastanci su postali najbolje sredstvo da se određena odluka saopšti grupi ljudi, najbolji način da se stvari pojasne kao i da se nerazumevanje svede na minimum, način da se dobije reakcija ili mišljenje učesnika, dobar put da se proda proizvod, uspostavi poslovna saradnja, smanji tenzija ili reše konflikti, prilika da se razmenom mišljenja dođe do rešenja problema, dobrih ideja ili odluka, kao i da se interakcijom ljudi svede na minimum opasnost da bude doneta pogrešna odluka. Sastanci su takođe mesto na kome tim ili grupa ljudi stvaraju svoj identitet, osećaj pripadnosti i lojalnosti kompaniji, njenim odlukama i ciljevima, ali i prilika da se menadžeri afirmišu i da učvrste svoj autoritet.
Danas poslovni sastanci predstavljaju veoma važan deo ukupnog poslovnog života. Bez uspešno vođenih poslovnih sastanaka nije moguće kvalitetno upravljati. Sastanci su nužno potrebni da bi se rešili problemi, sagledale potencijalne mogućnosti i da bi se donele prave odluke. Usvajanjem tehnika planiranja, organizovanja i vođenja sastanaka može se značajno povećati njihova uspešnost, korisnost i zadovoljstvo učesnika. Loše upravljanje poslovnim sastancima može imati pogubne efekte na ukupnu poslovnu uspešnost firme te negativno uticati na upravljanje vremenom i stepen organizovanosti u organizaciji, na međuljudske odnose, kao i na donošenja pravih poslovnih odluka. Stoga im se treba posvetiti posebna pažnja.

2.    VRSTE POSLOVNIH SASTANAKA

Postoji više vrsta poslovnih sastanaka u zavisnosti sa kojih aspekata se posmatraju. Za sve je zajedničko da se radi se o takvom obliku interakcije gde prisustvuju ljudi odnosno poslovni partneri i vezan je za jedan konkretan problem ili mogućnost.
Prema načinu rada, razlikujemo dve osnovne vrste poslovnih sastanaka:
–    Formalni sastanci
–    Neformalni sastanci

Formalni sastanci odvijaju se po prethodno utvrđenoj šemi. To su razgovori o ideji, problemu, zajedničkom poslovanju, mogućem sklapanju ugovora ili posla. Kod ovih sastanaka zna se tačan broj prisutnih i ko učestvuje u njima. Oni vremenski duže traju, zato što se isprepliću procesi informisanja, donošenja odluka, planiranje događaja, konsultacije i izveštaji o radu.
Neformalni sastanci nemaju strogo propisana pravila odvijanja i odvijaju se između dva ili više učesnika. To mogu biti sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju dnevni, nedeljni, mesečni planovi i podele zadataka. Postoje i neformalni sastanci s klijentima koji se odvijaju na nekim skupovima ili koktelima. To su kratki razgovori na bilo kojem mestu, a mogu se odvijati i sasvim slučajno.

Prema broju učesnika poslovne sastanke možemo podeliti:
–    vrlo mali sastanak – sastanak na kome učestvuje od 2 do 5 osoba
–    mali sastanak – sastanak na kome učestvuje od 5 do 10 osoba
–    srednji  sastanak – sastanak na kome učestvuje od 10 do 50 osoba
–    veliki sastanak – sastanak na kome učestvuje od 50 do 100 osoba
–    vrlo veliki sastanak – sastanak na kome učestvuje preko od 100 osoba.

Prema vremenu održavanja, poslovne sastanke možemo podeliti na:
–    dnevni – sastanci koji se održavaju svaki dan
–    nedeljeni – sastanci koji se održavaju određenog dana u nedelji
–    mesečni – sastanci koji se održavaju jednom mesečno, na početku ili kraju meseca. U okviru ovih postoje i tromesečni i šestomesečni sastanci koji se uglavom organizuju radi sagledavanja postignutih rezultata.
–    godišnji – sastanci koji se organizuju jednom godišnje. Mogu se organizovati na početku ili kraju godine.

Prema toku informacija, poslovni sastanci se mogu podeliti:

–    Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih informisanje podređenih od strane rukovodioca
–    Informativni poslovni sastanci I tipa – karakteriše ih prikupljanje informacija od podređenih u organizaciji.

Veoma važna podela je podela na interne i eksterne poslovne sastanke. Podela se vrši u zavisnosti od toga da li se vode između osoba unutar jedne organizacije, preduzeća odnosno firme ili između osoba iz različitih firmi. Sastanci koji se održavaju unutar jedne firme ili na nivou određenog odeljenja, sektora, direkcija, filijala, odnosno u okviru jednog tima su interni sastanci, dok sastanci koji se odvijaju sa poslovnim partnerima  ili klijentima izvan konkretne firme su eksterni sastanci.