Princip zatvaranja projekta

Aktivnosti u fazi zatvaranja

Funkcija menadžera projekta je u toku ove faze više administrativana, ali ”administrativno” ne zanači da je zadatak lak. To je faza u kojoj se uveravamo da su upoznati svi zahtevi, da je proizvod isporučen i da ispravno radi, da su svi računi plaćeni, da su sve fakture poslate, da je projektna kancelarija zatvorena ispravno i da su svi članovi projektnog tima pristupili novom poslu. Projektni tim bi trebao da počne planiranje faze zatvaranja ne pre početka faze dostavljanja u životnom ciklusu projekta. Planiranje se može završiti i ranije ako su
dostupne sve potrebne informacije, ali često nije praktično da se razvije plan zatvaranja ako nije jasno shvaćen projekat i zahtevi proizvoda. Tabela 1) je WBS-a primer zatvaranja projektnih aktivnosti

 
Aktivnosti pri zatvaranje projekta

1. Verifikacija namene (Scope verification)
2. Finansijska revizija (Financial audit)
3. Završavanje i dostavljanje proizvoda (Product completion and delivery)
4. Odjava klijenta (Customer sign-off)
5. Zatvaranje ugovora (Contract closeout)
6. Zatvaranje projektne kancelarije (Project office closeout)
7. Naučene lekcije (Lessons learned)
8. Kadrovska preraspodela (Personnel reassignment)
9. Zatvaranje i arhiviranje dokumenata (Close and archive files)
10. Priprema za održavanje proizvoda (Prepare for product maintenance)

Ako su sve aktivnosti zatvaranja završene, menadžer projekta i njegov tim su završili glavni zadatak.

Verifikacija namene (Scope Verification)

Kada je uradjen jedan postupak verifikacije namene? Logičan ali netačan odgovor je u toku razvoja namene. Verifikacija namene dolazi na kraju kao rezultat – zadataka, faza i projekta. Cilj je da se osigura da su zahtevi namene za taj dogadjaj završeni, bilo da je to zadatak, faza ili projekat. Verifikaciju namene čini jedna od dve revizije, tehnička revizija, koje je vodjena tokom ove faze, a druga revizija je odrediti finansijski status projekta.

 
Finansijska revizija (The Financial Audit)
Svrha finansijske revizije očigledna – želimo da znamo da li su svi računi plaćeni i da su sve facture poslate. Takodje, finansijska revizija nam je potrebna da bi znali i druge važne informacije, npr. da li smo i koliko smo u dobitku?

Završavanje i dostavljanje proizvoda (Product Completion and Delivery)
Završavanje proizvoda je jedan od primarnih ciljeva projekta. U osnovi, proizvod je završen na kraju faze implementacije, ali postoje odredjeni testovi koje treba izršiti pre dostavljanja proizvoda klijentu. Ako su testovi uradjeni ispravno i ako su rezultati testova zadovoljavajući krajnji korak je dostavljanje i instalacija sistema.