Menažment projekata

          Područje MIS-a bi trebalo biti organizovano na način koji mu omogućava da
ostvari svoje strateške ciljeve, kao i da pomogne ostvarenju ciljeva čitave organiza-
cije.  MIS,  kao  i  svako  drugo  funkcionalno  područje  organizacije,  treba  da slijedi
princip koji kaže da “struktura prati strategiju” što znači da je potrebno izvršiti reorga-
nizaciju strukture MIS područja ukoliko ono ne pomaže organizaciji u ostvarenju
njenih strukturnih ciljeva. Nije rijedak slučaj da se izvrši reorganizacija cjelokupne
strukture organizacije, a sve u cilja efikasnijeg ostvarenja strateških ciljeva organiza-
cije.
          Mnoge firme se nalaze u centru onoga što Richard Nolan naziva “tehnološki
diskontinuitet”, u stvari predstavlja prelazni period sa obrade transakcija pomoću ce-
ntralizovanih manitrame sistema na obradu transakcija pomoću manjih sistema.
Ovi prelazni periodi često imaju utjecaja na raspodjelu moći u okviru MIS-a. tradicio-
nalno svu pažnju imaju MIS menadžeri, posebno menadžeri obrade podataka (eng.
data precessing managres). Sada tu pažnju moraju dijeliti sa menadžerima drugih
oblasti MIS-a koja su odgovorna za pomoć organizaciji da prihvati nove tehnologije i
zadovolji potrebe za informacijama menadžmenta i krajnjih korisnika. Svakodnevno
se uviđa velika važnost umrežavanja kompjutera u jednoj organizaciji, naročito za
obradu transakcija i prosljeđivanje informacija, što je unaprijedilo moć menadžera po-
slovnih telekomunikacija (eng. business telecommunication managers), a istovremeno
umanjilo tradicionalnu bazu moći menadžera obrade podataka.

MIS MENADŽMENT

Na vrhu kompjuterske hijerarhijske u mnogim organizacijama je podpredsje-
dnik informacionog sistema i direktor obrade podataka. Precizan naziv koji se koristi
za opis ovih poslova se razlikuje od organizacije do organizacije. Podpredsjednik ili
direktor informacionih sistema se često naziva “chief information officer” – CIO.
Važno je napomenuti da najviše rangirani MIS izvršilac u organizaciji nema uvijek
titulu CIO. U firmama u kojima informacione tehnologije igraju ključnu ulogu u
njihovoj budućnosti, CIO se često nalazi na podpredsjedničkom nivou i na taj način
učestvuje u procesu strateškog planiranja na nivou preduzeća.
U firmama u kojima MIS vrši samo obadu transakcija, CIO je uglavnom direktor na
srednjem nivou menadžmenta.

KOME CIO DAJE IZVJEŠTAJ ?

Titula šefa CIO Procenat U raznim organizacijama najviše rangirani

MIS izvršioci imaju različita nadređena

Chiet timancial 33 % tijela kojima podnose izvještaje. Kao što se
Officer (VFO)

vidi u tabeli br. 1 najviše rangirani MIS

Podpredsjednik 30 % izvršioc izvještaj podnosi CFO-u (chief
Chief execuse officer

financial officer) ili podpredsjedniku.

(CEO) 23 %
chief operation officer
(COO) 12 %
ostali 4 %

tabela br. 1. NADREĐENI CIO-a

THE CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO)

CIO se, uglavnom, nalazi na vrhu MIS odjela. CIO nadgleda sve srodne MIS aktivno-
sti uključujući i obradu transakcija, telekomunikaciju, upravljanje podacima i podršku
krajnjim korisnicima. Ovaj posao je težak i zahtjevan zato što se tehnologija u svijetu
obrade informacija konstantno mijenja i zato što obrada informacija zahtjeva velika
znanja u mnogim poslovnim područjima. Također, za uspjeh, odnosno neuspjeh, MIS
odjela odgovoran je CIO ukoliko sistemski analitičar pogriješi, CIO je odgovoran
Odgovornosti CIO su:
1. proaktivno učešće u strateškom planiranju na nivou preduzeća
2. razvoj strateškog plana za MIS područje kao i praćenje da li su plan i politika

efektivno provođeni

3. alokaciju ograničenih resura budžeta između velikog broja konkurentnih funkcija

proizvoda i usluge kompjutera

4. efektivno vođenje – to mora biti osoba koja, istovremeno, može uvjeriti mena-

džment firme o povećanju važnosti MIS-a i motivirati osoblje MIS-a

5. lično nadgledavanje svih poslova obezbjeđenja – posebno praćenje onih sa pote-

ncijalnim negativnim efektom

6. upravljanje poslovima vezanim za zaposlene u MIS odjela kao što su: visina plate,

zapošljavanje, otpuštanje, unarpređenje, obuka, radna okolina

7. održavanje jakih veza sa članovima upravnog i izvršnog odbora i odgovaranje na

njihove potrebe i želje,

8. praćenje razvoja svih novih tehnoloških otkrića koje mogu da donesu koristi

organizaciji.

      Uloga CIO u organizaciji se razlikuje od organizacije do organizacije, što zavisi
od uloge MIS odjela u poslovanju organizacije. Tri važne determinante uloge MIS-a u
organizaciji su: grana industrije u kojoj se firma nalazi, kolektivna kultura i
3.vođenje   sa   pozicije   CIO-a.   Firme   koje   proizvode   informativno   intenzivne
proizvode, kao što su firme u bankarstvu, finansijskim servisima i osiguravajućim
društvima   i   osiguravajućim   društvima,   su   tipovi   firmi   koji,   većinom,   imaju   MIS-
izvršioce na podpredsjedničkom nivou. Ako te firme ne vide informacije kao strateško
oružje kojim se pozicioniraju na tržištu, one će teško opisati u ’90 – im.
2. Vizija osobe na vrhu (to je CEO) može mnogo uticati na učinkovitost MIS-a u
firmi. Npr. CEO koji posmatra MIS isključivo kroz troškove (karakteristično za ’80 –
te).   Često   me   vide   koristi   od   invenstiranja   informacije   kao   glavno   konkurentsko
oružje (karakteristično za ’90 – te).
3. Vodstvo sa pozicije CIO može uticati na ulogu MIS-a u firmi. CIO koji samo
upravlja na pritisak u organizaciji odgovora blagom reakcijom, dok CIO koji vodi na
pritisak odgovara provokativno i postavlja strategiju za pretvaranje vlastito kreiranje
vizije u stvarnost.

PLANIRANJE I MIS

Planiranje je jedno od najkritičnijih aktivnosti koje CIO izvodi I u posljednjim
godinama postaje veoma važno. Npr.

U mnogim industrijama MIS oblast je postala ključno konkurencijsko oružje

Rješavanje zadataka na svim nivoima i organizacijama se vrši pomoću kompjutera
i komunikativnih tehnologija.

Slika br. 2 MIS odjel kao marketing organizacija

Proizvodi ovakve firme mogu biti grupisani u tri kategorije:

I Interno planirani proizvodi

obrada transakcija i uredski sistemi koji rezultiraju nižim operativnim troškovima

Ova vrsta proizvoda omogućava efektivne interne operacije na nižim nivoima
organizacije i uključuje platni spisak, naplative račune i sistemske obrade podataka.
- podrška odlučivanju, informacije i uredski sistemi koji rezultiraju poboljšanjem u
donošenju odluka ili produktivnošću – ova vrsta proizvoda povećava efektivnost na
srednjim i višim nivoima organizacije uključujući izvršnu podršku i e-mail sisteme.

CAD/CAM/CIM sistemi – to su ključni proizvodi koje MIS odjel nabavlja izvan
organizacije. Cilj im je da proizvode dobra višeg kvaliteta sa većom fleksibilnošću
i na više različitih načina.

II Eksterno planirani: proizvodi: glavni proizvodi i usluge za klijente

- ovdje

spadaju proizvodi i usluge koji su kroz informacionu tehnologiju uzdignuti u očima
kupca i interorganizacioni sistemi koji privlače kupce i odvlače konkurenciju.
- ostali proizvodi i usluge za klijente u okviru firmi postoje posebna odjeljenja koja
posluju kao prafizni centri i imaju drugi set kupaca nego matični firma.
- sistemi dobavljača – ovdje spadaju međuorganizacijski sistemi koji firmu povezuju
sa sobavljačima što povlači pad troškova zaliha i mogućnost bržeg odgovaranja na za-
htjeve kupaca.

III Kombinovani proizvodi –

svi proizvodi i usluge koji nastaju bilo kojom

kombinacijom navedenih kategorija.

STRATEŠKO PLANIRANJE I MIS

CEO

CIO

MIS UPRAVNI

ODBORI

INTERNI

PROIZVODI

TPS

MRS

DSS

OIS

INTERNI

PROIZVODI

TPS

MRS

DSS

OIS

CIO mora razmatrati dva nivoa strateškog planiranja:
1. strateški plan za matičnu organizaciju
2. strateški plan za MIS područje

Glavni izazovi za CIO je spajanje ova dva strateška plana.

Strateški plan korporacije (matične organizacije)

Proces strateškog planiranja počinje sa razmatranjem misije i cilja organizacije,
analize trenutnog profila organizacije, te analize trenutne i buduće vanjske okoline.
CIO i visoko rangirani MIS menadžeri trebaju pregledati strateško – organizacioni
plan (ako taj plan postoji) na regularnoj bazi zato što pravac određen od strane MIS
odjela bi trebao biti u skladu sa generalnim pravcem u kojem se kompanija kreće.
Često ključni elementi ovog plana sadrže informaciju od vitalne važnosti za razvoj i
rast MIS-a. MIS odjel bi trebao biti agresivan u ovoj oblasti i da detaljno prouči stra-
teški plan organizacije.
Strateški plan MIS-a

Slike br. 3 Model strateškog planiranja MIS-a

Strateški plan MIS-a se razvija u kontekstu sa strategijskim planom glavne
organizacije. Neke od komponenti koje mora sadržavati ovaj plan su:
Misija i vizija: Moguća pitanja u vezi misije i vizije su: Da bi MIS oblast mora biti
uključena u pružanje informacija o proizvodima i uslugama vanjskim klijentima.

STRATEŠKI PLAN

KORPORACIJE

MISIJA I VIZIJA

MIS-a

PROFIL MIS

PODRUČJA

ANALIZA

VANJSKOG

OKRUŽENJA MIS-a

STRATEGIJSKA MIS ANALIZA I IZBOR MIS STRATEGIJE

DUGOROČNI
CILJEVI MIS-a

GLAVNI
MIS PLAN