Faze u izradi projekta

Poznavanje rada na računaru i poznavanje engleskog jezika su, što bi rekli, “must”. To se podrazumeva da znaš, to više i ne stoji u oglasu za posao. Ako to ne znaš, u velikom si problemu jer kaskaš za kolegama. Sada je vreme brzih promena, novih zahteva, novih veština: komunikacije, prezentovanja, prodaje i slično,Stiglo je vreme multitaskinga.
Da bi u tome uspeo, ne može više da se radi i funkcioniše sa starim konceptom menadžmenta, mora da se inovira, mora da se prati više stvari u isto vreme.
Mora da se upravlja projektima. Ta nova disciplina koja sve više dolazi na naše tržište i koja će uskoro biti “must” je upravljanje projektima. Kako bi rekli na sajtu project management Srbija, upravljanje projektima je privremeni napor preduzet da se kreira jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat, to je prosto skup veština, alata i tehnika pomoću kojih se ostvaruju ciljevi projekta.
Bez tog znanja se ne osvaja tržište. Toga su svesne mnoge firme i zato traže takav kadar. Traže da se strateški ciljevi pretvore u projekte koji će se završiti na vreme i u okviru zadatog budžeta. I to bi bilo u redu da je samo jedan projekat. Ali u vreme multitaskinga, imate više istovremenih projekata, organizacione potrebe su dinamične i brzo se menjaju i “sve treba da bude gotovo za juče”. Zahteva je sve više, a vremena sve manje.
Medjutim, sreća je da se upravljanje projektima uči. Uči se baš kao i sve drugo u životu, kako kroz formalnu tako kroz neformalnu edukaciju. Uči se na pojedinim fakultetima, uči se kroz praksu i vodjenje projekata, uči se kroz čitanje knjiga iz ove oblasti, kroz obuke i kurseve. Kako god bilo, mora neprestano da se radi na tome.

1. Svrha projektnog zadatka

Projektni zadatak (ToR – Terms of Reference) predstavlja izraz koji treba da obuhvati nekoliko stvari. Prema New Oxford Dictionary (Novom oksfordskom rečniku), projektni zadatak je „skup aktivnosti na raspolaganju osobama koje vrše upit bilo koje vrste“. Druga dva izraza koja se koriste sa istim značenjem jesu „obim aktivnosti“ i „mandat“.
U praksi, projektni zadatak je pisani dokument u kome su predstavljeni svrha i obim aktivnosti koji treba da budu izvršeni, metode koje treba da budu korišćene, standardi na osnovu kojih će biti procenjivan učinak ili će biti vršene analize, dodeljena sredstva i vremenski period, kao i zahtevi vezani za izveštavanje.
Projektni zadatak bi trebalo da sadrži jasan opis:
– argumentacije za preduzimanje radnog zadatka, studije ili aktivnosti
– predviđene metodologije i plana rada (delatnosti), što obuhvata i vremensko usklađivanje i trajanje
– predviđenih neophodnih sredstava, posebno u smislu osoblja
– zahteva vezanih za izveštavanje.
ToR je sredstvo odabira, ali i komunikacije između pružaoca usluga (ponuda) i organa ovlašćenog za zaključivanje ugovora (potražnja). On, takođe, predstavlja i sredstvo praćenja (tokom sprovođenja) i sredstvo nadgledanja (tokom izvršenja ugovora). Na kraju, ToR je sredstvo koje se koristi u fazi ocenjivanja.
U različitim fazama projektnog ciklusa, funkcija projektnog zadatka jeste definisanje potražnje/potrebe kako bi:
– pružanje usluga (izvršenje ugovora) bilo bolje integrisano u projekat u različitim fazama – od njegove pripreme do sprovođenja i ocenjivanja.